業務:ユーザ管理

「社員さんの所属部署変更」が発生したら、情報システム部門の雑務が増える。(風が吹けば…的な?)

例えばイチローさんが『営業部』から『カスタマーサービス部』へ異動するという辞令ケース。。。 Google Group で言えば、『ichiro@example.com』というメールアドレスを『sales@example.com』からメンバ削除し、『cs@example.com』にメンバ追加する処理をしなければならない。

ただし、こういった場合「引き継ぎ」を考慮し、加入組織へのメンバ追加は4月1日に、脱退組織からのメンバ削除は4月30日にセットする、というオペレーションを取っている。

課題:所属情報変更の自動化

Google Group 設定については、『第544話:Google Group 連携で、ラクラクML管理(2)』の業務テンプレを使って、自動化できている! 「API 連携」でタイマー処理についても自動化されているため、ミスやヌケモレはほとんど発生しない。

しかし、、、他にも「グループ設定の変更」は沢山あるのだ。(ディレクトリ・サービスは万能ではない)

あれれ? ワークフロー基盤の組織所属設定も自動変更したいのだが、、、どうやって??

[アカウント発行およびML登録-IT全般統制]

業務:FAXでの受注処理

FAX で注文を受け、受注の判断をする。

一昔前なら「人間がやって当然だったこと」も、クラウド時代の今日では「省力化・無人化の対象」だ。

実際、クラウド型FAXサービス(インターネットFAX)『eFax』を使いはじめたので、「紙」は存在しなくなった。そして、その受信ファイルもクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』に自動的に連携されるようになったので、「注文内容の確認」といったヒューマン処理もオンラインでキチンと記録されるようになった。(単純なメール連携)

もう「紙」を探すことは無い。すでに大きく業務改善されてはいる。しかし同時に、もっともっとカイゼンできそうな気がしている。

課題:FAXファイルの総覧

たとえば、こういった「クラウド化」「デジタル化」が進むことによって、業務監査への対応に意外と困っている。

つまり「注文書FAXファイルの存在」について、会計士や内部監査担当に確認してもらいづらくなった。もちろん、ワークフローシステムにログインしてもらい、モニタリング機能やデータ参照機能を使って見てもらえば良いのだが、、、ワークフローシステムには「彼らにとって不必要な機能」が多すぎるため操作に慣れてもらうに時間がかかる。(いろいろ説明がメンドクサイ)

そして彼らの口から「時代に逆行するような一言」が飛び出した、、、「注文書は紙に印刷して綴じておいてくださいよ」と。。。(ガーーーン)

なんとかして「沢山の注文書FAXファイル」を、総覧しやすい形/探しやすい形にできないものだろうか??

[受注FAX処理フロー]

解決:ファイルだけをフォルダにまとめる

「複数のファイル」を総覧するには、やはり Windows や MacOS の「フォルダ(ディレクトリ)」に勝るものはありません。

フォルダは、OS の長い開発史の中で洗練され続けた基盤機能であり、「ソート」「検索」「プレビュー」「アイコン化」など、誰にとっても操作しやすい工夫がなされています。監査担当者にとっても自分なりにイロイロな工夫ができるはずです。

このワークフロー定義では、「注文内容の確認」をパスしたファイル(FAXデータ)が、自動的に Google Drive フォルダに整理格納される仕組みとなっています。こうしておけば、監査担当者にはフォルダのパス(URL)を伝えるだけで良くなります。

<Google Drive 設定画面:"YYYY-MM" フォルダへの自動保存>

考察:クラウドフォルダのマウント

G Suite ユーザなら『ドライブ ファイル ストリーム』(Drive File Stream)が便利です。平たく言えば、パソコンに「超大容量ディスクを増設」したような感じになります。

何と言っても、ローカルパソコンの「ディスク圧迫問題」が解決されている点が秀逸です。つまり、これまでのクラウドストレージでは、ローカルパソコンの特定フォルダと「同期させる方式」が主流でしたが、Drive File Stream では「ストリーミング形式」によってダイレクトに読み書きできるようになっています。

自分好みのファイルを集めた「My Drive」だけでなく、各部署・各プロジェクトの「Team Drives」にも、簡単にアクセスできるようになります。(特定ファイルについてオフライン利用を指定することも可能)

