ワークフローサンプル: ペーパーレスFAXをワークフローに自動連携させる

BPM活動（業務改善活動）の定番は「生産性向上」だ。しかし、このエコ推進の時代にあって「ペーパーレス」と言う観点で目標設定するケースも少なくない。

最近では受信FAXの紙ムダを排除するために『ペーパーレスFAX』（インターネットFAX）を導入する企業も増えてきた。デジタル化されたデータ、どうせならワークフローで「宛先」にキッチリと届けたい。（記録にもなる）

ちなみに営業マンの視点で言えば、FAXを外出先でも確認できるのは非常に都合が良い。管理職の視点で言えば、どの様なFAXが何通届いているのか可視化されるのも非常に便利だ。（検索や集計も）

PS: ちなみに…、届いたFAXが受信機に何時間も放置されている実態があるなら、やっぱり「生産性向上」の観点かもしれない。

＜各タスク名＞
1.宛先確認、1b.宛先判断、2.FAX着信確認

『ペーパーレスFAX』の多くは、FAXデータが「メール添付形式」で届く。このワークフロー定義において、事務担当者はタスク『1.宛先確認』で専用のメールアドレスに届いたFAXデータを確認、宛先に書かれたワークフローユーザを選択する。

広告系のFAXについては、自らの判断で「ノイズ」として破棄するもよし、上長の『1b.宛先判断』を仰ぐのも良い。

なお、もし他の同僚とFAX内容を共有（回覧）したい場合には、タスク『2.FAX着信確認』において、「共有メールアドレス」を入力し「メール共有する」を選択すれば良い。

[FAX受信回覧フロー「2.FAX着信確認」]