ワークフローサンプル

2016年版の「基本業務パック」を考える。

今回はシリーズ第２弾、シンプルな「物品購入依頼」を紹介する。

この調達フローは、「買うべき／買ってほしい」と思ったモノを、気楽に申請できるワークフローだ。
つまり「コピー用紙」「飲料水」「洗剤」といった消耗品から、「机」「掃除機」「パソコン」といった備品まで、、、社員であれば何でも申請できる。ただし、実際に購入されるか否かについては調達部門に委ねられる。特に、必要性や緊急性が判断しづらいものについては、「購入判断保留中」のステータスが長く続くことになる。

なお「10万円を超える申請」については、「事前に『稟議フロー』にて決裁承認されていること」が購買条件となる。

[物品購入依頼]

2016年版の「基本業務パック」を考える。

今回はシリーズ第１弾、シンプルな「稟議フロー」を紹介する。

何ということはない、基本的には、

社員が稟議書を「申請」し、
申請者の上司が「承認」する。

それだけの業務フローだ。

この業務フローは、オンラインのワークフロー・システムに「慣れる」には、ちょうど良いテンプレートだ。入力フォームにある「注記」（入力ヒント）をアレンジする程度で十分だ。それでいて長く使える可能性も高い。。

紙の稟議書を止めようと考えている方、
MS-Excel や Google Spreadsheet での稟議書管理に限界を感じている方

は、無料のワークフロー基盤『Questetra BPM Suite』にインポートし、まずは小規模チーム内で試運転してみてほしい。

[稟議フロー]

前回は『法人番号システム』（Web-API 機能）との連携事例を公開した。

◇2015-12-07: 顧客マスタを「法人番号システム Web-API」でクリーニング

この業務プロセスは、「取引先の商号が変更されていないか」を、毎週自動チェックする仕組みだ。日曜日の朝6時に自動的に開始される。人間は、「顧客マスター」（XML）に修正すべき点が発生したことを、自然と検知できる。

ただ「全ての取引先が法人番号を持っている」と言う前提に立っている。つまり、全ての取引先について、1件1件「Web-API 機能」に問い合わせているのだ。現実には『法人番号』を持たない取引先（個人事業主や海外企業など）も存在する。

以下の業務プロセス定義では、「顧客マスター」にダミー番号「9999999999999」（13桁の9）の存在を許容する。

すなわち、海外顧客など法人番号を持たない取引先は「13桁の9」を登録するというルールだ。また『Web-API 機能』へのリクエストも、10件ずつ行う仕組みになっている。

[取引先マスタ登録商号の自動チェック２]

『会社名（商号）が変わります』
『グループ再編で取引会社が変わります』

取引先から「社名変更の通知ハガキ」が届くことは多い。しかし、この手のハガキだけを頼りに「取引先マスタ」のメンテナンスを行う、、、と言うのは、実に心もとない。

2015年12月1日、日本政府は『法人番号システム』の『Web-API 機能』を稼働させた。

もし、アプリケーション側が「取引先の法人番号」(13桁数字)を把握していれば、取引先の商号や所在地等の登記情報をいつでも参照できる。加えて「商号変更」「吸収合併」「会社解散」などの変化情報（処理区分）についても検知できるようになったのだ。

以下のワークフロー定義は、この『Web-API 機能』を活用し「商号変更」を自動検知する仕組みだ。

ここでは、ワークフロー基盤に「取引先マスタ」（Business-Connection.xml）が存在していることを前提にしている。つまり、「取引先マスタ」に登録されている商号が登記情報と同一であるかを確認している。毎週日曜日の朝に自動実行される設定だ。

[取引先マスタ登録商号の自動チェック]

日本人は「生命保険」がスキだ。

人口１億人程度にもかかわらず、毎年40～50兆円のお金が保険金として収められる。１人当たり年間40万円も支払う計算だ。（ちなみに、パチンコにも25兆円ほど…）

専業主婦が多く（共働きが少なく）サラリーマン死亡時の家族リスクが大きい
保険会社も、企業の大株主やビルの建設といった社会貢献している
そもそも、国民性として貯蓄志向が強い

