ワークフローサンプル: 「子プロセス」を沢山産む「親プロセス」の親心

セールスの日々の活動を「広い意味で顧客情報をメンテナンスし続ける活動」と考えると、SFA(営業支援システム)は理解しやすい。つまりセールスは、新規引合対応や既存顧客対応の中で、顧客の属性に限らずニーズやウォンツについても情報収集を行い続けている。
参考記事：『営業支援システム(SFA)をBPM上に構築する』の『引合〜商談〜受注のフロー』

そしてセールスがメンテナンスし続けている情報を利用して、見積書作成プロセス、提案書作成プロセス、契約書締結プロセスなどを呼び出すと、情報入力の手間を省けてとても便利だ。

親プロセスの管理情報の一部を複製して、子プロセスを起動すれば、正確な情報の受け渡しが実現できるので、誤植や手戻りの発生を減らすことが出来る。利用するかどうかわからない、電話番号やメールアドレスを「子プロセス」に渡しておくのも良い。以下のワークフロー定義は、「子プロセス」としての契約書チェックフローだ。

類似記事：『見積書がキチンと郵送されているか可視化する』

＜各タスク名＞
1.契約書案入力、2.契約書案承認、3.契約書内容交渉、4.署名押印

[契約書チェック-上司承認：「1.契約書案入力」画面]

＜各プロセスデータ名＞

件名(ユーザ企業名)
テキスト型：部署名
テキスト型：氏名
テキスト型：郵便番号
テキスト型：URL
テキスト型：電話番号
テキスト型：メールアドレス
テキスト型（複数行）：住所
選択型：契約書種類 (NDA / 委託契約 / Other)
選択型：契約書起案 (先方 / 当方)
ユーザ型：担当営業
ファイル型：契約書Word等
ファイル型：対案契約書Word タスク2のみ
選択型：合意フラグ (合意 / 修正 / 取消) タスク3のみ
日付型：署名完了日タスク4のみ
ファイル型：契約書スキャン画像タスク4のみ
掲示板型：社内通信

今この瞬間に、何枚の契約書が、それぞれ誰が交渉し、どのステータスにあるのか、いつでも管理できる。契約締結処理が多い会社にとっては非常に重要だ。

以下のワークフロー定義では、法務チームに依頼する前に上司の承認タスクが入る。法務の負担を減らしたい場合には欠かせない。

＜各タスク名＞
1.契約書案入力、1b.承認、2.契約書案承認、3.契約書内容交渉、3b.承認、4.署名押印