ワークフローサンプル: マイナンバー制度をワークフロー化する(1)

日本にも「マイナンバー」がやってくる。

社会システム全体の効率化のためには、避けては通れない制度だ。

行政の業務プロセスも、
企業の業務プロセスも、

これから大きく変わっていくのだろう。。。何にせよ、今年（2015年）の10月にも「通知カード」が書留郵便で届く。赤ちゃんからお年寄りまで、「住民票」があるヒト全員に。。。と言うことで、本ブログでは、企業に当座必要なワークフローについて考えてみたい。（「社会保障／税／災害対策」の３分野＋αに展開される制度の全体像については他記事に譲る）

以下のワークフローは、非常にシンプルな「マイナンバーの申請フロー」だ。

ほぼ全ての企業は「所得税の納税」（源泉徴収）や「保険・年金の加入」の義務がある。つまり「マイナンバーを集めない」（個人番号を集めない）という選択肢はない。従業員や役員など、全員からモレなく集める必要があるのだ。早いウチに（＝「通知カード」を紛失してしまうマデに？）申請してもらうのが、会社にとっても、社員にとっても良い。

[マイナンバー申請フロー(1)]

このワークフロー例では、

「社会保険の手続き、および源泉徴収・税金の納付を行うために利用します」

という「お決まりの文言」が入力フォームに直接書かれている。分かりやすくてよい。

さらには

『正確性を担保するため、後日「通知カード」との照合確認を行います』
『配偶者（第3号被保険者）： 12桁の数字　社員が代理申請する形になります』
『扶養親族マイナンバー： 12桁の数字　社員自身に申請義務があります』

とマイナンバー制度の会社義務などを、やんわりと記載している。実際、やってみなければ分からないことも多く、またこのあたりの実務は会社の規模によってノウハウが違うので、まずはこのくらいの表記で十分だろう。

また、この例では「12桁の数字」を入力するフォームに対して正規表現チェックが入っている。13ケタの入力や英数字の混入といったミスを排除できている。

そしてその後、第2工程の『2.身元確認』で経理部門の担当者がマイナンバー（現物）を確認している。これは「いつ誰が確認したか」が記録としても残る。

なるほど！

「正確なマイナンバーの申請」をワークフロー化するだけでも、色々な工夫が出来そうだ。まず試運転するなら、このワークフローでも十分だとは思うが、次回以降、このワークフローをベースにして、より高度な工夫を追加して行こうと思う。2016年12月の年末調整を円滑に処理できるように！

[マイナンバー申請フロー(1)：「1.申請」画面]