ワークフローサンプル: 展示会アンケートを活かす業務プロセス

紙のアンケートは、「データ入力」が大変だ。

とは言うものの、、、「Expo 展示会」や「住宅展示場」などでは、紙とペンを渡すのが現実的だ。翌日、その膨大な「アンケート用紙の束」と向き合う。手分けしてエクセルに入力していくのだ。（良くある話）。出来上がったエクセルファイルは、円グラフが足され、棒グラフが足され、会議で報告される。。。。（おわり？）

やはり「見込顧客」に対するアプローチ業務は標準化しておきたい。（フォロー計画）

手順が規定され得るのなら、エクセル等（データ指向システム）に入力するのでは無く、ワークフロー（プロセス指向システム）に入力する方が良い。（Excelエクスポートはイツでもできる）
以下のワークフローでは、１件１件の「見込顧客」がフローの中で「処理」される。つまり、入力された見込顧客データは、営業担当の誰かが引き受け「電話でのアポ取り」で往訪すべきかどうかが確認されるのだ。そして、往訪すべき案件であれば「往訪等を行い商談化」のアプローチで商談になるかを確認する。

リアルタイムで商談化の進捗を確認できる。
と同時に、アンケートに書かれたデータに「商談になったか」と言う情報が加わる。スバラシイ。

[見込顧客アンケート]

[見込顧客アンケート：「3.往訪等(商談判定)」画面]

[データ項目一覧画面]

ところで、このワークフロー例の秀逸な点は、データ入力時に「正規表現チェック」を入れ誤入力リスクを低減させている所だ。

郵便番号：『[0-9]{3}-[0-9]{4}』⇒「3桁数字、ハイフン、4桁数字」
電話番号：『[0-9]{1,4}-[0-9\-]{4,9}』⇒「1～4桁数字、ハイフン、4～9文字」
メール：『[a-zA-Z0-9][a-zA-Z0-9_\.\-+]*@[A-Za-z0-9_\.\-]+』

正規表現とは「文字列のパターンを定義する表記法」の事で、コンピュータの世界では「検索」や「置換」などの分野で広く利用されている。いつ見ても「暗号文」にしか見えない。とは言うものの、基本的な表現方法だけ押さえておくべきだろう。 ※ Regular Expression

[0-9]　⇒　「0から9までの数字１文字」（「\d」と書いても良い）
[0-9a-zA-Z]　⇒　「アルファベット１文字」（「\w」と書いても良い）
{3,7}　⇒　「その前に指定された文字の繰り返し回数が3回から7回」
*　⇒　「その前に指定された文字の繰り返し0回以上」
+　⇒　「その前に指定された文字の繰り返し1回以上」
?　⇒　「その前に指定された文字の繰り返し0回or1回」

ちなみに、大切な事はきちんと業務改善サイクルを回せるようにすることだ。
「マッチング率の高い正規表現」を探究するのでは無く、「自分達のレベル」と「現場の必要性」に合わせた正規表現でメンテナンス性を高めたい。例えば、電話番号の入力ミスは「ハイフン忘れ」と「市外局番忘れ」しか起きないのであれば、以下の様な正規表現に改めるべきかも知れない。

電話番号：『0[0-9]{1,4}-[0-9]{1,4}-[0-9]{4}』⇒「0で始まって、1から4桁の数字、ハイフン、1から4桁の数字、ハイフン、4桁の数字」

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