ワークフローサンプル: 第510話：もう経費精算フローの中で「事後承認」すればイイ

「法人カードのセイで、経費全体が把握しづらい」

業務プロセス改善は「ムダな業務」や「手間のかかる手続き」を減らす。しかし、それにともなって「人間によるチェック」は手薄になる傾向がある。

たしかに「ワークフローの４大アプリ」

立替金精算フロー
調達購買フロー
勤怠報告フロー
稟議フロー

のような発生頻度の高い業務において、「業務効率化をすすめた結果、抜け道（不正方法）ができてしまった」とすれば問題だ。ただ「省力化・無人化」と「チェック体制の強化」はトレードオフの関係になることが多い。結局のところ「自社に合わせた落としどころ」を模索しかないのだ。

以下の経費精算フローは『立替金を精算すること』が主目的の月次申請型の業務フローだ。

この例では、同時に立替金としての精算を要しない経費（ゼロ円立替）について、承認を得られるように工夫されている。これは「クレジットカードでの支払い」や「仮払金を受けている旅費」についての事前の上司承認を無くしてしまうという発想だ。

申請者自身にとっても、一度の申請で「手間が省ける」だけでなく「毎月どの程度の会社経費を使っているか自覚できるようになる」という効果があるだろう。

[経費および立替金の報告]

この業務フローは、「申請者が入力した立替金情報」を経理部が補正する、という流れになっている。

ただ申請データ（経費明細テーブル）は自動的に複製され、経理部による編集内容は、後々においても確認することが可能だ。たとえば「勘定科目」を修正してもらったケースなどは、申請者の後学に寄与するケースも少なくない。

[経費および立替金の報告：「3.確認／微修正」画面]

ちなみに、このワークフローにおいては「テーブル型データ」という特殊な『データ型』が利用されている。

ワークフロー製品では、業務にあわせて幾つかの『データ型』を定義するが、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」においても「文字列型データ」や「日付型データ」など様々な『データ型』が利用可能となっている。

※ 文字列型、数値型、選択肢型、日付型、日時型、ファイル型、ユーザ型、掲示板型、テーブル型

そして「テーブル型データ」だけは「各テーブル列（カラム）についてのデータ型」についても定義する必要がある風変わりなデータ型といえるだろう。（e.g. 文字列カラム、数値カラム、選択肢カラム）

なお、ここで定義されている「テーブル型データ」には「日付カラム」が登場している。この「日付カラム」は Questetra v11.2 （2016-11-28）から利用可能となった機能だ。テーブル入力の中にあっても「カレンダー入力」という入力補助ツールが表示される。なかなか便利だ。

＜モデリング画面：テーブル定義＞

さらにちなみに、、、このワークフローにおいては、各社員が申請した「経費明細」がひとつの Google Spreadsheet に自動集約されるようになっている。色々なオリジナル自動工程が追加されているが、中でも一番左列に申請者のメールアドレスが自動追加されている点は、集計業務をラクにする配慮だ。とても秀逸といえるだろう。

＜Google Shpreadsheets画面＞