ワークフローサンプル: 第511話：振替伝票ファイルを自動生成させる（Excel-CSV）

「請求データの入力、面倒。。。」

銀行入出金やカード支払などのログが「自動仕訳」されるようになり、ひと昔前と比べて「経理の入力作業」は随分とラクになった。

しかし、特に『売上高』に関して言えば、『入金』のタイミングを待っていたのでは遅すぎる。やはり『請求書』を発行した時点で『売掛金売上』にしたい。。。というか、しなければならない。

2016-11-22: 売掛金 120,000 / 売上高 120,000 = ホームページ制作（A社向け）
2016-12-31: 普通預金 120,000 / 売掛金 120,000 = ホームページ制作（A社向け）

ちなみにその逆に、『請求書』を発行した時点では、（『入金』があった時点でも）、『売上高』にできないケースだってある。

2016-12-31: 普通預金 120,000 / 前受金 120,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）
2017-01-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-01分
2017-02-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-02分
2017-03-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-03分
2017-04-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-04分
2017-05-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-05分
2017-06-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-06分
2017-07-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-07分
2017-08-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-08分
2017-09-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-09分
2017-10-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-10分
2017-11-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-11分
2017-12-01: 前受金 10,000 / 売上高 10,000 = 保守2017-01~2017-12（A社向け）2017-12分

いわゆる「振替伝票」（振替レコード）の作成方法や作成タイミングについては、業種業態だけでなく会社方針によっても様々だ。とは言え、その作成作業そのものは、ぜひとも「自動化」したい。

以下のワークフローでは、『請求書』が上司承認された瞬間、

顧客に請求書PDFがメール送付され、
複数行の「振替レコード」が自動計算され
インポート用ファイルが自動生成される。

経理担当は自動生成された Excel-CSV ファイルを、会計システムにアップロードするだけで「入力作業」を終えることができる。

[請求書発行プロセス]

もちろん『振替レコード』の作成ルールは、各社様々だ。またひとつの会社の中でも取り扱う商品によって異なるだろう。つまるところ、このワークフローサンプルがそのまま使えるケースはレアだ。多くの場合、「商品種による分岐」や「決済パターンによる分岐」を追加しなければならない。また『振替レコード』の自動生成工程について「自社オリジナルな計算式」を反映させたい場合には、マニュアル:M416やマニュアル:M230を参照して「処理スクリプト」を記述しなければならないだろう。（その際には JavaScript の知識が必要となってくるので注意が必要となる）

しかし「作業工程の自動化」は、飛躍的に生産性を向上させる。毎月の「試算表」は毎日夕方には最新情報に更新されている、というのもそれほど難しい話ではない。

[請求書発行プロセス：「1.請求情報の入力」画面]