PS:Team Drives

なお、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は今のところ(v11.5)、標準の Google Drive エクスポート機能(サービスタスク(Googleドライブ))において、Team Drives 内フォルダがサポートされていません。既に Team Drives 利用を推進しているようなケースでは、『Google Drive ファイルコピー』アドオン『Google Drive アップロード』アドオン等の利用をお試しください。

[受注FAX処理フロー:「1.受注内容確認」画面]

<データ項目一覧画面>


[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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[英文記事 (English Entry) ]

業務:年末調整

年末の風物詩「年末調整」。

経理部は、1月から11月にかけて概算で徴収してきた『所得税』を、年末12月に精算するのだ。そのためには全社員について「扶養家族の数」や「保険料の支払い」といった情報が必要になる。

去年までは「社員側が開始させる申請ワークフロー」を使ってきた。

もちろんこのフロー、、、経理側が黙っていて次々申請されるモノではない。11月中旬に「月末までに申請してくださいよーーー」という社内アナウンスを、2度・3度と実施する必要がある。1割くらいの人が「月末まで」を守らないので、12月に入ればスグに督促活動に入る。そうしないと12月中に精算を終わらせられない。(税理士さんにも迷惑がかかる)

もっとも、あの膨大な入力フォームも、昨年の申請を[再利用してプロセスを開始]すれば、年度情報を「+1」するだけで完成するので、(しかも自動計算機能もあるので)、ヤル気になれば一瞬で終わる作業なのだが。。。

うーむ、気分よく年を越したい。。。(本期限の「1月精算」はミス対応のための予備日)

※ ちなみに台紙PDFは、毎年の変更手間を減らす細工がなされている (Questetraアドオン
  • 平成X年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申請書(76フォーム)
  • 平成X年分 給与所得者の保険料控除申請書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申請書 (157フォーム)

課題:未提出者に対する督促

しかし、、、やはり「社員が開始させるフロー」は「誰が未提出なのか」が分かりにくい。

ただでさえタイトなスケジュールだ。経理部にとっては「未提出者の一覧」こそが重要なのに。。。他の申請と違って、「提出者の一覧」は、どうでもイイ。(優秀な社員の一覧?)

一度、全社員の[マイタスク]に、『年末調整書類の提出』を強制的に流し込むワークフローについても検討してみよう!! そのやり方であれば、「申請が完了していない社員」を簡単に捕捉できるはずだ。

※ どうやら近い将来、会社での年末調整は廃止されるようだし、(日経新聞 2017-10-16:「政府税調、年末調整の手続きを電子化する方針」)、「プロセス改革」の練習にちょうど良い!?! ついでに「再提出/再作成が必要なフロー」も整備したいな。。。

[年末調整書類の提出フロー]


業務:経費の申請と精算

クラウド型ワークフローで「経費申請フロー」のシステム化を実現した!(第559話参照)
多角的な「グルーピング」(クラスタリング分析)の仕組みも導入した!(第560話参照)
経費サマリーが Spreadsheet にリアルタイム追記される仕組みも導入した!(第561話参照)

今では、部長や社長は、暇さえあれば「最新の経費リスト」を眺めているらしい。スマホでも見やすい Google Sheets (Google スプレッドシート)は、管理職者たちを「24時間営業化」させてしまったのかも知れない??

課題:意外と気づかない日付ミス

しかし「解決すべき課題」は、次々と現れる。。。

経費申請に慣れはじめた3か月目くらいから「入力ミス」が目立つようになってきた。過去データの再利用で申請するケースが多くなってきたからだろうか、特に「日付のミス」が目立つ。

課長が確認し、部長が確認し、経理が確認したハズなのに、、、ナンデ日付がズレているんだ??(by 社長)

たしかに『立て替えた日』は非常に重要なデータ項目だ。月次試算表の集計月を決定するデータにもなる。とはいえ課長や部長にしてみれば、他にも沢山のチェック項目があるのだ。。。もし「2017-11-20」が「2016-11-20」になっていても、その間違いに気づかず「承認」してしまう。

一方で社長が眺め見る「経費リスト」はダイジェスト・サマリーだ。「6項目」しかない。だから、日付がズレていたらかなり目立つ。。。(困った!)
  • A. 立て替えた日
  • B. 計上月(YYYY-MM)
  • C. 勘定費目分類
  • D. 精算金額
  • E. 立替人所属組織
  • F. 稟議書ID

