クラウド時代の今、実によくある話だ。「Google Apps」のWebフォームを利用するケースも多い。Google Sites と組み合わせる人もいるだろう。実に簡単に「公開フォーム」を作成できる。 そして驚くほどカスタマイズできる。しかも「集計」だってリアルタイムだ。何と言ってもタダ(無料)で使えるのもイイ！
しかし、単に受け付けるだけでは満足できなくなる。すなわち「クイックレスポンス」だ。例えば、(1)受付完了メールを送る、(2)関連資料を郵送する、(3)各エリア担当営業に申込情報を渡す…。そんなワークフローを実現したくなる。されど Google Apps には、ワークフロー機能が無い
そこで登場するのが Google Apps とダイナミックに連携できるワークフロー、、、そう「Questetra BPM Suite」だ！ コチラも無料でも使える。 これで複数人で効率良く、しかも迅速に対応できるようになる！！
[申込受付対応フロー＿営業対応地域選択]
フロー図(業務フロー図)を見て頂ければ一目瞭然だが、このワークフロー定義に申込情報が流れてくると、まずは『受付完了メール』が自動的に送信される。ここでは一つ目の「条件分岐Ａ」(×印がある菱形アイコン)で、
- a.『メールアドレス』が入力されている
- b.『申込者名』が入力されている
- c.『申込者名』に「テスト」や「test」と言う文字が無い
ちなみにa.b.c.の条件を満たさない申込は、と言えば『X.エラー確認』に移動する。申込者に電話をかけて情報を補正するなり、ノイズデータとしてプロセスを破棄するなり、マーケティング部のメンバが対応する。
その後、二つ目の「分岐Ｂ」(＋印がある菱形アイコン)からは、同時並行処理がはじまる。すなわち『2.資料郵送』と『条件分岐Ｃ』の両方にプロセスが流れる仕組みだ。クロウト向けに言えば「AND分岐でトークンが分裂する」と言った方が分かり易いかも知れない。
マーケティング部のメンバには『2.資料郵送』と言う仕事が続々と届けられるので、粛々と逐次対応して行けば良い。
一方で『条件分岐Ｃ』には
- (a)『申込者の電話番号』が「03」もしくは「04」で始まる
- (b)『申込者の電話番号』が「06」もしくは「07」で始まる
- (c)それ以外
これで、今どの営業マンがどの申込者に対応しているのか、まで「リアルタイム」に把握する事が出来るようになる。
[申込受付対応フロー＿営業対応地域選択 「3a.営業対応(関東)」]
[メール設定画面]
[条件分岐Ｃ設定画面]
＜類似プロセス＞
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