マイナンバー制度をワークフロー化する(1)

2015年6月15日
日本にも「マイナンバー」がやってくる。

社会システム全体の効率化のためには、避けては通れない制度だ。
  • 行政の業務プロセスも、
  • 企業の業務プロセスも、
これから大きく変わっていくのだろう。。。何にせよ、今年(2015年)の10月にも「通知カード」が書留郵便で届く。赤ちゃんからお年寄りまで、「住民票」があるヒト全員に。。。 と言うことで、本ブログでは、企業に当座必要なワークフローについて考えてみたい。(「社会保障/税/災害対策」の3分野+αに展開される制度の全体像については他記事に譲る)

以下のワークフローは、非常にシンプルな「マイナンバーの申請フロー」だ。

ほぼ全ての企業は「所得税の納税」(源泉徴収)や「保険・年金の加入」の義務がある。つまり「マイナンバーを集めない」(個人番号を集めない)という選択肢はない。従業員や役員など、全員からモレなく集める必要があるのだ。早いウチに(=「通知カード」を紛失してしまうマデに?)申請してもらうのが、会社にとっても、社員にとっても良い。

[マイナンバー申請フロー(1)]


このワークフロー例では、
  • 「社会保険の手続き、および源泉徴収・税金の納付を行うために利用します」
という「お決まりの文言」が入力フォームに直接書かれている。分かりやすくてよい。

さらには
  • 『正確性を担保するため、後日「通知カード」との照合確認を行います』
  • 『配偶者(第3号被保険者): 12桁の数字 社員が代理申請する形になります』
  • 『扶養親族マイナンバー: 12桁の数字 社員自身に申請義務があります』
とマイナンバー制度の会社義務などを、やんわりと記載している。実際、やってみなければ分からないことも多く、またこのあたりの実務は会社の規模によってノウハウが違うので、まずはこのくらいの表記で十分だろう。

また、この例では「12桁の数字」を入力するフォームに対して正規表現チェックが入っている。13ケタの入力や英数字の混入といったミスを排除できている。

そしてその後、第2工程の『2.身元確認』で経理部門の担当者がマイナンバー(現物)を確認している。これは「いつ誰が確認したか」が記録としても残る。


なるほど!

「正確なマイナンバーの申請」をワークフロー化するだけでも、色々な工夫が出来そうだ。まず試運転するなら、このワークフローでも十分だとは思うが、次回以降、このワークフローをベースにして、より高度な工夫を追加して行こうと思う。2016年12月の年末調整を円滑に処理できるように!

[マイナンバー申請フロー(1):「1.申請」画面]

<データ項目一覧画面>


[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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[英文記事(English Entry)]

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