ワークフローサンプル

「日割り請求書」を自動化したい。

家賃、水道料金、クラウドサービス。。。どんな分野であっても「請求書発行プロセス」は、非常に重要な業務だ。ミスは許されない。与信調査や住所入力は人間が行うにしても、「日割り計算」の部分はコンピュータに任せたい。

確かに、コンピュータは機械だ。
およそ、ミスは無い。
そして、速い。

ただ一方で、、、「３分の１」を３倍させたら「0.999」にしかならない、という極めてオバカサンな一面も併せ持つ。電卓であれ、スパコンであれ、あまり大差ない。（あぁ、J言語ユーザさん等からの反論が聞こえる…）

以下のワークフローは、「月額利用料 10,000円のサービス」に対する日割計算を自動化している。

「YYYY年MM月にX日間ご利用いただいた」と言う情報を入力すれば、「請求額PDFの自動生成まで」が自動化される、というシンプルなサンプルフローだ。

この例は、業務フロー図を見れば一目瞭然だが、簡単の為に「承認工程」や「差戻工程」すら設定されていない。非常にプレーンな業務プロセスだ。ただ、であるが故に、「自動でプリントアウトする」や「自動で添付メール送信する」といった応用システムを開発する際のベースとして有用といえる。

[請求書発行フロー]

日本人は、一体いくつの文字を読み書きできるの？

『ひらがな』と『カタカナ』は48種類だが、『漢字』の数はなんと約1万種にのぼる。日ごろ使われない文字も含むと3万文字とも言われる。日本人は、どんな魚でも１文字で表現できてしまうワケで、たとえば Twitter の「140文字制限」に対する感覚も大きく違う。（中国語は8万とか）

そして、日本の学校教育では多くの時間が「漢字の学習」に割かれる。

多くの日本人は、6年間の小学校生活を終える頃に、約1000の文字が読み書きできるようになる。その後の中学校3年間でも更に1000文字を習い、高校や大学でも更に複雑な文字を目にするようになり、一般的な社会人は約3000種類の漢字を難なく読めるようになると言われている。（正直、たぶん1000文字くらいしか「書けない」ですケド）

日本に生まれ育つと何とも実感がない話だが、特にヨーロッパ言語圏の方にこの手の話をすればウケる。

さて、そんな日本人だが、「コンピュータの日本語処理」には、色々と泣かされ続けてきた。

この「漢字の種類が多い」というハンデだけでなく、そもそも「単語の区切り（半角スペース）が無い」とか、「同じ字でも数通りの読み方がある」とか、「同じ読みでも違う意味の漢字が何通りも存在するケースがある」とか、「縦書きと横書きで文字の形が変わるケースもある」とか、、、様々な要因でトラブルに遭遇するのだ。

以下のワークフローは、PDFでの出力テストだ。

日本語フォントは、この1万種類を超える文字がデザインされる訳だが、ワークフローの途中工程で自動的に［台紙PDF］に業務データを挿入させる際に、「その文字フォントがない」といったトラブルを発生しうる。そのトラブルを事前に実感するためのテストフローだ。最大のポイントは［台紙PDF］ファイルに「フォントデータ」が組み込まれているか否かという点となる。

[PDF生成テストフロー]

『発生源』が社外にあるワークフローは、「改善プロジェクト」を進めやすい。

(a) 社内トリガー（社内開始）
(b) 社外トリガー（社外開始）

つまるところ、(a)社内トリガーの業務は、「社内に閉じたワークフロー」なのだ。

たとえば、『社員』に始まる休暇申請フローであったり、『部下』に始まる稟議フローであったり。。。そんな場合、ついつい「急いで改修しなくてもイイかな？」「運用でカバーできるさ！？」などという雰囲気になってしまいガチだ。

しかし、(b)外部トリガーの業務フローは、そうはならない。

たとえば『お客様』の依頼に始まる資料送付フローであったり、『仕入元』からの請求に始まる調達代金送金フローであったり。。。それらは会社の評判に直結するのだ。つまりメンバー内で「少しでも早くミスなく完了するプロセスに改善したい！」といったモチベーションを共有しやすいのだ。

以下のワークフローは、「イベント参加費」の入金確認フローだ。

クレジットカードや銀行振込など、イベント参加者からの入金を事務局がが確認できれば、「領収書PDF」を自動的に参加者にメール送信するプロセスだ。

一刻も早く、「参加エントリ、ありがとうございました」を伝えたい
ヌケモレなく入金（＝着金）を確認したい

という意気込みが感じられる。

[入金確認フロー]

ウチの『就業規則』を見たい！

勤続５年、オレの「有給休暇」は何日？
そう言えば「副業禁止」って、どんな表現？
新しい「テレワーク制度」、就業規則上はどうなってる？

あらためて『就業規則』を読みたくなる動機やタイミングは様々だ。しかし、（「労働基準監督署」の手前、大っぴらには言えないが）、いざ「読もう」と思っても、スグに読める状態になっていないのが実情だろう。

手元の印刷物は最新版じゃなさそう（涙）
ていうか、そんなのもらったっけ？（涙）
そして最新版が、どこにあるか知らなひ（号泣）

以下のワークフローは、社内規程の「作成」と「周知」に関する業務プロセスだ。

全ての社内規程が、このワークフローに従って改廃される。自動的に（必然的に）全ての規程ファイルが記録される。（どんな規程が改定され、どんな規程が廃止されたかも確認できる）。

つまるところ、社員はいつでも『最新版の社内規程』をオンラインで確認できる。たとえば「出退勤報告プロセス」の業務画面にリンクを貼っておく、といった工夫も良いだろう。

[社内規程の作成フロー]

[社内規程の周知フロー]

「イラスト」や「4コマ漫画」を多用したい。

たとえば、ホームページ・チラシ・提案書などにイラストやマンガを活用すれば、直観的に情報を伝えることができるようになるだろう。時には「1枚のイラスト」が「100行の文章」よりも多くの情報を伝えるケースすらある。（百聞は一見に如かず？）。事実、「コミュニケーション・ロス」を減らすイラストやマンガは、ビジネスにおいても会社案内資料や会社ホームページなど幅広く活用されるようになった。（特に世界中にマンガ文化を発信している日本には、マンガ人材が豊富だ。）

マンガ制作の受託を行う会社や個人事業主に依頼するケースもあれば、マーケティング部門で直接雇用して、「イラスト」や「4コマ漫画」を制作するケースもある。（テレワークとも相性が良い業務といえる）。

もし、マンガ制作担当者を社内で雇用しているのなら、是非とも業務プロセスを標準化したい。

以下のワークフローは、マンガ制作フローだ。

標準プロセスに従って成果物を記録すれば、（つまり「メール」でのやり取りを控えれば）、組織として納期遅れを未然に防ぐことができ、またチームとして過去データを活用できるようになるだろう。「原作シナリオ」さえキッチリと供給できるようになれば、制作工程自体は１ページ１～２万円程度のコスト感で量産することも可能になる。（もちろんクオリティ／気合の入れ方によって大きく左右されるが）

※もちろんマンガ以外の様々な制作系フローにも転用できる

[マンガ制作フロー]