気象警報発令時の緊急メール配信ワークフロー

日本では台風シーズン到来だ。そして気象警報が発令されると「電話連絡網」が回ってくる。（休校を知らせるための電話伝言ゲーム）

ただ最近では、「メールの普及」「個人情報への配慮」「リアルタイム性の担保」等の理由から、電話連絡網（緊急連絡網）を廃止して、メーリングリストでの情報配信に切り替える学校も多い。

『緊急メール』の配信で注意したいのは「誤解の無い文章の作成」だ。メールでの情報配信は便利なのだが、要らぬ誤解は混乱を助長する。「情報が正確に伝わっているか？」、かならず起案者以外の職員にレビューしてもらってから送信するルールにしたい。

以下のワークフローでは、(1)配信文章の起案、(2)素早いレビュー校正、(3)素早い承認、を考える。（レビューや承認は、スマートフォンが吉！）


＜各タスク名＞
1.配信文起案、2.配信文校正、3.承認、3b.事後承認

緊急メール配信は「日頃の訓練」が重要だ。いざと言う時のワークフロー（コンティンジェンシープラン）を整備していても、実際問題、即時対応や適時対応は容易ではない。

すなわち、事件・事故・災害を想定した【訓練】の中で『緊急メール配信フロー』も実際に使ってみるべきだ。「職員の配信文章準備」から「校長の承認」まで、どの位の時間を要するのか、についても、過去数回の訓練実施記録を見れば算出できるようになる。「過去データ」や「処理記録」をいつでも参照・分析できるワークフロー（BPMS）が便利だ。（参考：ワークフロー製品の比較）

[緊急メール配信ワークフロー 「2.配信文校正」]

[緊急メール設定画面]

[メール受信画面]

• 緊急メール配信フロー