ワークフローサンプル: 「次のプレスリリースは何が予定されているの？」を可視化

「プレス原稿の作成フロー？？」
「オレの代わりは居ないし、ナカナカ人には伝えられない仕事なんだよ・・・！」

どれだけ会社規模が大きくなっても、「たった一人が担当している仕事」の１つや２つは存在する。しかし、その様な「一子相伝の秘められたプロセス」であっても、業務フロー定義を諦めるべきではない。少なくとも、『各案件がどの進捗にあるのか』を明らかにするだけでも、大きなメリットがある。

以下のワークフローは『プレスニュース原稿の作成フロー』の概略工程を定義したものだ。情報収集や裏づけなどの細かいタスクは気にせず、大きな流れだけを定義している。

＜各タスク名＞
0.NEWSアイデア提案、1.NEWSネタ熟成、1a. 助言対応、2.NEWS草稿執筆、2a. 助言対応、3.配信代行サービス登録、4.Webサイトアップ、5.効果測定、6.意見感想投稿

[プレスニュース原稿の作成 : 「2.NEWS草稿執筆」画面]

＜各プロセスデータ名＞
▼プレスNEWS情報▼

文字型：NEWSのねらいアイデア等
文字型：タイトル
文字型：サブタイトル
日付型：プレス発表日
文字型：原稿原文
ファイル型：原稿ファイル

▼記録▼

文字型：配信代行サービス登録URL
文字型：アップしたWebサイトのURL
数値型：掲載されたWebメディア数、数値型：掲載された紙メディア数、数値型：特別に取り上げられたメディア数
文字型：特別に取り上げられたメディアのURL等

▼フロー制御▼

選択型：助言フラグ(要助言/次のステップへ)、ユーザ型：助言依頼先、選択型：意見反映可能(可/不可)、選択型：ボツフラグ(ボツ/OK)

▼コミュニケーション記録▼

掲示板型：コメント感想

ニュース原稿の執筆者の初期タスクとして、『1.NEWSネタ熟成』と言うタスクと『2.NEWS草稿執筆』と言うタスクがある。つまり「X月X日ごろに、YYYな感じのプレスを打とうと思っている」と言う情報を記録するステップだ。どこの部署の社員でも参照できる所がポイントだ。
もしセールス部門や製造部門の視点で、その「プレスニュースの予定」にないニュースネタがあれば、「こんなニュースネタは如何？」と、アイデア自体をニュース原稿担当者に伝える事もできる。（タスク『0.NEWSアイデア提案』）

なお「助言者」の欄は、関係部署の責任者の場合もあるが、翻訳者や挿絵作成者なども想定できるだろう。

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