ワークフローサンプル: 「テンプレ文の整備」で効率化される業務

例えば「自社の説明」を書く、というケースでは、

短文でアッサリ書く / 長文でキッチリ書く
現在のプロパティを書く / これまでの経緯を書く

など色々なパターンがある。

あるいは「製品の説明」を書く、というケースでは、

コンセプトを書く / 詳細機能を書く
初見者に向けて書く / 既知者に対して書く

など状況に応じて書き方が変わる。

たしかに、一部のベテラン社員達であれば、あっという間に「作文」できるのかも知れない。しかし、多くの新卒社員や転職入社社員にしてみれば、その作文は非常に時間のかかる作業となる。

以下の業務プロセスは、『再利用しやすい文章』（テンプレート文）を登録し、同時に「改善コメント」を受け付けられるワークフローだ。ワークフローと言うより、ナレッジデータベースと言った方が良いかも知れない。事務効率を改善できるだけでなく、社内における共通認識が醸成される。（登録者自身にとっても、後学のためのメモになる）

発信系(日常): 製品紹介文、技術紹介文、ビジネス紹介文
発信系(非日常): 障害告知文、緊急対応告知文、質問文
返信系: 問い合わせ御礼、クレーム謝罪文、セールスお断り文

[テンプレート文の登録とレビュー]

[テンプレート文の登録とレビュー：「1.テンプレ文の登録」]

しかし良く考えれば、ビジネスにおいて文章を書く機会は意外と多い。自社に関わる説明テンプレートは「業務基盤」と言っても過言ではない。

製品紹介
ブログ発信
問合回答文
事例の紹介文
プレスリリース文
ユーザへの告知メール

社会人だからと言って、みんながミンナ「新聞記者のような正確な文章」を書ける訳ではない。あいまいな表現、間違った表現が紛れ込んでしまうケースも少なくない。

大切なことは、「伝えるべき事実」に集中するコトだ。

例えば、それが謝罪のための文章であれば、説明部分の文章には正確性を期する必要がある。加えて、スピード対応も求められる。もし、テンプレート文という業務基盤として整備されていれば、主文の執筆に集中できるようになるだろう。色々な反対意見もあるが、（生産性の観点から言えば）、「作文から借文へのシフト」は悲観すべきコトではない。

★[件名セット] のスクリプト例

// == 参照 / Retrieving ==
var mytitle = new String(""); 
var templatemessage = data.get("●"); // テンプレ文を取得
var reasonfor = data.get("●"); // 用件を取得

// == 演算 / Calculating ==
templatemessage = templatemessage.replace("/\n/g",""); //改行削除
mytitle = templatemessage.substr(0,10) + " " + reasonfor; 

// == 代入 / Updating ==
processInstance.setProcessInstanceTitle( mytitle ); //件名にセット

＜データ項目一覧画面＞