ワークフローサンプル: 見積データの一元管理（PDFの自動生成）

「"値引き要求" に応じてでも、売りたい！」

もちろん業種に依存する話だが、ビジネスの現場において「承認が必要な見積書」が必要になるケースは少なくない。「納期」や「見積金額」などが微妙に違う見積書、、、が何枚も必要になることだってある。

しかし上司にしてみれば、似たような「見積書」をタクサン見せられても、スグには承認できない。

「納期」はコレで良いのか？
「値引金額」はコレで良いのか？？
「見積有効期限」はコレで良いのか？？？

承認者のシゴトは、他の見積書と比較して判断するコトだ。（転記ミスや誤植を探すのがシゴトではない）

以下の見積承認プロセスでは、見積データが承認された後に、自動的に「見積書PDF」が生成される仕組みだ。承認判断の工程では、業務データに集中して承認できる。たとえば、過去に承認した見積書や、過去に否決した見積書の［データ項目］を比較して判断する事もカンタンだ。

当然のことだが、このワークフローに従って日頃の見積承認業務を処理していれば、見積データが綺麗に蓄積されていく。また、承認された見積書PDFも全て自動的に蓄積されていく。前任者のナレッジも引き継ぐことが出来る。すばらしい。

[見積承認フロー]

[見積承認フロー：「1.見積データ登録」画面]

「見積書PDF」は、『見積書用の台紙PDF』に「見積データ」が挿し込まれる形で自動生成される。すなわち、承認されたデータが間違って転記されてしまう様なミスは発生しない。

また、この「見積承認フロー」では、値引の無い（承認を要しない）見積書も生成できる。実に単純な仕組みだが、『1.見積データ登録』の入力時に、「値引の有無」の項目で「無し」が選択された場合、上司承認の工程『2.見積承認』に進まない仕組みになっている。

ところで（！）
ちなみに（！）

クラウド型ワークフロー Questetra では「台紙PDFのサンプル」をダウンロードできるようになった！！（v10.2: 2015-04-20）

つまり、この台紙PDFの作成がムツカシイ／メンドクサイと感じる方も多かったと思うが、このサンプル取得機能は、台紙PDFの作成に慣れていない人にとって、とてもアリガタイ機能になるだろう。

見方を変えれば、この帳票自動生成の仕組みをスグに体験できる様になったとも言える。［モデリング画面］で取得したサンプルを、業務プロセスの［プロパティ設定画面］に戻って登録すれば、スグにPDF自動生成を体験できる。

＜データ項目一覧画面＞