ワークフローサンプル: システム共通の『選択肢XML』を予約更新する

業務データ入力欄の設計時には「数値型」「日付型」と言った【データ型】を設定する。例えば、『取引先電話番号』であれば「文字列型(単一行)」を言う【データ型】を指定するだろうし、『ご請求総額』であれば「数値型」と言う【データ型】を指定するだろう。

では『商品名』や『都道府県名』と言った入力欄であれば、どうか？

多くの場合は「選択肢型」の入力欄を設定する。つまり、≪セレクト≫や≪チェックボックス≫と言った選択式インターフェースによって、入力者の入力手間を省き、またデータの揺らぎを無くすことができる。（データ入力を手助けしている）

<item value="h1" display="コーヒー" />
<item value="h2" display="アメリカン" />
<item value="h3" display="カフェオレ" />
<item value="h4" display="紅茶" />
<item value="c1" display="アイスコーヒー" />
<item value="c2" display="アイスティー" />
<item value="c3" display="オレンジジュース" />
<item value="c4" display="レモンスカッシュ" />
<item value="c5" display="コーラ" />
<item value="e1" display="トースト" />
<item value="e2" display="サンドイッチ" />
<item value="e3" display="ピザトースト" />
<item value="e4" display="ナポリタンスパゲッティー" />
<item value="e5" display="ピラフ" />
<item value="m1" display="モーニングAセット" />
<item value="m2" display="モーニングBセット" />
<item value="m3" display="モーニングCセット" />

しかし、その「選択肢」は、常に最新状態が維持されなければならない。

たとえば、季節の変わり目等に「全チェーン店の喫茶メニューを刷新する」なんて良くある話だが、それがナカナカ難しい。【データ型】の中で「選択肢型」だけは、メンテナンス作業が必要なのだ。（結構悩まされる）

過去3回の記事に渡って「喫茶メニュー」（選択肢XML）を "一元管理する方法" を例示してきた。

前々々回（業務ローカルな選択肢）：
とある業務内において、複数の入力欄から「喫茶メニュー」（選択肢XML）が参照される
前々回（業務ローカルな選択肢）：
とある業務内において、複数の入力欄から「喫茶メニュー」（選択肢XML）が参照される（＋分類絞込）
前回（全社で利用される選択肢）：
社内の様々な業務の入力欄から「喫茶メニュー」（選択肢XML）が参照される

今回は更に、その "選択肢データのメンテナンス" について考察する。ここでは、選択肢をメンテナンスするための特別な自動処理工程［サービスタスク（選択肢マスタ更新）］を活用して、社内共通利用の「選択肢XML」を更新するワークフローを考える。

ちなみに、この「システム共通設定を更新するフロー」は、≪業務基盤≫を統制する行為だ。『内部統制』の強化と言って良い。つまり、ワークフローシステムは≪業務≫を統制していると言える（いわゆる「ITに係る業務処理統制」）が、それに対してこのフローは更に基盤となる部分を統制している。（いわゆる「ITに係る全般統制」）

[喫茶メニューの更新：「2.次期選択肢の表示テスト」画面]

[喫茶メニューの更新]

[データ項目一覧画面]

このワークフローは、複数行テキストの1行1行に入力された文字列が「選択肢」になる仕組みだ。

すなわち、第1工程『次期選択肢の入力』の複数行テキストに「選択肢リスト」を入力し、第2工程『次期選択肢の表示テスト』で、どの様に表示されるのかをチェックする。実業務においては、過去にセットした「喫茶メニュー」の中でもっとも近いデータを再利用し、ワークフローを開始させるのが良いだろう。（例：「キャンペーン前のメニューに戻す」「一年前の夏メニューに戻す」）

ちなみに、この業務プロセス定義（プロセスモデル）は、システム設定を変更する特殊な業務だ。通常のモデリング権限（プロセスモデル作成権限）だけでなく、システム全体を管理する特権ユーザ自らがモデリングを行う必要がある。

[雛形ダウンロード (無料)]