ワークフローサンプル: 第504話：監査書類を Dropbox に自動保存！

「監査法人への書類提出、メンドクサイ！」

事業会社はそう思っているかも知れないが、会計監査人だってツライ。この「印刷書類の山との闘い」、何とかスマートにならんものか・・・と日々悶々としているのだ。

「必要書類がナイ」とか
「不要な書類がアル」とか

そんな事態が連発すれば、心がポキっと折れてしまう。

以下のワークフローでは、成約に至った見積書がリアルタイムに共有される。何と言うことはない、監査法人側が管理する Dropbox フォルダに対してデジタルファイルが逐次アップロードされる仕組みとなっているのだ。「工程の無人化」というヤツだ。

しかも、人間が「提出すべき書類」を選んでコピー機にかけるのとは違い、ヌケモレは発生しない。ファイルの検索だって簡単だ。

そして、事前に調査できることも多く、現場におもむく回数だって減らせるに違いない。

すばらしい！

※ この例は『第499話：ナンデ見積提出の概況が分からないんだ！』とほぼ同じ（自動工程が一つ追加されている）
※ 既存プロセスに工程を追加する際は、あらかじめ［アドオンXML］を入手し、機能追加ファイル（プロセスモデルファイル）としてインポートする

[見積作成フロー-Dropbox]

＜Addonxmlコンフィグ画面＞

この仕組みを運用するには、事前に Dropbox Platform 側でフォルダの設定（アプリの登録）をしておく必要がある。
※ 監査法人での利用なら、クライアント企業ごとに「アプリ」を作れば良い。

そして、一度設定すれば、その後は［Upload Dropbox］工程に案件が到達する度に、その案件のファイルデータが自動的に Dropbox Platform フォルダにアップロードされるようになる。

＜Dropbox 設定画面＞

なお、このデータ通信は「Dropbox API」を介して行われる。

少し注意して頂きたいのは、ここでは Dropbox API の「Ver. 2」ではなく「Ver. 1」が使われている点だ。『Questetra BPM Suite』が「Ver. 2」の仕様とマッチしない部分があるためやむを得ず使っている。そして「Ver. 1」は、2017年の6月にも使えなくなるかも知れない、という状況にある。。。

もっとも『Questetra BPM Suite』は、近い将来にも V2 仕様にマッチするはずだ。そして新しい［アドオンXML］もスグに公開されるだろう。その際には［Upload Dropbox］の部分を新しいものに置き換えるようにしていただきたい。

※ 2016年10月現在、『Questetra BPM Suite』からのHTTPリクエスト発信は、どんなヘッダー情報でも付加できる訳ではない。つまり「"X-" 始まりのヘッダ情報」であれば多くの書式が許可されているのだが、「"X-"で始まらないヘッダ情報」は許可されない書式が多い。そして "Dropbox-API-Arg" 等のヘッダは、今のところ許可されていないという状況にある。

※ 少し技術的な話になるが、、、Dropbox API における通信許可の仕組みは Access Token がリフレッシュされないという珍しい仕様のため、この自動工程は［OAuth 2.0 設定］を使用しない方式で通信される。

＜データ項目一覧画面＞