「テンプレ文の整備」で効率化される業務

例えば「自社の説明」を書く、というケースでは、

• 短文でアッサリ書く / 長文でキッチリ書く
• 現在のプロパティを書く / これまでの経緯を書く

など色々なパターンがある。

あるいは「製品の説明」を書く、というケースでは、

• コンセプトを書く / 詳細機能を書く
• 初見者に向けて書く / 既知者に対して書く

など状況に応じて書き方が変わる。

たしかに、一部のベテラン社員達であれば、あっという間に「作文」できるのかも知れない。しかし、多くの新卒社員や転職入社社員にしてみれば、その作文は非常に時間のかかる作業となる。

以下の業務プロセスは、『再利用しやすい文章』（テンプレート文）を登録し、同時に「改善コメント」を受け付けられるワークフローだ。ワークフローと言うより、ナレッジデータベースと言った方が良いかも知れない。事務効率を改善できるだけでなく、社内における共通認識が醸成される。（登録者自身にとっても、後学のためのメモになる）

1. 発信系(日常): 製品紹介文、技術紹介文、ビジネス紹介文
2. 発信系(非日常): 障害告知文、緊急対応告知文、質問文
3. 返信系: 問い合わせ御礼、クレーム謝罪文、セールスお断り文

[テンプレート文の登録とレビュー]

相見積審査の可視化と省力化

"相見積" はダイジ。（そして "愛見積" が欲しい、、、チガウ）

"見積依頼" は上場企業のみならず、すべての企業でキチンと作成されるべきだ。それはサプライヤさん達に通知され、その後の業務データ（ "サプライヤからの見積" や "各見積への評価" など）とあわせて重要な業務記録として保存されるべきだ。 (RFQ: Request for Quotation / Request for Price Quotation)

以下の業務プロセスは、汎用的な相見積フローだ。（調達業務）

"原料の仕入" から "社員旅行の企画" まで、さまざまな見積依頼に活用できる。ワークフロー基盤にインポートし、業務システムとして運用すれば、調達業務の全行程が自動的に記録／可視化される。

• (1) 見積依頼が自動送信され、
• (2) 届いた見積書が貼り付けられ、
• (3) 各見積の２者評価が記録され、
• (4a) 選定先への連絡が自動送信され、
• (4b) 失注者への連絡が自動送信される。

あえて言うまでも無い事だが、そのメリットは、業務記録・ナレッジ共有・内部統制など、さまざまな観点から列挙できるだろう。

• 過去の見積依頼先を参照できるようになる
• 見積依頼先(サプライヤ)からの回答実績を参照できるようになる
• 見積依頼先(サプライヤ)の評価実績を参照できるようになる
• 不正や癒着を未然に防止できる

[相見積審査フロー]

在宅就労システム、無料クラウドでココまで出来る！

みんなが積極的に［引き受け待ち］に溜まってるシゴトをこなす。

とても正しいコトなのだが、たまーに "不公平感" が漂う。。。

• タクサン仕事を引き受けても同じ時給なの？
• 歩合だからと言って仕事を独占しないで欲しい！

なるほど、固定給であれ、成果報酬であれ、不満が出てしまう可能性はある。世の中 "顧客の為に仕事を早く終わらせる" だけが正義ではない。つまり "均等にシェアされるべき業務" も少なくない。

以下の業務プロセス図は、いわゆる "データ入力" の業務フローを表している。注目すべきは、入力担当が "持ち回り当番" で割り当てられる点だ。

• 受け取り伝票のテキスト化
• 紙アンケートの集計
• 応募ハガキの集計
• 音声のテープ起こし
• 過去文献のテキスト化

などの業務に応用可能と言える。

ちなみに、この業務プロセスをインターネット上のワークフローシステムで運用すれば、立派な "テレワーク支援システム" となる。なんと、想定入力量を超えた場合に補償できるように "入力文字数" の自動カウント機能も備わっている。そもそもフロー自体はカンタンなので、各業種業態にあわせた拡張イメージも膨らむ。

"在宅就労" (テレワーカ) や "地方創生" といった日本政府の政策推進にも一役買う事ができそうだ。

[データ入力フロー]

「稟議力」をキタエル(？)、不思議な業務プロセス

「とにかく決裁スピードを速くしよう！」

その為には、、、

1. 企画書類は電子データが良い。
2. 組織構造はフラットな方が良い。
3. 決裁ルートは短い方が良い。

わっ、アタリマエすぎて、列挙するだけハズカシイ。。。

以下の業務プロセスは、マーケティング本部における企画決裁フローの事例だ。

• 起案者本人にヤル気があって
• その上司が認めている
• (差し戻すべき情報不備が無い)

という条件であれば「即断即決すべきだ」と言う思想の下に運用される。実際に運用してみると「30分程度」で決裁される。

この稟議決裁システム（ワークフローシステム）を試運転させると、あまりのスピードに、

• 昨日までの『紙の稟議書』はナンだったんだ？？
• 『紙の稟議書を回して決裁待ち（ハンコ待ち）をしていた』のはナンだったんだ？？？

と猛省する事になるらしい。（キケン？）

[マーケティング企画フロー]

