第495話：自動工程におけるデータ加工、アレコレ（その２）

• A. 翻訳前の原稿
• B. 翻訳後の原稿

それらの「文字数」を自動的に記録しておきたい。

たしかに「人間が文字数をカウントしなければならない」なら絶対ヤラナイ作業だが、「ワークフローシステムが自動的に数えてくれる」なら記録として残しておこうと思う。。。


クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』の場合、以下に列挙したような自動処理であれば、自動工程アイコンが予め組み込まれているので、簡単に業務プロセスに追加することができる。

• 文字列Aと文字列Bを結合する（M227）
• 数値Aと数値Bを足す（M227）
• 文字列を台紙 PDF に挿入された PDF を生成する（M228）
• ファイルを Google Drive に保存する（M229）

しかし、この「文字数を数える」の例の様な作業を自動化するには、［スクリプト工程］（スクリプトタスク）（M230）と呼ばれる万能型の自動工程を配置し、そのプロパティとしてのスクリプト（ECMA-Script/JavaScript）をセットする必要があった。（Ver. 11.0 時点）

[翻訳プロセス]

第494話：自動工程におけるデータ加工、アレコレ（その１）

特定の「業務データ」を加工したい。
特定の「業務データ」のデータ型を変換したい。
特定の「業務データ」のプロパティとしての文字数を取得したい。

基本的な話として、「ワークフローシステム」は業務データの「受け渡し」を自動化する。ただ「受け渡し」だけでなく、「作業そのもの」についても出来る範囲で自動化（無人化）したいものだ。特に「機械的な作業」であれば尚更。。。

クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』の場合、

• 文字列Aと文字列Bを結合する（M227）
• 数値Aと数値Bを足す（M227）
• 文字列を台紙 PDF に挿入された PDF を生成する（M228）
• ファイルを Google Drive に保存する（M229）

と言った作業であれば、最初から組み込まれている自動工程でサーバサイド処理させることができる。しかし、少しでも「オリジナリティが高い作業」となれば、そうも行かない。

たとえば、以下のワークフローにある『文字数カウンタ』は、上流工程で入力された文字列型データＸについて、（サーバサイドにて）、その文字数を数え、数値型データＹに格納させる自動工程だ。こういった場合には［スクリプト工程］（スクリプトタスク）（M230）と呼ばれる万能工程を配置し、スクリプト（ECMA-Script/JavaScript）をセットする必要がある。（Ver. 11.0 時点では…）

[文字数カウンタ]

第493話：共有パスワードの利用を管理する（Sheets API v4）

日常業務は「共有パスワード」だらけ。。。

ルータを置けば「管理者パスワード」を設定する。ネットプリントに申し込めば「法人アカウント」を登録する。スキャナを買っただけでも「ユーザ登録」が必要となる。幼い日から「絶対にパスワードは他人に教えてはなりません」と教わって大人になったのに、、、現実の大人の世界には「組織内で共有（共用）せざるをえないパスワード」が沢山あるじゃないか！！　（そして会社のファイルサーバには、門外不出の秘密ファイルが。。。）

以下のワークフローは「共有パスワード」を管理する業務プロセスだ。

組織用の「パスワードマネージャ」と言っても良い。社員からのリクエストがあった際、その10分後にパスワードが自動開示される仕組みだ。誰が・いつ・どのパスワードを利用したか、すべて自動的に記録されるようになる。（加えて管理者側の「パスワード変更」も記録されるようになる）

[共有パスワード問合]

第492話：取引先マスタ Spreadsheet を 参照する（Sheets API v4）

「顧客リスト」を表計算ソフトで管理している会社は多い。

ただ、、、10年前は当たり前のように『Excel ファイル』が作られていたのに、今では、クラウド型データベースである『Google SpreadSheet』や『kintone』が利用されるケースの方が多くなってきたと思う。つまるところ、

• いつでも・どこからでもアクセスできる
• データが消失するリスクを小さくできる
• データを複製して持ち運ぶ必要が無い
• サービスプランによっては閲覧履歴を全て残せる

といった利便性をリーズナブルな価格で（もしくは無料で）享受できるのだから、特に中小零細企業には有り難い。

＜API 通信のイメージ図＞

しかも、クラウド型データベースを使えば、外部システムにも「顧客リスト」を参照させることが可能となる。（API 機能：Application Programming Interface）

以下のワークフローは、「Google SpreadSheet 上の顧客リスト」をワークフロー環境に取り込ませる自動フローだ。この例では、毎日深夜 1:00 に「顧客リスト」が自動的に同期されるようになる。（フローそのものは、以前紹介した kintone 同期とほぼ同じだ）

[顧客マスタ同期プロセス-スプレッドシート連携]

第491話：銀行 CSV を Google Sheets に流し込む

「通帳のログ、転記してるの？」

日本の銀行は「通帳」という冊子をくれる。ATM に挿し込めば、入出金の記録を全てキレイに印字してくれる。しかし「通帳」が紙としての冊子である限り、そこに記載された情報にアクセスできる人間が限られてしまう。かと言って「銀行帳.xls」に手入力するのもメンドウだ。

以下の業務フローは、銀行の入出金ログを Google SpreadSheet に流し込むという業務だ。

銀行のオンラインサービスで入手できる「入出金ログ」をインポートすれば、指定した SpreadSheet に、自動的に追記される仕組みとなっている。この例では「みずほ銀行」や「多くの地銀」が提供している『ANSER-API形式』というタブ区切りファイルを取り込むスクリプトがセットされている。

「オンライン通帳」とでも言えば良いのだろうか。。。便利だ。

[入出金のログ登録]

第490話：パスワードを自動生成するボタンを配置する

「入力フォームが多すぎる！」

ワークフロー・システムに対する不満。。。その多くは「データ入力の手間」だ。しかし、業務プロセスをカイゼンし続けていると、どうしても「入力しなければならないデータ」が多くなってしまう傾向にある。さて。。。

意外に思われるかもしれないが、最も効率的な負担低減策は「ありがちなデータをクリック入力できるようにすること」だ。実際に体験してみるのが一番だが、5文字や10文字の入力であってもワンクリックで入力できれば、非常に作業効率が良くなる。そして、タクサン居並ぶならぶ入力フォームに次々と入力できれば、実にキモチイイ。


以下のサンプルは、以前紹介した「ボタン de 入力」に、更に「パスワードを自動生成して入力するボタン」を追加したものだ。このようなボタンを配置すれば、たとえば「システムアカウントを発行する」といった作業を集中して対応できるようになるだろう。
参考）第481話：入力フォームに「ボタン de 入力」の工夫

[入力フォームのテストフロー２]

第489話：作業時間を自動計測するボタンを配置する

ストップウォッチを使って、翻訳作業の時間を計測してるんデス！

素晴らしい！。素晴らしスギル！！。しかも「秒単位」で記録するだなんて。。。しかも「離席時間」や「中断時間」はストップウォッチを一時停止させるだなんて。。。うんうん。「正確な業務実態の記録」は業務改善に欠かせない！


そんな貴方の為に、入力画面の中に「Startボタン」「Stopボタン」「Clearボタン」が表示される設定を提案したい。この設定があれば、リアルなストップウォッチ（スマートフォン？）が無くても、簡単に時間計測できるようになる。

何と言っても、いままで手入力していた「作業時間」（文字列型／hh:mm:ss）のフォーム上で動作する点が秀逸だ。すなわち、計測結果を転記する手間すら必要ない。

[翻訳フロー]