ワークフローサンプル: 2012/09

宿泊予約システム。機械的なメッセージも、それはそれで悪くない。
『10日前』と『前日』にリマインダ通知が届いたり、アンケートメールが『帰宅後の翌日』に自動的に届いたり…。

でも、もしそこに、心温まる一文が書き加えられていたらどうだろう？
「お帰りの日の金閣寺散策は、如何でしたか？　小雨が降っていたので、従業員一同心配しておりました。」などの心遣いがあれば、旅行者として嬉しいものだ。コレ、日本語でオモテナシと言う。

以下は、予約管理ワークフローに「人間処理」を足した事例だ。

[旅館予約対応フロー]

建設業や製造業、あるいはB2Cビジネスにおいて、FAXはマダマダ現役だ。
ここでは、「ワークフロー内の業務文書」を、インターネット経由で自動的に FAX
送信する仕組みを紹介したい。何と言っても、FAX送信側のペーパレス（Paperless）が実現する。加えて、送信日時や送信データなど、FAX送信に関わる全ての情報が自動的に記録される様になる！
（業務効率化指標もカンタン可視化）

何やらカッコイイ話に聞こえるが、しかし冷静に考えてみれば、今日2012年、「2001年宇宙の旅」どころか「2010年宇宙の旅」すら終わっているハズのこの時代に、

「複合機で印刷」して、
その紙をまた「その複合機でスキャンFAX送信」する

などと言うナンセンス極まりない作業手順が撲滅されていないこと自体がマズイ。さぁカイゼンだ！

[Internet FAX Outbound]

「ファックスなんて、もう要らない!!」（時代錯誤）

ソウダ、ソウダー！
そう・・・なん・・・だが・・・、やっぱりファックスは、、、要るね。。。（汗）

多くの企業で「紙を浪費するFAX機」は引退させつつも、「インターネットFAX」を導入する。日本でも、eFax・BizFAX・D-FAX・ペーパレスFAX・Toonesなど、様々なサービスがある。単純な話、FAX機器費／消耗品費／通信費が削減できる。言うまでも無く回覧や保存もカンタンだ。

ここでは更に、「受信したFAX」(画像データ)を効率よくワークフロー処理する例を紹介したい。

[Internet FAX]

会社の「基幹システム」を、ワークフローシステム上に作れるか？

今どきのワークフローなら可能だ。もっとも「ワークフロー」が何処までの機能を持って良いのか(?!?)…については議論が分かれるが、今日のノンプログラミング技術はホント・スゴイ。特に500人までの部署や会社なら、日々の業務実態を把握している社員こそが『自ら作る』べきだ。あえて乱暴に断言すれば「1000万円予算のオーダーメイドシステム」よりは、確実に良いものができる。

以下のワークフロー定義は、日本のSaaS事業会社「Questetra, Inc.」の『請求書作成フロー（受注報告＆サービス提供報告含）』だ(!?!)