ワークフローサンプル

請求書を発行する。
経理部門を経験したことがある人なら、その「快感」を理解して頂けるだろう。

書類を作る作業はメンドウだ。
お客さんによっては、例外的な処理もある。
しかし、それでも、「この一件一件が仲間達の『努力の結晶』だ」なんて思うと「キッチリとヌケモレなく処理するぞ」と言うアドレナリンが湧いてくるのだ。

[業務テンプレート：請求書発行～入金確認]

誰かに作業を依頼する。多くの場合「口頭」や「メール」など、１対１のコミュニケーションで仕事依頼内容を伝える。しかし現実問題、「依頼された側」も、そして「依頼した側」も、翌日にはその依頼内容をキレイさっぱり忘れる。メールボックスなんて作業依頼の『墓場』だ。

特にワークフローを運用していると『マイタスクの一覧』を消していく事に没頭する。『マイタスクの一覧』にない「口頭依頼」なんて、学園祭に来る芸人みたいなものだ。（確実に忘れ去られる存在、と言う事）

さて、、、ここでは、、、シンプルな「依頼作業」もワークフローに流す事を考える。
当然ながら基本的な業務の流れは実に簡単だ。すなわち「1.作業を依頼する」、そして「2.作業を完了させる」、最後に「3.作業完了を確認する」の３ステップで構成される。

[汎用作業依頼プロセス]

「相見積を取る」なんて日常業務だ。
特に、電気製品や引越サービス等は業者間の価格競争が働く。発注側は、基本的には安価な見積を出してくれた業者さんに発注する。
しかし一方で、システム開発やデザインの委託などの場合、業者によって「発注側社内事情の認識レベル」に違いがあったり、得意不得意があったりで、単なる価格比較は難しい。発注までの手続きに時間がかかってしまうケースも少なくない。

まぁ正直、、、各社様々に調達事情が異なるので、この業務テンプレートがスグに使えるとは思わないのだが、、、『相見積および業者選定フロー』は是非整備して欲しいワークフローだ。
少なくとも「相見積」から「業者選定」や「最終契約」までの経過を記録する意義は、とてつもなく大きい。　10契約も記録すれば、色々と『課題』が見えてくる。

以下のワークフロー定義では、業者さんから見積書を集める調達担当者と、各見積書を見て業者選定する評価担当者が異なる。不正な取引を未然に防ぐ業務フロー定義と言えるだろう。

[相見積および業者選定フロー]

社員に新しい家族が増える。そう、『命の誕生』は無条件に喜ばしい。しかし反面、会社や役所への様々な手続きも待っている。社員にしてみれば、多くても一生に２・３度しかない手続きだけに「面倒」と言うより「不安」だ。

この『慶事』にともなう面倒で不安な手続きは、会社としてバックアップしたいものだ。日本の場合、社会保険関連の手続は会社を通じて行う仕組み上、社員からの「出産連絡」が必ず入る。それをトリガーに、会社として「役所手続を含めたトータルな手続き支援」を開始するのはどうか？

[出産手続フロー]

過去の『業務データ』も新システムに「引っ越し」たい。
SIerさん達に嫌われている「マイグレーション」って奴だ。Questetra を利用するお客様からも、しばしば問い合わせがある。

しかし、、、
そもそもワークフローシステムでは、各工程（各タスク）の『処理をした日付』が大事なのであって、最終成果物としての『業務データ』だけを引っ越しても、あまり意味がない。そう、ホントは『業務データ』の引っ越しなんてやらない方が良い・・・（などと、ソッケナイことを書くと、夜道で後ろから刺されるので真面目に答えよう）

どうしてもワークフローの『業務データ』を移行したい場合には「データを流し込むクチ」を作るのが良い。具体的な例として、前回掲載の記事『BPMNを「日報」で学ぶ』で示す。以下のワークフロー定義は前掲の定義（ワークフロー図）と一見して同じだが、何やら不思議な開始ポイントが１つ追記されている。

[日報フロー(業務記録)]

「BPMN を見て業務を理解するのは簡単だけど、いざ書くのは難しい。」
（BPMN：Business Process Model and Notation）

確かに難しい。しかし一方で『業務フローのあるべき姿』を考えられる立場にいなければ永遠に書けない。

日常業務で何件発生するのか、決算期には何件くらい増えるのか？
誰が処理すべきか、何人で処理すべきか。。。

どうしても最後には、業務の流れに対する知識が必要不可欠だ。むしろ『IT知識』は不問だ。

では、どうすれば社内に BPMN を浸透させることができる？　それは、日常の単純な業務を BPMN で書く事から始めてもらうしかない。もしあなたが毎日日報を書いている／書かせているなら、日報フローがオススメだ。

[日報フロー]

最近の業務フロー表記は、分かりやすい。（BPMN：Business Process Model and Notation）
何と言っても「誰でも初見で【業務の流れ】を理解できる」のが魅力だ。事実上の「世界標準」と言うのもイイ。

だが一方で、、、
現場で働く従業員も議論に参加でき、【業務フロー】の「あるべき姿」に熱い議論が交わされるようになった。結果としてプロセスオーナー達は、その調整能力が試される事態になっている。ま、本来のシゴトだから仕方がないのだが、『ビジネスプロセスモデリングの鉄則』あたりを読んで、まずは知識武装をしてもらいたい。そう、、、BPMN は「ディスカッション・ツール」でもあるのだ。

さて、、、
組織稟議(意思決定)フローにおいて、決裁者自身が決裁前に承認者を追加できるようにしたい、と言う要望があった。稟議規程上（業務ルール上）は回す必要が無くても案件内容を考慮すれば回すべき人、はしばしば存在する。日本語で「根回し」と言うヤツだ。。。さて、どうする？

[稟議フロー]