[経費精算フロー-入力チェック]

業務:経費の申請と精算


クラウド型ワークフローで「経費申請フロー」のシステム化を実現した!(第559話参照)

しかも「多角的なグルーピング」(クラスタリング分析)を実現するための仕組みも導入した!(第560話参照)

経理チームは、「48時間の滞留で自動的に部長決裁されたものとみなす」というルールが適用された経費申請(案件ステータス115~155)に対して、目を光らせているらしい。

課題:監査法人とのデータ共有

しかし、、、情報量は「多ければ多いほど良い」というモノではない。

ワークフローには、『立替金額』や『計上月』といった基本情報だけでなく『立替申請を行ったヒト・時刻』や『支払を証明する書類』あるいは『プロジェクトの名称』や『取引先企業名』といった関連情報まで、様々なデータが含まれている。たしかに社内の人間であれば、様々なデータから「情報」を抽出することは重要なシゴトと言える。

ただ、例えば、会計監査人にしてみれば「審査過程」や「所要時間」などは無用なデータだ。例えば、社長や会長といった経営トップにしてみれば「誰が多くの経費を使ったか」まで見る時間がない。彼らにとっては「多角的な集計フィルタリング」より、必要なデータが簡潔に一覧されている方が重要なのだ。

う~む、ならば報告用の Spreadsheet を「手作り」するか???(悪夢)

[経費精算フロー-Spreadsheet出力]

業務:経費の申請と精算

クラウド型ワークフローで「経費申請フロー」のシステム化を実現した!(第559話参照)

もともとワークフローシステムには、他にも様々な「業務フロー」が定義されている。なので、立替金の申請だからといって「経費申請のためのシステム」にログインし直す必要はない。

しかも「課長承認」や「部長承認」といった工程での滞留状況が、業務フロー図上に可視化される。申請した社員も、決裁した上司も、取締役達も、、、「どの工程にどんな申請があるのか」を折々に確認するようになった! そして他人のアウトプットについて助言やコメントが付けられるケースも増えてきた! やはり「どこで滞留しているのか?」が分かる事って、ホント大事だ!

課題:リアルタイム集計

しかし、、、「決裁一覧や決裁総額が的確に把握されているか?」については、やや疑問だったりする。。。

つまり、申請の中には「経費申請を取り止める」に至ったものも多数混ざっている。全ての申請を単純集計しただけでは「正確な経費の総額」にならないからだ。。。

う~む、精算業務に特化された『経費精算クラウド』を使った方がイイのだろうか??

[経費精算フロー-案件ステータス]

業務:経費の申請と精算

いわゆる『経費精算クラウド』は、システム導入がラクだ。

経費(立替金)の精算業務に特化したシステムなので、申請画面も、管理画面も、最初から経費精算業務向けになっている。初期設定についてアレコレ深く悩む必要はない。


一方『ワークフロー・クラウド』でも「経費申請」のシステム化は可能だ。

ただ、ワークフローシステムは汎用システムなので、申請項目を考えたり、上司承認・会計記帳・経理振込といった業務手順を考えたりと、意外と手間だったりする。。。


もっとも、、、実際に申請を行う社員の視点で言えば、『経費精算クラウド』でも『ワークフロー・クラウド』でも同じだ。「特化システム vs 汎用システム、どちらが良いか?」については結局のところ、単に「組織の考え方次第」ということになるのだろうか?? いやぁ、20世紀末の「ワープロ専用機 vs パソコン」という論争を思い出す。。。(シャープの『書院シリーズ』が好きだった)

※ 当時は、ワープロ機能をROM化して組み込んであるワープロ専用機と、汎用的なパーソナルコンピュータで動作するワープロソフトが、よく比較された。

課題:提出遅れ

しかし問題は、、、経理部から「経費申請が出てない!」と怒られてしまうことだ。

たとえば展示会出展準備を頑張る担当者は、「稟議フロー」(事前申請)で決裁を取るところまでは頑張るのだが、展示会が終了し支出内容について「経費申請」するのは苦手なのだ。

担当者の[マイタスク]画面に、すでに「〇〇展示会への出展」という申請タスクが並んでいればなぁ。。。

経費申請の画面で、すでに「稟議書のID」や「稟議書の決裁概要」が自動的に入力されていればなぁ。。。

[経費精算フロー]