ワークフローサンプル: 第516話：ワークフローを「メール」で起動しておく方法

新年あけましておめでとうございます

日本のお正月は、1月1日から3日が「休日に近い状態」となり、4日から少しずつ「平常」に戻っていきます。

たとえば『証券取引所』が取引を始めるのは、（土日が重ならない限り）、1月4日と決められています（12月31日から1月3日は全面休場）。また『行政機関の休日に関する法律』では、12月29日から1月3日が「行政機関の休日」と定められています。

ということで、今日（1月2日）は、日本中の多くの社会人が、ぼぉ～っと過ごしています。

しかし、企画系のオシゴト（※）をしている人であれば、こんな休日であっても「閃いたアイデア」をワークフローに載せておきたいと考えるかも知れません（？？！）　※ 記者、作曲家、新商品企画、などなど

メールでも開始できる業務プロセス

以下のワークフローは、一般的な申請系ワークフローの様に〔1.アイデア登録〕から「プロセス開始」させることもできますが、別途、メールによって〔1x.アイデア登録〕を開始させておくことが出来るワークフローです。

ポイントは、メールの「Fromアドレス」を使って、最初の処理工程（先頭工程のあるスイムレーン）の処理担当者が決められているところです。

「閃いたアイデア」程度なら自分あてにメールするだけでも十分だ、、、というウワサもありますが、この仕組みを理解しておけば、たとえば「他システムとのメール連携」などへの応用もできます。連休を活かして、クラウド型ワークフローの無料版で「業務モデリング」の体験をしてみるのも良いかも知れません。

[メール開始プロセス]

[メール開始プロセス：「1.アイデア登録」画面]

到着メールを参照して、処理担当者を決定する方法

このプロセス図一番左上の〔メール着信〕とある丸アイコンは『メッセージ開始イベント』と呼ばれるモデリング要素です。このイベントを配置すれば、とあるメールアドレスにメールが到着する度に、自動的に案件が生成されます。（そして、案件としてワークフローを流れていくことになります）（実際のメールアドレスはイベントのプロパティを参照してください）

ここでは、到着メールが参照されて、

メール From ⇒ Fromアドレス (文字列型単一行)
メール本文 ⇒ アイデアの内容 (文字列型複数行)
添付ファイル ⇒ 関連ファイル (ファイル型)

などのデータが代入される設定になっています。

＜イベント設定画面＞

その後案件は、次に〔コンバータ（Email to Quser）〕という自動処理工程に到達します。そこでは『Fromアドレス (文字列型単一行)』が参照され、

アイデア登録者 (ユーザ型)

の項目にデータ代入される設定になっています。（※ M415『コンバータ (Email to Quser)』）

＜自動工程設定画面＞

そして、案件は〔1x.アイデア登録〕という人間工程に到達するのですが、この工程は

『アイデア登録者 (ユーザ型) で指定されたユーザ』が引き受ける

というルールが設定（スイムレーン設定）されているため、メールの差出人自身の［マイタスク］に〔1x.アイデア登録〕の処理が表示されることとなります。

＜割当ルール設定画面＞

添付ファイルも取り込み可能

仕組みとしては、少しヤヤコシイ手続きを経ることになるのですが、「メール送信」によって第一工程を起動しておけるのは便利です。

たとえば、経費精算申請や工事進捗報告などの業務においても、スマホ撮影した画像をメール添付しておけば、情報入力の手間が大幅に省力化できます。

是非一度お試しください。

▼自動処理工程『コンバータ (Email to Quser)』の内部で行われている処理（サーバサイド JavaScript）

//// == ワークフローデータの参照 / Data Retrieving ==
var quserEmail = data.get( dataIdA ) + ""; // Email-Address

//// == 演算 / Calculating ==
var quser = quserDao.findByEmail( quserEmail );

//// == ワークフローデータへの代入 / Data Updating ==
retVal.put( dataIdB, quser );

※converter-email2quser-20161221-addonxml

＜データ項目一覧画面＞