ワークフローサンプル: 第587話：階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法１

過去の人気記事から、「処理担当者の設定方法」について学びます。

「上司」の指定方法については、いくつかの方法があり、組織構造との関係もあるため、ワークフロー設定の中では難易度が高めの内容となります。まずはいろいろな考え方を知っておくのが良いでしょう。

社長1人、部長(役員)2人、マネージャ4人、メンバ12人。仮に、この「メンバ12人」の内の2人が『部長直下』に配属されているとします。具体的に例示すれば、

2人の部長が主管する部に直接所属している人が『2人×2』
4人のマネージャが主管する「チーム」に所属している人が『2人×4』

の組織を想定してみます。もちろん「チーム」自体は「部」に所属します。具体的には、営業部の傘下に多くのチームがありながらも営業部長自身が営業事務メンバ2人を直接指揮し、製造部の傘下に多くのチームがありながらも製造部長自身が品質管理メンバ2人を直接指揮しているようなケースとなります。

この組織構造の特徴は「深さにバラツキ」がある、ということになります。良くある話ですね。

さて、こう言った「深さにバラツキがある組織」の場合、稟議承認フローのエスカレーションは、どの様な業務フロー図で表記すべきでしょうか？国際標準記法 BPMN に従った書き方を考えてみましょう。議論が分かれる部分は「原則として、マネージャー承認を経て、部長が決裁する」と言う社内ルールを、どの様に描くべきか、という点です。すなわち、この組織の『2人×2』にとっては「マネージャ」が居ません。

[稟議フロー（絶対的表記１）]

最もシンプルな書き方は、まず「部長がマネージャを兼務している」と考えるやり方です。

すなわち「営業部長自身が直接指揮する営業事務メンバ5人」を「営業事務チーム」と解釈します。組織の深さのバラツキが無い様に取り扱うと言っても良いでしょう。

この場合、全ての起案は「1.申請」→「2.マネージャによる承認」→「3.部長による決裁」の流れを踏襲します。大した手間では無いものの、この BPMN をそのままシステム化すると、部長はタスク「2.承認」と「3.決裁」を続けて処理しなければならない仕様となります。

ちなみに、この考え方を準用すれば、「マネージャが起案したいケース」もシンプルに考えられます。すなわち、マネージャは「1.メンバとして申請」し、自分自身が「2.マネージャとして承認」し、部長に「3.決裁」をもらえば良いです。

なお、「営業部」が『組織』なのに対して、「マネージャ」は『組織』ではありません。すなわち「マネージャ」は『ロール』で定義されるべき集団です。この業務フロー図で言えば、全ての構成員は『自分の所属する組織』もしくは『上位組織』に居る「マネージャ」の承認を得ることになります。

次週は、相対的な関係を使った業務フロー図の書き方を紹介します。「続けて処理」を無くし、ステップ数を減らす事ができます。

＜データ項目一覧画面＞