ワークフローサンプル: クラウドで商談状況を可視化する

今この瞬間、有効期限内の見積書は『何枚』提出されていているのか？
今この瞬間、それぞれの受注確率を加味した『受注見込総額』はいくらになるのか？
あるいは・・・
あのXXX案件の『現状のステータス』はどうなっているのか？
あのYYY案件の『最新の見積金額』はいくらになっているのか？

セールス関連の情報は、経営判断や事業方針決定に欠かせない。今どきの営業支援システム(SFA)でも「リアルタイム」にセールス関連情報を可視化できる。特にオンライン（クラウド）で管理する意義は大きい。例えば、過去に提出した見積書をいつでもどこからでも検索する事ができる。同じ顧客に対して違う見積金額を提示してしまう事も無くなるだろう。

しかし『見積書発行プロセス』や『受注プロセス』が自ら定義できるのなら、業務プロセス管理システム(BPM)で「セールス関連の情報」を収集する事ができる。（更には『生産プロセス』につなぎこむ事もできるだろう）

＜各タスク名＞
0. リード入力、1. 一次コンタクト、2. 提案ヒアリング、3. 見積書提出、4. 受注報告

[引合～見積書作成フロー：「2. 提案ヒアリング」画面]

<各プロセスデータ名>

件名(text)＜●●株式会社＞

▼顧客情報▼

文字型：利用企業URL
ユーザ型：セールス担当
文字型：利用企業郵便番号住所
文字型：窓口担当者部署肩書
文字型：窓口担当者氏名
文字型：窓口担当者電話番号
文字型：窓口担当者メール
文字型：決裁者部署肩書
文字型：決裁者氏名
文字型：決裁者電話番号
文字型：決裁者メール
文字型：その他関与者情報等
選択型：パートナ経由フラグ(直販/パートナ経由)
文字型：パートナー名

▼コミュニケーション記録▼

選択型：共有フラグ(部内共有メールを送信する/部内共有しない)
掲示板型：活動通信記録

▼コンタクト情報▼

選択型：一次コンタクト結果(提案ステージへ/再挑戦/不能)
選択型：提案ヒアリング結果(見積ステージへ/再提案/撤退)
選択型：見積書提出結果(受注報告へ/結果待/失注)

▼見積情報▼

数値型：見込シート数
数値型：見積書記載額
数値型：成約確率
日付型：見込成約時期
選択型：見積種(SaaS/Customized/Other)
ファイル型：見積書データ
文字型：見積概要

この業務プロセス（ワークフロー）は非常にシンプルだ。すなわち案件ステータスがセールスの行動を規定している。一人ひとりのセールスは、1.2.3.の各ステージに滞留している案件を、次のステージに流していくイメージだ。取引先の情報は、ステージが進むにつれて徐々に入力して行けば良い。すなわち『成約確率』や『見込成約時期』は、ステージにあわせてより正確な見込値に更新されていく。

ちなみに、現実のワークフローとしては、セールスリーダや他部署とのコミュニケーションが存在する。しかし、この例では「不定形な業務」を無理には定義していない。すなわち「根回し」や「助言」は、社内マイクロブログ等で実施してしまう事を想定している。

＜部内共有メール設定＞