ワークフローサンプル: 第592話：ワークフローでイベント申し込みを受け付ける

イベントやセミナーの参加受付、どうしてますか？

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考えるのが良いでしょう。

一方で、10人、20人、50人と言った規模ならどうでしょうか？？？

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。
イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早いかもしれません。それはそれで良い面もあります。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切です。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れません。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたいものです。

A. データ管理
B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になります。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるようになるでしょう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らなくなります。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

このワークフロー定義は、ウェブサイトに「申し込みフォーム」を埋め込む事が想定されています。

申込者がウェブサイトから申し込む事でワークフローが開始されます。必然的に「自動的に記録」され、データ閲覧権限のある社員ならいつでも参照することができます。
その後の対応は、「受付完了メール」の送信は自動化されているものの、仔細のやり取り履歴については受付担当者が手動記録する汎用的な仕組みになっています。もし「かならず行われるオペレーション」があるなら、工程として追加するのが良いでしょう。

[イベント受付フロー-公開フォーム：「1.確認/受付完了メール作成」画面]