業務：経費の申請と精算
クラウド型ワークフローで「経費申請フロー」のシステム化を実現した！（第559話参照）
しかも「多角的なグルーピング」（クラスタリング分析）を実現するための仕組みも導入した！（第560話参照）
経理チームは、「48時間の滞留で自動的に部長決裁されたものとみなす」というルールが適用された経費申請（案件ステータス115～155）に対して、目を光らせているらしい。
課題：監査法人とのデータ共有
しかし、、、情報量は「多ければ多いほど良い」というモノではない。ワークフローには、『立替金額』や『計上月』といった基本情報だけでなく『立替申請を行ったヒト・時刻』や『支払を証明する書類』あるいは『プロジェクトの名称』や『取引先企業名』といった関連情報まで、様々なデータが含まれている。たしかに社内の人間であれば、様々なデータから「情報」を抽出することは重要なシゴトと言える。
ただ、例えば、会計監査人にしてみれば「審査過程」や「所要時間」などは無用なデータだ。例えば、社長や会長といった経営トップにしてみれば「誰が多くの経費を使ったか」まで見る時間がない。彼らにとっては「多角的な集計フィルタリング」より、必要なデータが簡潔に一覧されている方が重要なのだ。
う～む、ならば報告用の Spreadsheet を「手作り」するか？？？（悪夢）
[経費精算フロー-Spreadsheet出力]
解決：Spreadsheet へのリアルタイム追記
この業務プロセス定義では、最下流にある「経理チームの承認工程」の直後に『Append Sheet』という自動工程が配置されています。ここでは、
- A. 立て替えた日
- B. 計上月(YYYY-MM)
- C. 勘定費目分類
- D. 精算金額
- E. 立替人所属組織
- F. 稟議書ID
会計監査人は Spreadsheet を参照するだけで「全ての審査が完了した経費案件」について効率よく確認することが可能となっています。ワークフロー基盤にログインする必要はありません。
考察：外部連携の意義
ワークフローに流れたデータを「外部システムである Google Spreadsheet」に自動出力する仕組みは、単に「データの見やすさ」や「リアルタイム共有」を実現するだけのものではありません。つまり「無人で自動追記される」という特性から、ログデータとしての存在意義があると言えます。
具体的には、業務データの隠蔽削除や改ざんといった不正を抑止し、システム障害時には業務データの代替参照先として活用できます。（業務データ・ミラーリング）
PS：書式や背景色などのカスタマイズ
なお『Google Sheets 行追加』は、各企業文化にあわせたカスタマイズ要求が多い自動工程です。つまり「負の金額は赤色で書く」や「100万円以下は四捨五入する／切り捨てる」や「四半期の区分を追記する」など、業種や事業規模によって基本的なロギングニーズが異なります。より調和のとれた業務データ環境を実現するために、会社全体での共通利用を積極的に進めた方が良いかも知れません。
＜自動工程の設定画面＞
＜自動工程の定義ファイル＞
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><service-task-definition>
<label>Google Sheets Append Cells</label>
<label locale="ja">Google Sheets 行追加</label>
<summary>Adds new cells after the last row with data in a sheet, inserting new rows into the sheet if necessary.</summary>
<summary locale="ja">シート末尾に１行追加し、その各セルにデータを入力します。必要あれば行領域を拡大します。</summary>
<help-page-url>https://www.questetra.com/tour/m4/m415/addon-googlesheets-appendcells/</help-page-url>
<help-page-url locale="ja">https://www.questetra.com/ja/tour/m4/m415/addon-googlesheets-appendcells/</help-page-url>
<configs>
<config name="conf_OAuth2" required="true" form-type="TEXTFIELD">
<label>V: Set OAuth2 Config Name (at [OAuth 2.0 Setting])</label>
<label locale="ja">V: OAuth2通信許可の設定名 (←［OAuth 2.0 設定］における設定名)</label>
</config>
<config name="conf_DataIdW" required="true" form-type="SELECT" select-data-type="STRING_TEXTFIELD|SELECT_SINGLE">
<label>W: Select STRING/SELECT DATA for Spreadsheet ID (File ID)</label>
<label locale="ja">W: Spreadsheet ID （ファイルのID）が格納されている文字列型or選択肢型データを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdX" required="true" form-type="SELECT" select-data-type="STRING_TEXTFIELD|SELECT_SINGLE|DECIMAL">
<label>X: Select STRING/SELECT/NUMERIC DATA for SheetGID (Worksheet ID)</label>
<label locale="ja">X: Sheet GID （WorksheetのID）が格納されている文字列型or選択肢型or数値型データを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdY" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING_TEXTAREA">
<label>Y: Select STRING DATA for Access Log (update)</label>
<label locale="ja">Y: 通信ログが格納される文字列型データを選択してください (更新)</label>
</config>
<config name="conf_DataIdA" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>A: Select DATA for Column-A Value of New Row</label>
<label locale="ja">A: 末尾行のA列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdB" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>B: Select DATA for Column-B Value of New Row</label>
<label locale="ja">B: 末尾行のB列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdC" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>C: Select DATA for Column-C Value of New Row</label>
<label locale="ja">C: 末尾行のC列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdD" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>D: Select DATA for Column-D Value of New Row</label>
<label locale="ja">D: 末尾行のD列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdE" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>E: Select DATA for Column-E Value of New Row</label>
<label locale="ja">E: 末尾行のE列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdF" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>F: Select DATA for Column-F Value of New Row</label>
