ワークフローサンプル: 第563話：国税庁PDFで年末調整

業務：年末調整

年末の風物詩「年末調整」。

経理部は、1月から11月にかけて概算で徴収してきた『所得税』を、年末12月に精算するのだ。そのためには全社員について「扶養家族の数」や「保険料の支払い」といった情報が必要になる。

去年までは「社員側が開始させる申請ワークフロー」を使ってきた。

年末調整の「保険料控除」、ややこしい計算を自動化！ (2015-11-30)
年末調整書類の提出はクラウド型ワークフローで！ (2016-11-14)

もちろんこのフロー、、、経理側が黙っていて次々申請されるモノではない。11月中旬に「月末までに申請してくださいよーーー」という社内アナウンスを、２度・３度と実施する必要がある。１割くらいの人が「月末まで」を守らないので、12月に入ればスグに督促活動に入る。そうしないと12月中に精算を終わらせられない。（税理士さんにも迷惑がかかる）

もっとも、あの膨大な入力フォームも、昨年の申請を［再利用してプロセスを開始］すれば、年度情報を「+1」するだけで完成するので、（しかも自動計算機能もあるので）、ヤル気になれば一瞬で終わる作業なのだが。。。

うーむ、気分よく年を越したい。。。（本期限の「1月精算」はミス対応のための予備日）

※ ちなみに台紙PDFは、毎年の変更手間を減らす細工がなされている（Questetraアドオン）

平成X年分給与所得者の扶養控除等（異動）申請書（76フォーム）
平成X年分給与所得者の保険料控除申請書兼給与所得者の配偶者特別控除申請書（157フォーム）

課題：未提出者に対する督促

しかし、、、やはり「社員が開始させるフロー」は「誰が未提出なのか」が分かりにくい。

ただでさえタイトなスケジュールだ。経理部にとっては「未提出者の一覧」こそが重要なのに。。。他の申請と違って、「提出者の一覧」は、どうでもイイ。（優秀な社員の一覧？）

一度、全社員の［マイタスク］に、『年末調整書類の提出』を強制的に流し込むワークフローについても検討してみよう！！　そのやり方であれば、「申請が完了していない社員」を簡単に捕捉できるはずだ。

※ どうやら近い将来、会社での年末調整は廃止されるようだし、（日経新聞 2017-10-16：「政府税調、年末調整の手続きを電子化する方針」）、「プロセス改革」の練習にちょうど良い！？！　ついでに「再提出/再作成が必要なフロー」も整備したいな。。。

[年末調整書類の提出フロー]

＜タイマー開始イベント設定サンプル＞

解決：マイタスクの自動追加

この業務プロセスでは、「タイマー開始イベント」を使って、全社員の［マイタスク］に申請タスクが追加される仕組みになっています。

具体的な設定はフロー図やサンプル画面を確認していただくと一目瞭然ですが、たとえばこの例では、11月1日の朝9:00に「スイムレーン引受候補者の全員」のマイタスクに『年末調整書類の提出（PDF入力＆アップロード）』が表示されるように設定されています。

大量のプロセスが同時に開始されるため、その瞬間には第一工程『1.PDF入力＆アップロード』に大量の案件が滞留することになります。（ステータスモニタリング機能＝ヒートマップ）。しかしその後、提出者が増えるにつれて『2.経理確認』に流れていくでしょう。

なお、「社員側の証明書発掘」や「経理部側の確認ミス」によって再作成が必要になった場合にも、経理部側から手動開始できるようにもなっています。（その進捗もモニタリングしやすくなっています）

＜テンプレPDFのイメージ：マルフ＞

考察：ファイルの自動添付

このワークフローの秀逸な点は、「入力可能なPDF」（PDFフォーム）が添付される点です。

そもそも「去年までのフロー」では、台紙PDFとしてのPDFフォームがサーバサイドにセットされワークフローシステムによって自動データ投入されていました。しかし、この業務プロセスでは、社員が案件データとして添付されているPDFフォームを、(1)ダウンロードし、(2) Adobe Acrobat Reader にて加筆し、(3) そのファイルを添付申請する、という流れが想定されています。社員にしてみれば非常に直観的に処理できるでしょう。（ただし入力項目間の自動計算はできなくなります）

しかも、そのファイルはあらかじめ「社内の入力ルール」が反映された「社内テンプレ」になっています。（「会社住所」なども記載されています）

たとえば「個人番号」（マイナンバー）の欄には『提供済みの個人番号と相違ない』という番号（？！）が記入されています。これは「マイナンバー等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、マイナンバーの記載を不要とする」（国税庁 FAQ1-3-2）が適用されているため、社員がワザワザ自分のマイナンバーを調べることが無いようにするための配慮と言えるでしょう。

なお、この「社内テンプレ」の実体ファイルは Google Drive に保存されています。

そして、案件プロセスが生成される度に、自動工程「Google Drive ファイル取得」（工程名：『テンプレGet』）にて、案件データとして取り込まれる仕組みになっています。この様にしておけば Google Drive にアクセスできない社員（G Suite アカウントを持たない社員）にも、ワークフロー内で社内テンプレを参照してもらえるようになります。

平成29年分保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書
平成30年分扶養控除等(異動)申告書
平成29年分扶養控除等(異動)申告書（★扶養家族に増減があった場合のみ）

PS：国税庁のPDF配布

ところで、「扶養控除申告書」（マルフ）や「保険料控除申告書」（マルホ）については、2016年の年末から国税庁自身によって「入力可能なPDF」（PDFフォーム）が公開されています。

もしこのようなオープンなファイルを、案件データとして自動取込させたい場合には「Google Drive ファイル取得」の自動工程を「HTTPファイル取得」に置き換えると良いでしょう。

※ もっとも、、、入力フォーム画面にURLを貼っておけば、申請者が各自ダウンロードできます。すなわち、わざわざワークフローシステムに自動で取り込む意味はほとんどありません。。。「社員のファイル取得ミスを減らしたい」とか？、「少しでも社員の手間を減らしてあげたい」とか？、「国税庁ホームページからブロックされている」とか？、、、その様なケースでしか有用ではありません。

[年末調整書類の提出フロー：「1.PDF入力＆アップロード」画面]