ワークフローサンプル: 自分の申請をメールで「仮開始」しておく方法

『業務プロセス改善』（Business Process Improvement）なる言葉がある。

BPI などと略して言う人は、かなり重度の「カイゼン病」だ。しかし、常日頃から「業務プロセス」のあるべき姿（To-Be）を妄想し続ける事はスバラシイ。所詮、全ての日常業務は科学技術の進歩とともにカイゼンされるべき存在なのだ。『業務プロセス管理システム』（BPMS）なんてカイゼンを構想するためのツールにすぎない。そうだ。カイゼンなくして、成長なし！（荒、鼻息）

さて、、、各社員が「業務カイゼン案」を報告する業務プロセスは、これまでにも紹介してきた。すなわち

前々回のサンプル、社員自身がいつでも自発的にカイゼン案をエントリできる仕組み
前回のサンプル、なかば強制的にカイゼン案をエントリさせる仕組み

の2つのフローは、組織として改善アイデアを集約する上で非常に有効な仕組みと言える。

しかし、アイデアと言うものは、ふとした瞬間に舞い降りてくるもの。特に、「良いアイデア」ほど、舞い降りてくるタイミングが悪い。。。寝床の中、トイレの中、風呂の中。。。そして次の瞬間から徐々に揮発していく。（もう少し都合良いタイミングで舞い降りてきて頂きたいものだ。 by ピタゴラス）

そんな時には、（防水）スマホのメーラで「アイデア」をメモしておこう。

以下の業務プロセス定義は、「アイデア乱文メモ」をメール受信するとメール送信者のマイタスクに下書き保存しておく仕組みが追加されている。つまり、次に仕事デスクに座った時に、その「アイデア乱文メモ」を清書しキチンとした「改善案」として提出するのだ。

[カイゼン提案フロー（強制割当・メール開始対応）]

[カイゼン提案フロー（強制割当・メール開始対応）：「1'.改善エントリ」画面]

このワークフローは「メール受信」をトリガーとして起動される。しかも、このサンプルの場合は、メールの「From アドレス」を参照し、第一工程の処理担当者が指名される仕組みとなっている。

もっとも、担当者を指名するための自動工程（数行のスクリプト）が必要になるが、これは非常に便利な仕組みだ。他業務への応用も可能なので、是非試してみて欲しい。

なお、、、From アドレス（送信者）が、BPMS ユーザでない場合はエラーとなってしまう。複数のメールアドレスを使っている場合には From アドレスに注意して送信する必要がある。

＜データ項目一覧画面＞