ワークフローサンプル: 第552話：働き方改革は「アイデア募集」が大事

業務：カイゼンを社内募集

日本政府は本気で『働き方改革』をさせたいようだ。

たしかにウチの社内にも「誰も見ない書類の作成」や「非効率なヤリトリ」がある。「◇◇業務に〇〇クラウドの導入」とか「IoT活用」とか、、、具体的な「改善アイデア」を、もっと積極的に吸い上げる方法を考えたい。たとえば「中途社員」や「派遣社員さん」が給湯室や飲み会の席でグチってるだけ…なんて、ほんとモッタイナイ。

とは言え、、、社長が「業務プロセスを改善して生産性を高めよう！」と朝礼で叫んだくらいでは、具体的な「改善提案」は上がってこないだろうな。。。

そうだ。まずは、いわゆる「目安箱」のイメージで、『内部監査室』に「アイデア投稿」を受け付けてもらおう。

そして良いアイデアについて「現場ヒアリング工程」や「社長報告工程」に進める、、、そんなワークフローを運用してもらうのだ。（業務改善アイデア受付プロセス）

課題：社内なら誰でも投稿できるフォーム

しかし、ワークフロー基盤への「ログインID」は、全員が持っている訳ではない。

もしアイデア投稿に「ログインID」が必須なら、派遣社員さんやアルバイトさんが投稿できなくなる。（現場の非効率は、きっとアルバイトさんや派遣社員さんに押し付けられてるんだろうに。。。）

ん？、よく考えれば、ある程度の「匿名性」も担保したい。

たとえば「部長の不正リスクを下げる改善アイデア」といった大胆なアイデア投稿も推奨したいものだ。

う～む、「インターネットに完全オープンなWebフォーム」でアンケート募集する、というのも一手なのだろうが、やはりチョット気持ち悪い。。。（URLがサラされたり。。。ゼンゼン関係ない人が提案してきたり。。。）

[業務改善アイデア受付プロセス]

解決：アクセス元IPを制限をする

業務プロセスの先頭に『フォーム開始イベント』を配置すれば、オープンな「Webフォーム」が作成されます。

「投稿があればワークフローが開始される仕組み」が簡単に構築されますが、そのままの設定では、（アクセスURIさえ知りえれば）、誰でもどこからでも「アイデア投稿」できる仕組みとなります。

この例は別途、［IP アドレス制限］（IP Address Filtering）の設定が想定されています。

具体的な設定としては、URIのパス部が「/System/Event/MessageStartForm/999/0/」で始まるリクエストについて接続許可（Allow directives）の範囲を「130.54.45.0/24」（← 130.54.45.0 ～ 130.54.45.255）に限定する、といった設定を行う事になります。（この設定には、ワークフロー基盤全体を管理するシステム管理特権が必要です）

結果として、アイデア投稿は「社内のパソコン」や「社内WiFiに接続中のスマホ」等からのアクセスに限定され、「会社に居る人であれば誰でも投稿できるWebフォーム」が実現されることになります。

※ 許可されていないIPからのアクセスには「HTTP ERROR 403」（このページを表示する権限がありません）が表示されます。

考察：積極的な社内広報が大切

改善アイデアの募集は「小さなアイデアでも気兼ねなく投稿してください！」というスタンスが大事です。

場合によっては、「社内ポータル」にリンクを貼ったり、紙の「ビラ」を配ったり、といった努力も必要でしょう。あるいは「廊下」や「トイレ」にポスター掲示し、そこにアクセスURIの「QR コード」や「ショートURL」を貼っておくのも有効かも知れません。

考察２：自社のIPアドレスって？

なお、社内からのリクエストについて「その発信元 IP アドレスが何になるか？」は、社内のネットワーク管理者に問い合わせてみる必要があるでしょう。

（自社のインターネット契約概要を知っていれば［システムログ］にて IP アドレスを確認するだけでも推定できます）

小規模会社で「固定IPアドレス」が一つの場合、「130.54.45.188」（← 130.54.45.188 のみ）といった設定になります。また、大規模な会社で大量のIPアドレスを保有している場合などは、複数のネットワークアドレスを指定する必要があるケースもあるでしょう。

※ 「IP アドレス制限」は絶対的なセキュリティを実現するものではありません。IP 詐称によるサイバー攻撃（IP spoofing）などのリスクを踏まえた上で活用して下さい。

[業務改善アイデア受付プロセス：「カイゼン目安箱」画面]