ワークフローサンプル: 第477話：社外からの依頼で始まる業務プロセスは改善のしがいがある

『発生源』が社外にあるワークフローは、「改善プロジェクト」を進めやすい。

(a) 社内トリガー（社内開始）
(b) 社外トリガー（社外開始）

つまるところ、(a)社内トリガーの業務は、「社内に閉じたワークフロー」なのだ。

たとえば、『社員』に始まる休暇申請フローであったり、『部下』に始まる稟議フローであったり。。。そんな場合、ついつい「急いで改修しなくてもイイかな？」「運用でカバーできるさ！？」などという雰囲気になってしまいガチだ。

しかし、(b)外部トリガーの業務フローは、そうはならない。

たとえば『お客様』の依頼に始まる資料送付フローであったり、『仕入元』からの請求に始まる調達代金送金フローであったり。。。それらは会社の評判に直結するのだ。つまりメンバー内で「少しでも早くミスなく完了するプロセスに改善したい！」といったモチベーションを共有しやすいのだ。

以下のワークフローは、「イベント参加費」の入金確認フローだ。

クレジットカードや銀行振込など、イベント参加者からの入金を事務局がが確認できれば、「領収書PDF」を自動的に参加者にメール送信するプロセスだ。

一刻も早く、「参加エントリ、ありがとうございました」を伝えたい
ヌケモレなく入金（＝着金）を確認したい

という意気込みが感じられる。

[入金確認フロー]

ワークフローの改善に取り組む場合、まずは「所要時間」に注目するのが王道だろう。

たとえば、いわゆる「サンキューメール」でレスポンスしても良いのなら、自動的に返信される仕組みを検討すべきだ。（もちろんノイズが多くなれば、また改善しなければならないだろう）。この業務プロセス（ワークフロー）でも、参加する人のエントリに対して自動的にメールが送信される仕組みとなっている。「参加エントリが受け付けられたか、確認したい」という参加者のニーズに応えている。

また「領収書PDF の生成」などの作業も自動化すべきだ。

この業務プロセス（ワークフロー）では、入金を確認した際に「挿し込むべき文言」を入力すれば、「領収書PDF」の生成やメールの送信が自動化されている。手作業によるミスを大幅に減らすことができる。

稟議フローなどの「内部トリガー業務」より、あえて「外部トリガー業務」で業務プロセス管理活動（BPM活動）に着手しては如何だろうか？

[入金確認フロー：「1.入金確認」画面]