ワークフローサンプル: 社内の様々な業務で利用される「候補一覧」を一元管理する

「選択型」のデータ入力、、、顧客業種、契約形態、商品分類。。。

そこに表示される選択肢リスト(Options)を、システム内で一元的に管理したい、と言うニーズは大きい。前々回記事、前回記事、に引き続き、「チェーン喫茶店事業」における『喫茶メニューの一覧』を例に「選択肢」の共通利用化を考える。

前々回：複数の入力欄（選択型）で同じ「喫茶メニュー」（選択肢XML）が参照される
前回：複数の入力欄（選択型）で同じ「喫茶メニュー」（選択肢XML）が参照される（＋メニュー分類を選ぶと候補が絞り込まれる）

これらの例は「共通利用される選択肢」を１つのファイル（選択肢XML）で管理する仕組みだ。しかし『週次報告業務』と言う業務に閉じた世界で「複数の入力フォーム」の表示リストを一元管理しているだけであって、言わば「業務ローカル」な一元管理にすぎない。

A1.週次報告：売れ行き好調の喫茶メニューを選ぶ
A2.週次報告：売れ行きが不調の喫茶メニューを選ぶ

今回は、他業務の入力フォームからも参照される様な、言わば「業務横断的」な選択肢XMLを視野に入れて考察したい。以下は、『調理器具の故障』を各店舗が本部報告する業務フローだ。その調理器具が利用できなくなると、どの「喫茶メニュー」に影響がでるか、を併せて報告してもらう。

B.故障報告：影響がある喫茶メニューを選ぶ

[調理器具故障の報告フロー：「1.調理器具の故障を記入」画面]

[調理器具故障の報告フロー]

[データ項目一覧画面]

この例では、「喫茶メニュー」と言うリスト（選択肢XML）を、ワークフローシステム内の様々な業務プロセスで共通利用する事を前提にしている。（「データ項目」部分の設定であり、「プロセス図」だけでは区別つかない）

つまるところ、
業務プロセス定義（QARファイル）をエクスポートしても設定ファイル（選択肢XML）は同梱されない。
（※ 前回、前々回は、「業務ローカル」な選択肢だったので同梱されてる！！）

言い方を変えれば、
ワークフローシステム全体の管理権限者があらかじめ「選択肢XML」を共有設定しておかなければ、業務プロセス定義（QARファイル）をインポートしてもスグに使えない。

ところで、『調理器具の故障を各店舗が本部報告する業務』（インシデント報告）は、なかなかドウシテ奥が深い。

チェーン店舗運営（フランチャイズ店舗運営）では、本部で標準化した設備を利用する為、設備コストを低く抑える事ができる。しかし、実際に「入れ替え」に至った理由を分析したり、地域特性等に応じて「あるべき入れ替え頻度」を考察したりするには、「記録」が乏しすぎるケースが少なくない。

もちろん、事情の詳細な報告は、各店長から「エリアマネージャ」に対して電話や対面口頭で伝えられるのだろうが、基本的な記録（報告）は、デジタル保存されるようにしておきたい。業務記録が「蓄積」されれば、、、そして「共有」されれば、あるべき業務の進め方を議論できるようになる。（「業務プロセスの最適化」の視点）

組織として、アクシデント（事故）レベルだけでなく、インシデント（故障）レベルの発生／対応をキッチリと記録できる様にしたいものだ。

[雛形ダウンロード (無料)]