ワークフローサンプル: シンプルなビジネス・プロセスで営業情報を共有しよう

「見積」から「受注」までの業務の流れを捕捉したい。

・今、どの見積書が「失注／受注」の判断を待っている状態なのか、いつでも確認したい。
・受注した時には、必要十分な情報をヌケモレなく、自動的に関連部署に伝えたい。

営業部門でやりたい事は色々あるが、まずは何より「現在情報の共有」だ。以下のワークフロー定義では、セールスチームの案件管理を、非常にシンプルな業務フローで定義している。まさに簡易SFAと言える。ここで注意したいのは、日常の業務報告はシンプルでなければ継続できない点だ。

このワークフローは、営業マンの『1.案件発生報告』に始まる。案件発生登録の直後には、営業リーダに対して『1a.助言や戦略の指示』と言うタスクが明示的に割り当てられる。

その後、セールス担当は自分の担当する案件で、見積提出や往訪などのステータス変更があった際に、タスク『2.見積提出や往訪の記録』で進捗を掲示板型データに追記し「一時保存」する。なお、もしチーム内に共有すべき事項があるなら、「商談中」のフラグを確認して「終了」させる。その場合には、チーム内への「案件進捗共有メール」が、自動的に送信される。

なお、受注や失注が確定した場合には、「受注・失注」のフラグをonにして、タスク『2.見積提出や往訪の記録』を「終了」させれば良い。自動的に「受注しました！メール」がチーム内に飛ぶ仕組みだ。

（敗北分析のためのデータは、上司だけが知れば良い。つまり「失注ですメール」はリーダだけに飛ぶように設定するのがイイような気がする）

[営業-見積もりから受注まで共有フロー]

商談中案件のデータが蓄積されて来れば、「会社規模」や「業種」で検索してみよう。Questetraなら、社内SNS機能で、同僚や部下の進捗に対して積極的に助言するのも良い。

ちなみに、このワークフロー運用に慣れれば、管理部門をワークフローに参加させて請求処理を一連の流れの中で処理したり、あるいは生産部門のワークフローに連携させて「過不足のない案件データ」を自動的に電送したりすることが出来るようになるだろう。そうなると単なる「SFA」ではなくなる。すでに「基幹業務システム」と呼ぶにふさわしい。

[営業-見積もりから受注まで共有フロー　「2.見積提出や往訪の記録」]