ワークフローサンプル: 支払い情報、Cloudワークフローで一元管理しよう

業務のムダを省くぞ！
データの受け渡しを円滑にするぞ！

そんな "ペーパレス化" や "脱Ｅメール" のプロジェクトで真っ先に思い浮かぶ業務は、やはり "販売関連業務" だ。

"見積書" の承認フロー
"受注情報" の共有フロー
"製品出荷" の作業進捗管理

確かに、これらの業務効率の改善は "売上の改善" に直結する。しかも毎日の様に "案件" を流す事になるので、それに伴って改善サイクルも短くなるだろう。

しかし、(a)業務フロー図を書いた経験が少ない、(b)BPMSツールの使い方に慣れていない、そんな組織の場合、、、実際に "業務プロセス管理(BPM)ツール" を使って、(1)業務の流れを定義し、(2)業務データの受け渡しに使ってみると、

業務プロセスの定義範囲が大きすぎる
業務データの入力項目が多すぎる
条件分岐の設定が細かすぎる
入力フォームの注意書きに統一感が無い

といった壁に直面してしまう可能性が高い。これが "販売に関連する業務" であれば、延いてはお客様への影響も出てしまうかも知れない。。。

もし、業務プロセス管理活動(BPM活動)を堅実に進めたいなら、工程数が少なく社内に閉じた業務をパイロットプロジェクトとして指定するのも一手だ。以下の "業務プロセス定義" は、工程数が少ない "経費申請(外部支払依頼)" となっている。口頭やメールでのやり取りをやめ、業務プロセス管理システムで案件データを流すようにすると、相互牽制や内部統制の観点で非常に意味がある。また、その集計データも非常に価値ある業務データとなるだろう。

[外部支払依頼（立替金精算およびクレジットカード番号登録支払を除く）]

[外部支払依頼（立替金精算およびクレジットカード番号登録支払を除く）：「1.送金依頼（銀行送金請求書が自分に届いた／近い内に経理に届く）」画面]

外部支払いの金額とタイミングは、会社として出来る限り早く集めたい情報だ。この業務プロセスは、実際の支払行為を捕捉する。（事前稟議や職務権限については含まない）

もっとも今日においては、銀行送金以外にも、クレジットカード決済、PayPal送金など、多岐にわたる支払い方法が存在する。事業によっては、その全てを捕捉するのは難しいかも知れない。この例でも、明確な承認が必要でない支払いは対象外になっている。すなわち、立替金の精算支払や、クレジットカード番号を先方に登録する継続的な支払は、あえて捕捉していない。

＜データ項目一覧画面＞