ワークフローサンプル

建設業や製造業、あるいはB2Cビジネスにおいて、FAXはマダマダ現役だ。
ここでは、「ワークフロー内の業務文書」を、インターネット経由で自動的に FAX
送信する仕組みを紹介したい。何と言っても、FAX送信側のペーパレス（Paperless）が実現する。加えて、送信日時や送信データなど、FAX送信に関わる全ての情報が自動的に記録される様になる！
（業務効率化指標もカンタン可視化）

何やらカッコイイ話に聞こえるが、しかし冷静に考えてみれば、今日2012年、「2001年宇宙の旅」どころか「2010年宇宙の旅」すら終わっているハズのこの時代に、

「複合機で印刷」して、
その紙をまた「その複合機でスキャンFAX送信」する

などと言うナンセンス極まりない作業手順が撲滅されていないこと自体がマズイ。さぁカイゼンだ！

[Internet FAX Outbound]

「ファックスなんて、もう要らない!!」（時代錯誤）

ソウダ、ソウダー！
そう・・・なん・・・だが・・・、やっぱりファックスは、、、要るね。。。（汗）

多くの企業で「紙を浪費するFAX機」は引退させつつも、「インターネットFAX」を導入する。日本でも、eFax・BizFAX・D-FAX・ペーパレスFAX・Toonesなど、様々なサービスがある。単純な話、FAX機器費／消耗品費／通信費が削減できる。言うまでも無く回覧や保存もカンタンだ。

ここでは更に、「受信したFAX」(画像データ)を効率よくワークフロー処理する例を紹介したい。

[Internet FAX]

会社の「基幹システム」を、ワークフローシステム上に作れるか？

今どきのワークフローなら可能だ。もっとも「ワークフロー」が何処までの機能を持って良いのか(?!?)…については議論が分かれるが、今日のノンプログラミング技術はホント・スゴイ。特に500人までの部署や会社なら、日々の業務実態を把握している社員こそが『自ら作る』べきだ。あえて乱暴に断言すれば「1000万円予算のオーダーメイドシステム」よりは、確実に良いものができる。

以下のワークフロー定義は、日本のSaaS事業会社「Questetra, Inc.」の『請求書作成フロー（受注報告＆サービス提供報告含）』だ(!?!)

データ項目数は72
内１つはテーブル型データ(可変長)
途中工程で業務データを差込メールする仕組みあり
PDF帳票(請求書)を自動生成させる仕組みあり
次月の請求書フローを自動開始させる仕組みあり
締切時刻になれば自動的・時限的に承認されたものとみなす仕組みあり
「外部システムからのメール」でワークフローを自動開始させる仕組みあり
入力者・入力時刻に応じた候補があらかじめ表示される、データ入力の省力化の仕組みあり

もしこれを「オーダーメイドシステム」で作るとしたら、おそらく「要件定義だけで２人月」と言ったところか？その後の「設計・開発・テストで10人月は下らない」だろう。

[請求書作成フロー]

請求書発行を「自動化」しよう。うん、そうしよう。

請求書に記載すべきデータ項目は、ワークフロー内の決裁情報として保存されている訳だから、PDF雛形に差し込めばイイ。

ちなみに、ここでは、請求書発行フローの骨格を作る。
もちろん将来的に、請求書発行に至る「納品フロー」や「サービスの提供フロー」につなげる事も意識するが、まずは『請求書の発行状況』の社内可視化を実現したい。

[請求書発行フロー]

見積書は、(1+)早くて、(2+)上手くて、(3+)安いのがイイ (♪)

(1+)早くて、(2+)見やすくても、(3-)「高い見積書」は、イラナイ。
(1+)早くて、(3+)安くても、(2-)「見づらい見積書」は、イラナイ。

しかし何と言っても、(1-)『遅い見積書』は、もっとイラナイ。「クイック・レスポンス」はビジネスの基本である。

以下のワークフローは、メールで受けた見積依頼に素早く対応する「見積書承認発行フロー」だ。

昨日(2012年8月21日)、発表されたクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」の Ver 9.0 新機能を、ふんだんに使っている。

[見積書承認発行フロー]

ワークフローは、誰かが「申請」して開始される。。。
そんな「組織内ドリブン」な業務は沢山ある。しかし、本当は「組織外ドリブン」な業務、つまり「組織外（社外）からのリクエストをトリガーにした業務」の方がもっと沢山ある。しかも「組織外ドリブン」な業務は、的確にルールに従って処理されるべきだ。

ここでは、Googleドライブ（旧「Googleドキュメント」）の『フォーム』で、(1)イベント参加のエントリを受け付け、(2)サンキューメール発行を自動化し、(3)入金確認を人間が行い、(4)入金確認の御礼メールを自動送信するワークフローを紹介する。（イベント申込受付対応業務）

[イベント申込受付対応業務フロー]

(1)分岐と(2)分流は違うね!!

鉄道の場合、(1)「分岐器」でどちらかの線路に車両が導かれる。河川の場合、(2)「分流ポイント」で両方の支流に水が流れる。一方で業務の流れの場合、分岐(split)するケースもあれば、分流(fork)するケースもある。

以下のワークフロー定義は、『震災発生時』や『気象警報発令時』に、あるいは『重大なサービス障害が発生した時』に、社内で共有すべき「緊急連絡」を迅速に決定する業務フローだ。誰が何をすべきか？同時並行的に処理すべき事項は何か？結果として整理された正確な情報を素早く伝えたい。

[災害トラブル緊急情報共有フロー]