ワークフローサンプル: パスワード再発行をセキュアに行う業務フロー

「ID・パスワード」の発行業務は『地味』ではあるが『極めて重要』だ。その運用を誤ると「情報漏洩」や「情報システムの乗っ取り」など、事業継続に大きな支障をきたす可能性すらある。少なくとも、発行ログはきっちりと記録しておきたいものだ。

以下のワークフローでは、

A. 人事部門による「入社研修プロセス」から『自動起動』されるケース（新規ID発行）と、
B1. 一時雇用者等のためのIDが『申請』されるケース（新規ID発行）、
B2. そして社員の『パスワード忘れ』『改名時のID変更』のケース（既存ID更新）、

に対応している。Aはプロセス間連携、BはWebフォーム連携を想定している（プロセスモデル接続API）

当然の話ながら、「アカウント発行」や「アカウント再発行」を行う以上、「アカウント削除」についてもその業務フローを整備したい。「紙面の都合」と言う名の「大人の都合」でまたの機会としたい。

＜各タスク名＞
0.承認者指名、1.承認、2.認証コード発行、3.認証コードを聞いて入力、4.仮パスワード変更確認、5.確認

[セキュアなパスワード発行: 「2.認証コード発行」画面]

＜各プロセスデータ名＞

件名(text)

▼アカウント利用者情報▼

文字型：アカウント利用者名
日付型：発行希望期日
選択型：発行理由（人事部新入社員/一時雇用者/パスワード忘れ/改名等/その他)
文字型：発行理由
文字型：アカウント情報通知用メールアドレス
文字型：電話番号／内線番号

▼アカウント情報▼

文字型：アカウントID
文字型：アカウントIDの第2希望
文字型：発行アカウントID
文字型：発行アカウント初期PW
ユーザ型：アカウント利用者

▼承認上司情報▼

文字型：承認上司氏名
ユーザ型：承認者

▼フロー制御▼

数値型：発行した認証コード
選択型：却下フラグ(OK/却下)

▼コミュニケーション記録▼

掲示板型：通信

このワークフローでは『仮パスワード』を発行する前に『認証コード』を発行し、その『認証コード』を別手段で口頭確認することにより、「利用者本人が申請した事」と「本人のメールアドレスである事」を確認する。

すなわち、タスク『2.認証コード発行』で発行された「任意の数値」(認証コード)は、アカウント利用者が指定したメールアドレスに送信される。タスク『3.認証コードを聞いて入力』では、情報システム部メンバが「電話」「Webチャット」「面会」等、アカウント利用者本人である事を十分確認できる手段を用いて、送信された「任意の数値」(認証コード)を本人から聞いて確認する。そして『発行した数値』と『電話等で聞いた数値』が等しい場合に限って、パスワードが届けられる。平たく言えば『多くの人間が共謀しなければ「不正発行」が行えない仕組み』とも言える。

なお、内部統制視点では、発行後１日以内に「仮パスワード」が利用者本人によって変更されたことを確認するタスクが必須だ。すなわちタスク『4.仮パスワード変更確認』の滞留には注意したい。

＜メール設定：認証コード通知＞