委託会社と受託会社のワークフロー基盤を連動させる

「ファション通販サイト」と呼ばれるネットサービスは、ホントに沢山ある。

「普段着」「通勤服」「下着」といった『アパレル商品』だけでなく、「靴」や「アクセサリ」あるいは「雑貨」まで、トータルにコーディネイトしてくれるサイトもある。 あるいは「マタニティGoods」や「Disneyキャラクター」といった特別な切り口でまとめてくれるサイトもある。そして、それでいてリアル店舗より安い。（価格競争バンザイ←消費者視点）

しかし、一方で『納期』が弱点になるケースも少なくない。

きめ細やかなサービスのために「自前の倉庫」で「自前の梱包体制」が必要になってしまうケースもあるのだろう。インポート雑貨などコダワリの商品はどうしても小ロットになってしまうのだろう。しかし、Amazon や Askul に慣れ切ってしまった体には、その「３・４日」が待てないのだ。（消費者コワイ←ネットショップ視点）

以下のワークフローは、いわゆる「通販フルフィルメントサービス」の業務プロセス例だ。

BPO 受託会社が、通販事業者（ネットショップ様）に対して通販物流アウトソーシング（バックヤード業務のアウトソース）を提案する際、上述の消費者視点を踏まえた「アウトソースすべき商品」（一部または全部）を提案するのだ。もちろん、ワークフロー・システムの運用をセット提案し、受託作業の全進捗がいつでもリアルタイムに確認してもらえる点を訴求する。「検針サービス」といったサービス・オプションの説明も簡単になる。

[業務委託側：商品発送依頼]

[BPO受託側：商品発送作業]

アウトソース進捗の可視化！ （フルフィルメント BPO の例）

BPO とは何か？ (Business Process Outsourcing)

日本で BPO と言えば「顧客対応」と「受注管理」をイメージする人が多いだろう。 BPO 業界に居るビジネスパーソンであれば、

• 「顧客対応」⇒『コンタクトセンター』
• 「受注管理」⇒『フルフィルメント』

という言葉の方が馴染み深いかも知れない。このセグメントだけでも、いずれも3000～5000億円程度の市場規模にまで成長している。

ただ、この数字、、、日本の経済規模から見れば、まだまだ小さい数字だろう。平たく言えば、日本の企業は「アウトソースに対して消極的」という実態を表す数字だと思う。つまり、委託元の企業はアウトソース先の企業に対して

• ギフト包装、キチンと処理してくれているだろうか？
• あの100件受注、今どれくらいの進捗度なんだろうか？

と言った不安でイッパイなのだ。

以下は、通販事業者が物流事業者に対してアウトソースする「ピッキング＆発送業務」のワークフローだ。通販事業者は配送先データと配送商品データを流し、物流事業者はその出荷指示にあわせてピッキングと梱包を行う。なお、この両社の関係において「消費者からの受注処理」や「消費者への代金請求」などの業務はアウトソースされていない。

[ピッキング＆発送業務]

BPO 体制を構築する前に、検討しておくべき業務プロセス

BPO とは何か？ （Business Process Outsourcing）

基本的には、いわゆる間接業務を「外部に委託する事」だ。あるいは、ビジネス会話においては、「委託を受けて代行する受託サービス」を指す場合も多い。何にせよ、総務・人事・経理・福利厚生・電話対応などを、委託会社が受託会社に委託する。そこで委託される業務は直接的に利益を生み出さない業務とは言うものの、必要不可欠な業務だ。

日本における BPO は「顧客対応」と「受注管理」と「ICTシステム運用管理」の３つが３大業務となっている。

＃「ICTシステム運用管理」は BPO の定義に含めない統計もある。

以下のワークフローは、「ICTシステムの運用管理」において最もコストのかかる「ウィルス対策業務」だ。特筆すべきは、社員の利便性を担保するため、情報端末として私物利用を認めている点。いわゆる「BYOD」(Bring your own device)体制で、情報流出リスクを踏まえてもなお、本業における業務改善（品質/納期/コスト）に資すると判断している会社のケースだ。

（もっとも、今どき「いつでもメール確認」は多くの会社で実現されている。ヘンに禁止する事によって「メールの転送」や「紙の持ち出し」などの別リスクを高めてしまう。そう言う意味では、わざわざ「特筆」しないほうが良いのかも知れない）

この委託業務では、委託側と受託側の双方が協力し、全体コストを下げる工夫をしている。

具体的には、あらかじめ利用登録されている端末について、各利用者自身が能動的に「セキュリティ対策状況」を報告する。たとえば、ウィルススキャン履歴の画面キャプチャを添付したり、利活用上の不便や悩みについて記載したりする。受託側は、全社員の報告について概要をチェックするとともに、必要があれば個別に調査や対応を行う。実に"スマート"だ。

[端末セキュリティ報告フロー]