法人名の「ゆらぎ」が頻発!

見積書や請求書の宛先データが、「日本電信電話株式会社」になってたり、「日本電信電話(株)」になってたり、「NTT株式会社」になってたり・・・。やはり、見積書作成フローや請求書作成フローの入力フォームは、(TEXT フォームではなく)、セレクト方式にせざるを得ない。でなければ、集計に耐えないデータが溜まっていく一方だ。

いわゆる『顧客マスター』はスプレッドシートで管理しているのだが。。。


以下のワークフローは、『ワークフロー環境の顧客マスター』が、Google スプレッドシート内のデータによって自動更新される仕組みだ。様々な業務フローで「顧客名選択」というセレクト方式の入力フォームを設置することができるようになる。しかも、その入力フォームは、常に最新の『顧客マスター』が維持されるのだ。

※ ここで使われている[Sheet参照]という自動工程(サービスタスク)は、あらかじめ[アドオンXML]によって機能拡張しておく事で利用可能となる。(v11.1: 2016-09-05)

[取引先マスター同期]
「今期の "接待費"、いくら使ったんダロ?」

営業部長たるもの、これまでに「稟議決裁した外部支払の総額」については、キチンと把握しておきたい。できることなら「稟議決裁を要しない支出」も含めてキッチリ把握しておきたいものだ。(平たく言えば、営業部の「オコヅカイ帳」をマジメに管理したい。。。堅く言えば「予算管理」をしたいという話。)

以下のワークフローでは、決裁依頼が回ってくるときに「今までの支出総額」があわせて表示される。具体的には Google シート「予算消費ログ」(通称:オコヅカイ帳)にある支出の総額が自動的に計算される仕組みとなっている。しかも、新たに決裁した瞬間、その決裁した支払予定が「予算消費ログ」に自動追記される仕組みでもある。


もし「予算消費ログ」の精度を上げたくなった場合には、
  • 実際には消費されなかった決裁ログは削除する
  • イレギュラーな少額経費については手作業で追記する
と言った運用の工夫や
  • 稟議不要の「広告出稿フロー」から自動追記させる仕組みを作る
  • 立替金申請フローからも予算消費に該当する費目について自動追記される仕組みを作る
と言った業務プロセス改善が必要になってくるのだろう。が、しかし、まずは概算が把握できるようになるだけでも大きな進歩だ。(たぶん)

ちなみにこのサンプルを使えば、半日もあれば「専用の稟議クラウド」を構築できる。申請者をダンナに、決裁者をヨメに設定して、家庭内で運用してもらっても構わない。(たぶん)

[稟議フロー-Spreadsheet記録]

ここ数年、会計システムにも「クラウド化」の波が押し寄せている。

日本においては、老舗のソフトメーカが『クラウドサービス』を開始したのが大きい。具体的に言えば『MFクラウド会計』と『freee』のマーケットに、2015年7月『やよいオンライン』が参入してきたのだ。中堅・大手向けの機能も拡充されつつあり、もはや「ベンチャー企業」や「個人事業主」だけのツールとは言えない。

最大の利点は「銀行入出金」と「クレジットカード利用」の『明細データ』を一括して取り込めるところにある。すなわち、全ての明細レコードは売上伝票や支払伝票として自動的に取り込まれる。しかも、経理部門が手入力すべき各伝票の勘定科目についても「自動仕訳機能」によってあらかじめセットされているのだ。(仕訳性能は目に見えて向上している)


しかし、そんなクラウド会計も、人間判断に基づく伝票生成については、そう簡単には自動化できそうにない。

※ たしかに「前受金にして売上高計上しない」や「売掛金にて売上高計上する」などについては、いつ誰がその判断を行ったのかキッチリと記録する必要もある。(粉飾決算の抑止、内部統制)

以下の業務プロセスは、前受金登録に関する経理ワークフローだ。たとえば「12か月分のサービス代金」が前払いされた際に12件の「振替伝票データ」が自動的に生成される仕組みだ。
  1. 経理担当が「前受金」として判断し、
  2. 上司が承認し、
  3. 会計担当が「振替伝票データ」を登録する
という流れになっている。

[前受金登録フロー]
「いま提出済の見積書、合計は幾ら?」

営業部長なら誰でも気になる売上予算。いや、営業部長でなくても、会社の売上進捗が気になって仕方がない人は多い。
  • 何枚の見積書が提出されているのか?
  • その見積書の総額は幾らなのか??
  • そろそろ「受注報告」が上がってきても良さそうな案件は何???

