ワークフローサンプル: 顧客名を入力する上流工程、そのテンプレート

日常の業務記録、、、"少しの工夫" で大きく価値が変わるかも知れない。例えば、もしも、全てのワークフロー履歴において、

顧客名のユラギが無い
顧客名が案件の [件名] に正確に表示されている

が実現されたとすれば、様々な "データ活用" が実現するだろう。

例えば、過去の記録を容易に検索できるようになる。（特定案件の検索）
例えば、特定の大企業に対して全営業マンが延べ何回往訪しているのかが集計できるようになる。（業務に閉じた集計）
例えば、"資料請求" から "見積提出" に至るコミュニケーションの推移や期間を分析できるようになる。（業務横断的な集計）

更には普段の活動も変わってくるかも知れない。例えば、闇雲に OJT を唱えるより、実際の業務記録を眺め見てもらう方が、新人教育になるかも知れない。ベテラン社員とディスカッションするより、実際の業務記録を眺め見ている方が、戦略案を発想しやすいかも知れない。

以下の業務プロセス定義は、実際に "顧客名入力" が行われる上流工程だけを記述した、言わばテンプレートだ。下流工程を加筆すれば、例えば "往訪報告" や "資料請求対応" など、様々な業務プロセス定義を簡単に作成できる。

[受注納品請求フロー]

[受注納品請求フロー：「1.顧客対応入力」画面]

業務データの多くは、最上流工程で入力される。具体的に言えば "申請する" や "報告する" や "受信記録する" といった工程だ。

言うまでも無い話だが、この最上流でのデータ入力がより正確なモノになれば、下流工程での業務効率は向上する。更にはデータ検索やデータ分析にも、フル活用できる履歴となるだろう。しかし、だからこそ最上流工程での入力フォームや自動化処理は重要なのだ。

この業務プロセスの入力画面では、顧客名入力の為に (1)『エンドユーザ名（選択入力）』と (2)『エンドユーザ名（文字入力＝要マスター更新）』という2つの入力フォームが用意されている。要は、

(1) 会社全体で管理されている "顧客マスター" から顧客名を選択入力
(2) （"顧客マスター" に登録されていない場合）、フリーテキストで入力

のいずれかを行える仕組みだ。ただ、この例では

(1') "顧客マスター" から顧客名を選択入力（加えて将来社名変更がある事をマスター管理者に通知）

と言うオプションも可能になっている。少々地味に感じるかも知れないが非常に秀逸な仕組みと言えるだろう。

[データ項目一覧画面]

[雛形ダウンロード (無料)]

業務テンプレート：受注納品請求フロー

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