<label locale="ja">F: 末尾行のF列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdG" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>G: Select DATA for Column-G Value of New Row</label>
<label locale="ja">G: 末尾行のG列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdH" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>H: Select DATA for Column-H Value of New Row</label>
<label locale="ja">H: 末尾行のH列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdI" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>I: Select DATA for Column-I Value of New Row</label>
<label locale="ja">I: 末尾行のI列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
<config name="conf_DataIdJ" required="false" form-type="SELECT" select-data-type="STRING|DECIMAL|DATE|DATETIME|SELECT_SINGLE|QUSER|QGROUP|FILE">
<label>J: Select DATA for Column-J Value of New Row</label>
<label locale="ja">J: 末尾行のJ列に追加される値が格納されているデータを選択してください</label>
</config>
</configs>
<script><![CDATA[
// Google Sheets Append Cells (ver. 20171031)
// (c) 2017, Questetra, Inc. (the MIT License)
// by spreadsheets.batchUpdate [AppendCellsRequest] (not by spreadsheets.values.append)
// https://developers.google.com/sheets/api/reference/rest/v4/spreadsheets/request#appendcellsrequest
// OAuth2 config sample at [OAuth 2.0 Setting]
// - Authorization Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/auth?access_type=offline&approval_prompt=force
// - Token Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/token
// - Scope: https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets
// - Consumer Key: (Get by Google Developers Console)
// - Consumer Secret: (Get by Google Developers Console)
//// == Config Retrieving / 工程コンフィグの参照 ==
var oauth2 = configs.get( "conf_OAuth2" ) + "";
var dataIdW = configs.get( "conf_DataIdW" ) + "";
var dataIdX = configs.get( "conf_DataIdX" ) + "";
var dataIdY = configs.get( "conf_DataIdY" ) + "";
var dataIdA = configs.get( "conf_DataIdA" ) + "";
var dataIdB = configs.get( "conf_DataIdB" ) + "";
var dataIdC = configs.get( "conf_DataIdC" ) + "";
var dataIdD = configs.get( "conf_DataIdD" ) + "";
var dataIdE = configs.get( "conf_DataIdE" ) + "";
var dataIdF = configs.get( "conf_DataIdF" ) + "";
var dataIdG = configs.get( "conf_DataIdG" ) + "";
var dataIdH = configs.get( "conf_DataIdH" ) + "";
var dataIdI = configs.get( "conf_DataIdI" ) + "";
var dataIdJ = configs.get( "conf_DataIdJ" ) + "";
// convert 'java.lang.String' to 'javascript string'
//// == Data Retrieving / ワークフローデータの参照 ==
var spreadsheetId = "";
if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataIdW ).matchDataType( "SELECT_SINGLE" ) ){
spreadsheetId = engine.findDataByNumber( dataIdW ).get(0).getValue() + "";
}else{
spreadsheetId = engine.findDataByNumber( dataIdW ) + "";
}
var sheetId = "";
if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataIdX ).matchDataType( "SELECT_SINGLE" ) ){
sheetId = engine.findDataByNumber( dataIdX ).get(0).getValue() + "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataIdX ).matchDataType( "DECIMAL" ) ){
sheetId = engine.findDataByNumber( dataIdX ) + "";
sheetId = sheetId.replace(/,/g,"").replace(/\./g,""); // Remove dots and commas
}else{
sheetId = engine.findDataByNumber( dataIdX ) + "";
}
//// == Calculating / 演算 ==
// preparing for API Request
var apiRequest = httpClient.begin(); // HttpRequestWrapper
// com.questetra.bpms.core.event.scripttask.HttpClientWrapper
// Request HEADER (OAuth2 Token, HTTP Basic Auth, etc)
var token = httpClient.getOAuth2Token( oauth2 );
apiRequest = apiRequest.bearer( token );
// Request PATH (https://example.com/abc/def/)
var apiUri = "https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/";
apiUri += spreadsheetId + ":batchUpdate";
// Request QUERY (?a=b)
// (no set)
// Request BODY (JSON, Form Parameters, etc)
function cellDataObject( dataId ){
var dataObj = {};
dataObj.userEnteredValue = {};
if( dataId === "" ){
dataObj.userEnteredValue.stringValue = "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "SELECT_SINGLE" ) ){
dataObj.userEnteredValue.stringValue = engine.findDataByNumber( dataId ).get(0).getDisplay() + "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "FILE" ) ){
