ワークフローサンプル: 取引先名をユラギ無く入力する技

ワークフローだって、【取引先マスタ】が欲しい。
もし「法人名」がユラギなく入力されていれば、どれほど素晴らしいだろう。

資料請求対応、往訪報告、見積提出、受注報告、請求書郵送、問合対応、、、そしてそれらの業務データの集計や分析。。。もし、法人名の「ゆらぎ」が無ければ、「見積書発行額と請求書発行額から成約率を確認」したり、「資料請求から受注までの平均時間」を分析したり、、、戦略立案のための基礎情報もすぐに確認する事が、カンタンにできるようになる。≪綺麗なデータ≫から得られる≪情報≫は、果てしなく大きい。（ビッグデータになるなら尚更）

業務プロセス（業務ルールや業務手順）がある程度整備されたアカツキには、事業特性や会社の規模に合わせた【取引先マスタ】を構築したくなる。

ここでは、(1)『取引先マスタの更新申請』と、(2)『取引先XMLの作成』の２つの業務フローに分けて考えたい。すなわち、各部署の社員が日常業務において、「移転のお知らせ」を受け取った際や「社名変更」の事実を知った際に申請するワークフローと、管理部門において一元的に取引先マスタを更新する業務を分ける事にする。

第一弾は、上司への往訪報告（面談報告）の業務フローにおいて、ついでに(1)『取引先マスタの更新申請』を行える仕組み（ワークフロー）を考える。

[面談報告フロー：「1.面談内容を入力」画面]

[面談報告フロー]

[データ項目一覧画面]

このワークフローは、

　「取引先になるかも知れない会社を登録して！」
　「取引先の社名が変わるよ！」

と言う情報を自動通知（メール）する仕組みになっている。何と言う事はない、マスタの管理者はメール通知を受け取り、手作業で【取引先マスタ】のメンテナンスを行うのだ。

しかし現実問題、【取引先マスタ】のメンテナンスは、ある程度は人間に依存してしまうものだ。例えばグローバル展開している大会社に対しては部門ごとに「法人ID」を割り当てたくなったり、複数の事業で取引がある会社に対しては該当する事業取引ごとに「法人ID」を割り当てたくなる。

ちなみに、このマスタ更新依頼は、どの社員から届くか分からない。時に重複して多数の更新依頼が来るかもしれない。しかし「常に新しい情報に更新する」と言う使命があるならば、マスタの管理者はそれらの申請をむしろ感謝すべきなのだろう。

[雛形ダウンロード (無料)]