ワークフローサンプル: 取引先フォームを全て「選択入力」にするためのマスタ管理

「取引先の一覧」は『表』で管理したい。

『表』（Table）は本当に便利だ。「名簿」にせよ、「商品マスタ」にせよ、もし『文章』だけで記述されていたとしたらゾッとする。「法律文」とか、「規程」とか、あるいは「口頭会話」など、『表』が使いづらい状況では全容の把握が困難になる。（『表』＝視覚的な情報管理ツール）

業務システム全体で「共通選択肢」を管理する際も、その選択肢情報をどの様にマスタ管理すべきかは議論が分かれる。ただ、「行(row)と列(column)で管理する」と言うレベルについては、多くに支持されるところだろう。

以下のワークフローは、ワークフローシステム内の「取引先の一覧」を更新する仕組みだ。システム設定の更新を行う特殊なワークフローでもある。実業務としては、「表計算ソフト」である『Google SpreadSheet』等で「取引先の一覧」を管理し、その内の『取引先ID／取引先社名』を第一工程『1.取引先のIDと社名の入力』でペーストする。

この業務プロセス定義（プロセスモデル）の秀逸な点は、「設定有効にする時刻」を決められる点と、「設定そのもの」が記録として残る点だ。

[取引先リスト（表示選択肢）を更新する業務：「1.取引先のIDと社名の入力」画面]

[取引先リスト（表示選択肢）を更新する業務]

[データ項目一覧画面]

第一工程『1.取引先のIDと社名の入力』で「取引先リスト情報」を入力後、第二工程『2.「選択入力」での表示テスト』で選択入力フォームの表示テストを行う。表示に問題があれば、適宜「取引先リスト情報」を修正する。問題なければ「更新時刻」をセットし、上司承認に流す。最終的にはワークフローシステム内で共通利用される「取引先リストXML」（選択肢XML）が更新される。

ちなみに、「表計算ソフト」を使うか、「データベース(DBMS)」を使うか、あるいは「他システム連携」を行うかについては、担当者スキルやデータ量に依存する話だ。例えば「オススメの車は？」と聞かれた時、トラック？、セダン？、ゴルフカート？、、、それは、運転手の技能と運搬物を聞かなければ何とも答えられない。

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