理由は色々とあるだろうが、

所得税と個人住民税が減額される（年間24万円まで）

という税制優遇制度の存在によるところも大きい。

つまり日本では「多くの国民が保険に入るべき」という思想(?)のもとに、

「保険の加入にはキャッシュバック特典付けるよ。
年間24万円分までだけど、最大で約3.2万円(※)も戻ってくるよ!!」

という制度になっているのだ。（※ 所得税率20％・個人住民税10％の人の場合）

『最大12万円控除×税率』の所得税還付
『最大8.4万円控除×税率』の住民税減額

事実「控除の上限額」にあわせて、保険に加入するケースは少なくない。

ただ、この特典を受けるためには毎年末の申請が必要だ。2枚提出する年末調整書類のうち「保険料控除」と書かれた方だ。

A. 「平成27年度分給与所得者の保険料控除申請書兼給与所得者の配偶者特別控除申請書」
B. 「平成28年度分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」

以下のワークフローは、この「申請書 PDF」が自動的に生成される仕組みとなっている。一度頑張れば、来年以降はデータコピー（再利用開始）によって非常にラクになる。

[年末調整：保険料控除の申請]

A. 「平成27年度分給与所得者の保険料控除申請書兼給与所得者の配偶者特別控除申請書」
B. 「平成28年度分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」

日本企業における「年末の風物詩」、、、いわゆる『年末調整』というヤツだ。「天引きされた額」と「支払うべき所得税」の差分を精算してもらうことを目的に、「家族等の扶養状況」や「保険の加入状況」などを申請するのだ。日本全国5000万人の給与所得者が、紙の書類に記入し、押印をした上で、会社に提出する。

ちなみに、日本では、所得税や地方税を徴税する業務は、企業が肩代わりするルールだ。（所得税法＞源泉徴収）

つまるところ、これらの書類が税務署や国税庁に郵送されるようなことはない。企業にしてみれば「正しい情報」が集まりさえすれば良く「紙での提出」というルール自体はどうでも良いのだが、法令に従って7年間の保管義務に従っている。もちろん「紙・プリンタ・転記の手間・郵送の手間…、あらゆる資源を無駄遣いしている」と感じている企業は少なくない。。。（ブツブツ）（ぶっちゃけシャチハタであろうが、芋版であろうが、ナンデも良い）

さて、、、これらの書類のうち B 書類のフォーマットが今年から変わる。

一見すればわかるように「マイナンバー」が追加されるのだ。賢明な読者諸氏ならお気づきの事とは思うが、、、この紙が『個人情報』から『特定個人情報』に格上げされてしまうのだ。。。（よし、頑丈な棚を買うか？？）

[年末調整：扶養控除の申請]

「内部工数が見えない…」

企業活動において「作業コストの可視化」は重要なテーマだ。しかも、今日に至っては、情報処理技術・通信技術の進化によって多種多様な表現手法が可能なハズだ。

移動経路が分かる「GPS ロガー」（移動マップ）
熱分布が分かる「サーモグラフィー」（赤外線熱画像）
予算履歴を把握できる「EVM グラフ」（完成度推移グラフ）

※ GPS: Global Positioning System, EVM: Earned Value Management

そもそも『可視化』とは「直視するだけでは認識しづらい情報」を、画像やグラフなどによって認識しやすくする取り組みだ。企業活動（業務プロセス）の可視化に限っても、すでに様々な図表が活躍している。

作業工程の順序が分かる「BPMN フロー図」
各工程での滞留状況が分かる「ヒートマップ」
個人やチームでの「マイタスク処理数の推移グラフ」
フロー全体や一部工程における「BAM 平均所要時間の推移グラフ」

※ BPMN: Business Process Model and Notation, BAM: Business Activity Monitoring

「うーむ、何とかして可視化したい…」。

ただ一方で、、、「内部工数」をテーマにする場合には、それらの要素データとなる「実稼働時間」の情報をどのように収集するかが、大きな課題と言える。

[汎用的な作業依頼フロー]