ワークフローサンプル: 行政機関における物品管理業務をオンライン化する

資産管理は「メンドウ」だ。
特に備品の管理は「ホントにメンドウ」だ。行政機関における備品の管理は「聞くまでも無くメンドウそう」だ。
とは言え、税金で購入されている以上は「どっかにあるんぢゃないですかねー」では済まされない。

日本の行政機関は『物品管理法』と呼ばれる法律に従って備品や消耗品を管理する。そこには、物品を管理するための『文書』が膨大に発生するのだが、何とかして『電子文書』に移行したい。
以下のワークフローは『返納』と呼ばれる業務の流れを定義している。パソコンを使っていた職員が、パソコンを使わなくなったので返還すると言う手続き（物品返納プロセス）だ。

私見ながら、行政こそ『クラウド型ワークフロー』を率先して導入し、クラウド産業と言う21世紀有望な新産業を振興すべきだと思う。

[物品返納プロセス]

[物品返納プロセス：「1.返納を報告する」画面]

日本の行政機関にとって『物品』の管理とは、『金銭』の管理、『不動産』の管理、『債権』の管理と並んで、非常に重要な管理物体だ。民間と異なるのは、所有権の有無にかかわらず、保管しているモノは全て捕捉しなければならない点だ。

具体的には、管理業務を行う物品出納官や物品供用官と呼ばれる役回りを任命する。
物品出納官とは、平たく言えば「倉庫番」で出納および保管に関する事務を行う。また物品供用官とは、物品出納官から物品の払い出しを受けて物品使用職員に交付する役割を担う。この辺りを説明するとキリが無いので、詳細については関連書籍を参照されたい。

なお、上記ワークフロー定義では簡単のため省略したが、タスク3と4の間や、タスク2と3の間に、定型PDFを自動生成させる自動処理タスク（サービスタスク）を配置する事で、法定書類を自動生成させることも可能だ。

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