dataObj.userEnteredValue.stringValue = engine.findDataByNumber( dataId ).get(0).getName() + "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "QUSER" ) ){
dataObj.userEnteredValue.stringValue = engine.findDataByNumber( dataId ).getName() + "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "QGROUP" ) ){
dataObj.userEnteredValue.stringValue = engine.findDataByNumber( dataId ).getName() + "";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "DATE" ) ){
var serialDays = ( engine.findDataByNumber( dataId ).getTime() + engine.getTimeZoneOffsetInMinutes() * 60000 ) / 86400000 + 25569;
dataObj.userEnteredValue.numberValue = serialDays;
dataObj.userEnteredFormat = {};
dataObj.userEnteredFormat.numberFormat = {};
dataObj.userEnteredFormat.numberFormat.type = "DATE";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "DATETIME" ) ){
var serialDays2 = ( engine.findDataByNumber( dataId ).getTime() + engine.getTimeZoneOffsetInMinutes() * 60000 ) / 86400000 + 25569;
dataObj.userEnteredValue.numberValue = serialDays2;
dataObj.userEnteredFormat = {};
dataObj.userEnteredFormat.numberFormat = {};
dataObj.userEnteredFormat.numberFormat.type = "DATE_TIME";
}else if( engine.findDataDefinitionByNumber( dataId ).matchDataType( "DECIMAL" ) ){
dataObj.userEnteredValue.numberValue = engine.findDataByNumber( dataId ) - 0;
}else{ // for "STRING"
dataObj.userEnteredValue.stringValue = engine.findDataByNumber( dataId ) + "";
}
return dataObj;
}
var requestObj = {};
requestObj.requests = [];
requestObj.requests[0] = {};
requestObj.requests[0].appendCells = {};
requestObj.requests[0].appendCells.sheetId = sheetId;
requestObj.requests[0].appendCells.fields = "*";
requestObj.requests[0].appendCells.rows = [];
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0] = {};
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values = [];
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[0] = cellDataObject( dataIdA );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[1] = cellDataObject( dataIdB );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[2] = cellDataObject( dataIdC );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[3] = cellDataObject( dataIdD );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[4] = cellDataObject( dataIdE );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[5] = cellDataObject( dataIdF );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[6] = cellDataObject( dataIdG );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[7] = cellDataObject( dataIdH );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[8] = cellDataObject( dataIdI );
requestObj.requests[0].appendCells.rows[0].values[9] = cellDataObject( dataIdJ );
apiRequest = apiRequest.body( JSON.stringify( requestObj ), "application/json" );
// Access to the API (POST, GET, PUT, etc)
var response = apiRequest.post( apiUri ); // HttpResponseWrapper
var httpStatus = response.getStatusCode() + "";
var accessLog = "---POST request--- " + httpStatus + "\n";
accessLog += response.getResponseAsString() + "\n";
//var responseObj = JSON.parse( response.getResponseAsString() );
// Retrieve Properties from Response-JSON
// (no action)
// Error Handling - https://stripe.com/docs/api#errors
// (no action)
//// == Data Updating / ワークフローデータへの代入 ==
if ( dataIdY !== "" ){ engine.setDataByNumber( dataIdY, accessLog ); }
]]></script>
<icon>
(省略)
</icon>
</service-task-definition>
＜経費精算フロー-Spreadsheet出力：「4.補正／却下」画面＞
＜データ項目一覧画面＞
[雛形ダウンロード (無料)]
- 業務テンプレート：経費精算フロー-Spreadsheet出力
- 第464話：立替金精算依頼を回す（基本業務パック） (2016-01-04)
- 第510話：もう経費精算フローの中で「事後承認」すればイイ (2016-11-21)
- 第466話：出張申請に対する承認は「課長代理」のシゴトだ (2016-01-18)
- M117 データ検索: 全案件データを絞込検索する／絞込条件を保存する (使い方)
- M227 自動工程: 業務データの結合や四則演算が自動実行されるように設定する (使い方)
- M209 引受ルール: 引受候補者を“営業部”などの組織情報や“資格者”などのロール情報で設定する (使い方)
- M304 一般ユーザ: ユーザアカウントをグルーピングする ［ロール］ を登録する (使い方)
- M401 業務の流れ: 申請と差戻対応の工程を分け“手戻り”をモニタリングしやすいように設定する (使い方)
- M416 自動工程: 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を自作する (使い方)
- Google Sheets 行追加 (Addon解説)
[英文記事 (English Entry) ]
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