ワークフローサンプル: BPMNを「日報」で学ぶ

「BPMN を見て業務を理解するのは簡単だけど、いざ書くのは難しい。」
（BPMN：Business Process Model and Notation）

確かに難しい。しかし一方で『業務フローのあるべき姿』を考えられる立場にいなければ永遠に書けない。

日常業務で何件発生するのか、決算期には何件くらい増えるのか？
誰が処理すべきか、何人で処理すべきか。。。

どうしても最後には、業務の流れに対する知識が必要不可欠だ。むしろ『IT知識』は不問だ。

では、どうすれば社内に BPMN を浸透させることができる？　それは、日常の単純な業務を BPMN で書く事から始めてもらうしかない。もしあなたが毎日日報を書いている／書かせているなら、日報フローがオススメだ。

[日報フロー]

この業務フロー図をみて、「業務の流れが分からない」などと言う人は居ない。（ことを祈る）
『2.日報にコメントする』の後に控える「菱形マーク」が『XORゲートウェイ』だなんて言える必要は全くないが、「どちらかに進むマークだ」とくらいは理解してほしい。

しかし、実際にBPMシステムでモデリングしてみると分かるが、タスクの命名規則や、データ項目設定にも色々と工夫が必要だ。そもそも、そもそも毎日キチンと報告する事は意外と大変だし、報告日を手入力するのはメンドウ。
ここで紹介した日報業務サンプル（ワークフロー定義）では、全社員に毎日『1.日報を書く』を言う仕事が毎朝8時に割り当てられる。すなわち、社員のタスク一覧は、毎朝１つ増えると言う仕組みだ。しかも、日報の締切はその日の23時59分にセットされている。さらに「件名」として報告者名と報告日が既に記入されている。
そこまで準備して、毎日の日報が少しずつ回る様になるのだ。

ちなみに『1.日報を書く』は、仕事内容が単純なので特に疑問を抱かれることも無い。しかし、その仕事が複雑な処理であれば、仕事結果の入力フォーム画面にしっかりと業務マニュアルを記載する必要もある。

[日報フロー : 「2.日報にコメントする」画面]