当然の話だが、、、「売上高」を予想したいなら『見積書トラッキング』が欠かせない。

もし「見積起案」や「見積承認」や「結果報告」といった一連の見積業務が進捗管理されていれば(ワークフローで管理されていれば)、『どの工程に、どんな案件が、何件あるのか?』が一目瞭然となるだろう。フローを流れた過去の案件を集計すれば『受注率』だって簡単に算出できる。

(ていうか、見積書の提出総額がワカラナイなんて「営業部の生産性」が問われる…)


以下のワークフローは「1.見積内容の起案」に始まり「4.受注失注報告」に終わる『見積作成フロー』だ。(将来的には『請求プロセス』に接続したい)

見積作業が開始されれば、営業部長も、営業も、自分が今やらなければならないこと(「見積書を承認しなければならない」、「見積書を客先提出しなければならない」など)が明確になる。そこに「ムダな待ち時間」はない。もちろん「対応モレ」や「報告モレ」なども一切ない。

そして役員連中は、四半期決算ごとに「提出済みで受失注報告待ちの見積書」(第4工程に滞留している見積書)をチェックするのだろう。

[見積作成フロー]
「翻訳した文章、チーム内で共有したいな」

たしかに「メール共有」も悪くない。翻訳作業の完了と同時に、自動的にチームML(メーリングリスト)に送信される設定にしておけば、素早く翻訳文をチーム共有できるだろう。誤訳やブラッシュアップについてのフィードバックを得られる可能性もある。

しかし、受信した人が「指摘したい」と思った時に「メールでの返信」になってしまうのは、うれしくない。今どき、社内の情報交換は「社内SNS」がメインだ。


以下のワークフロー定義では、翻訳作業完了と同時に、社内SNSである[オープンチャット]に自動投稿される仕組みとなっている。クオリティの高い翻訳文に、素早く「いいね」することも可能となる。

[翻訳プロセス-OpenChat投稿]
  • 多言語で説明されている取扱説明文
  • Webサイトの原稿(HTML)
  • ソースコード

そんな原稿制作フローであれば、(「文字数」だけでなく)、「ハッシュ値」も自動記録される仕組みにしておきたい。

ハッシュ値とは、データに対する「要約文字列」(メッセージダイジェスト)だ。「指紋」(フィンガープリント)と呼ばれることもある。要するに、どんなデータからでも瞬時に「32個の16進数文字」(MD5方式の場合)が出力でき、1文字のデータ改竄ですら簡単に検証できるようになる。(詳しくは Wikipedia あたりを参考にしていただきたい)

以下のワークフローでは「ハッシュ値取得(MD5)」および「ハッシュ値取得(SHA256)」という[自動工程](サービスタスク)が使われている。どちらも[アドオンXML]によって機能拡張しておけば利用可能だ。(Questetra BPM Suite v11.1, 2016年9月初旬リリース?)

[翻訳プロセス-ハッシュ値]
この業務に必要な自動工程アイコン、、、欲しー!

業務プロセスを設計(モデリング)していると、さまざま処理を「自動化」したくなるものだ。

2016年8月末にもリリースされるクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』(v11.1)では、自動工程アイコンを追加で利用できるようになる。具体的には、パッケージ化された[アドオンXML]を入手し、機能追加ファイル(プロセスモデルファイル)としてインポートすることで、オリジナルの自動工程アイコンが利用できるようになる仕組みだ。


その[アドオンXML]は、多くの場合、
  • Questetra社のサイトからダウンロードする
  • サードパーティ各社から提供を受ける
と言った形で入手するだろう。しかし[アドオンXML]と言う表現からも容易に想像できるように「自作」する事も可能となっている。


以下のワークフローは、前回記事で紹介した『翻訳プロセス』にある[スクリプト工程]を、自作の[自動工程]に置き換えたものだ。

[翻訳プロセス-アドオン]