ワークフローサンプル: 相見積審査の可視化と省力化

"相見積" はダイジ。（そして "愛見積" が欲しい、、、チガウ）

"見積依頼" は上場企業のみならず、すべての企業でキチンと作成されるべきだ。それはサプライヤさん達に通知され、その後の業務データ（ "サプライヤからの見積" や "各見積への評価" など）とあわせて重要な業務記録として保存されるべきだ。 (RFQ: Request for Quotation / Request for Price Quotation)

以下の業務プロセスは、汎用的な相見積フローだ。（調達業務）

"原料の仕入" から "社員旅行の企画" まで、さまざまな見積依頼に活用できる。ワークフロー基盤にインポートし、業務システムとして運用すれば、調達業務の全行程が自動的に記録／可視化される。

(1) 見積依頼が自動送信され、
(2) 届いた見積書が貼り付けられ、
(3) 各見積の２者評価が記録され、
(4a) 選定先への連絡が自動送信され、
(4b) 失注者への連絡が自動送信される。

あえて言うまでも無い事だが、そのメリットは、業務記録・ナレッジ共有・内部統制など、さまざまな観点から列挙できるだろう。

過去の見積依頼先を参照できるようになる
見積依頼先(サプライヤ)からの回答実績を参照できるようになる
見積依頼先(サプライヤ)の評価実績を参照できるようになる
不正や癒着を未然に防止できる

[相見積審査フロー]

このワークフローは、恐ろしく "自動化" されている。
"サプライヤ(依頼先)の一覧" を記入するだけで見積依頼メールが一括送信される。また、"不採用の会社" と "発注する会社" の一覧を記入するだけで発注／失注となったことの精査結果通知が一括でメールされる。

この例では、業務記録の意味も込めて、

"サプライヤ(依頼先)の一覧"
"不採用の会社"
"発注する会社"

のそれぞれがテーブル型データとして記録される仕組みとなっている。しかしワークフローシステムに慣れていれば、 "サプライヤ一覧" を一つだけ用意しフラグ管理するのも良いだろう。（←もちろんスクリプトが変わる）

なお、この例では "ループ構造" の中でメール送信が何度も呼び出される仕組みになっている（自動処理ループ）。この例をみて "メール配信代行業務" のようなことを考えてしまう方が居るかも知れないが、クラウド型ワークフロー "Questetra" のサービスでは、メール配信代行は利用規約の "禁止事項" に該当する。注意が必要だ。

★[i=0] のスクリプト例

// == 参照 / Retrieving ==
var mytable = new com.questetra.bpms.core.model.formdata.ListArray();
mytable = data.get("●"); // テーブル型データを取得

// == 代入 / Updating ==
retVal.put("0", java.math.BigDecimal( 0 ) ); // tmpCompanyId
retVal.put("1", java.math.BigDecimal( mytable.size() ) ); // tmpCompanyNum

★[setTables] のスクリプト例

var mytable = new com.questetra.bpms.core.model.formdata.ListArray();
mytable = data.get("●"); // テーブル型データを取得

retVal.put("●", mytable ); // 不採用テーブルにコピー

★[setMail] のスクリプト例

// == 参照 / Retrieving ==
var mytable = new com.questetra.bpms.core.model.formdata.ListArray();
var i = new Number();

var templateBody = data.get("●"); // メール文を取得
mytable = data.get("●"); // テーブル型データを取得
i = data.get("●") - 0 ; // tmpCompanyId を取得（数値として代入）

// == 演算 / Calculating ==
var mybody = new String("");
mybody = mytable.get(i, 0) + "\n" + mytable.get(i, 1) + "\n\n" + templateBody; // 宛先と通知文を結合

// == 代入 / Updating ==
retVal.put("2", mytable.get(i, 2) ); //（非表示TMP-MailTo）にセット
retVal.put("3", mybody ); //（非表示TMP-MailBody）にセット

[相見積審査フロー：「1.見積依頼承認」画面]