ワークフローサンプル

企業セミナーや出展イベントを行う場合、事前申込者に対して、１か月前／１週間前／直前…と案内メールを送る。『Pushメール』とも呼ばれる。
≪口コミ集客≫ 「ちゃんと来てね」、「友達にも紹介してね」、「ナンなら連れてきてね」…。
≪事前再告知≫ 「こんなコトするよ」、「あんなコトもするよ」、「こんなURLも見といて」…。

その回数や文面は各企業の『ノウハウ』だ。取扱商品やサービスによっても全く異なるだろう。過去にも『リマインダメールをモレなく送信するワークフロー』や『「イレギュラーな事態」の発生件数を計測しよう』で「マンションの見学会」や「自動車ディーラーの試乗会」の例を紹介した。

「GoogleDocs の SpreadSheet Form」と Workflow の連動ニーズは極めて多い。『顧客情報の管理』から『社内宴会の出欠管理』まで、様々なデータ収集フォームを簡単に作成できるからだ。

例えば「100人を相手にしたコミュニケーション」を考える。最初の質問は同報メールで全員に投げかけるにしても、その回答についてはWebフォームに投入してもらう方が良い。
宴会の幹事をやった気分になって頂けば良い。全員からバラバラと返事が来ても困る…。

残業／休日出勤の申請ってメンドウ。申請書のほとんどが『事後申請』のアリサマ。と言うか督促しないと出てこない人、多数。これでは月次の給与計算に手間がかかって仕方が無い。本来的には『事前申請』のインセンティブを与えたい所だが、せめて督促せずとも『事後申請』が出てくるような環境にしたい。

さて。上司が怒る・・・。経理がクレームを言う・・・。他人に申請してもらう・・・。うーむ、いずれも現実味が無い。

社内情報システムのアカウント発行は丁寧に行いたい。何より綺麗に記録に残したい。
そんな時にも、ワークフローの出番だ。

データ項目設計は悩ましい所だが、「グループウェア、ERP、CRM」の３システムを運用しているケースであれば「G-ID(text)、G-仮パスワード(text)、E-ID(text)、E-仮パスワード(text)、C-ID(text)、C-仮パスワード(text)」の６項目で管理しよう。複数の申請を同時に受け付ける事もできる。

「あ、その原稿なら、オレ、書いておくよ」　そして、あの原稿は今…？
「書く」と一度口に出したなら、原稿タイトルだけでも宣言しておいてもらいたいものだ。（タスク『1.原稿概要』で宣言）

レビューを依頼するパターンであれば、タスク『2.原稿完成』でレビューを依頼する人を指名する。

「リマインダメールをモレなく送信するワークフロー」。
なるほど、「見学会」や「試乗会」への申込者様が、忘れずに参加して頂ける様に『前日などにメールを再送する』のは良いサービスだ。

ただ、どこの世の中でも「例外」と言うモノが存在する。どうしてもイベントに来れなくなったお客様、何かノッピキならない事情で御礼メールすら送れなくなったお客様…。

「『業務フロー定義』は改善し続けなければならない」　（それは分かる）
「でも、ナカナカ変えられない」　（ガンバレ）

荷が重い、気が重い、メンドウ、今のままでも何とかなる…。そう言う仕事は「締切」を決める事が大切。アパレル業界も、ケータイ業界も、(ソフトウェア業界も？)、「2011年モデルは何か？」を決める前に、「2011年モデルの発売日」が先に決まっているから仕事が完了するのだ。
ワークフロー定義（プロセスモデル）も、定義名やカテゴリ名で「2011年第１四半期モデル」と決めておけば、1月1日までにキット完成する。(!?)
（ルーティーンは強し）