過去の稟議記録を一括インポートする

2014年11月25日
この際、、、『稟議フロー』を定義しなおそう!
  • 上場準備に向けて社内規程も整備されたコトだし、
  • 組織構造もフラットになったコトだし、、、
せっかくシンプルな業務ルールになるのだから、これまでの「業務プロセス定義」(ワークフロー)を修正するのではなく、スクラッチ(白紙)から書き直そう!! そう思って、稟議フローの「業務プロセス定義」を書き直してみた。(心機一転、業務プロセス管理、ナウ!)

なの、、、だけど、、、あー!! やはり、今まで稟議データ(ワークフロー・データ)を捨てる訳には行かないな。 実際、「参照」もしたいし「検索」もしたい。「四半期集計」もしたいし「部署別集計」もしたい。。。

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= 業務プロセス改善のためのグラフ分析機能を追加 = (2014-11-07)

特に前年同月のデータを参照しやすい状態にしておく事の意味は大きいと思う。新しい「企画」や「判断」を行う上においてとても重要な参考情報になる。うーむ、新しく運用開始する『稟議ワークフロー』に、過去の業務データを流し込んでおく方法(データ移行しておく方法)は無いものか。。。

[稟議決裁フロー]

そこで、、、データ流し込み用の「開始イベント」を追加してみた。

いわゆる API を使ってワークフローを開始するパターンなのだが、「終了イベント」に直結されているので、ワークフローとしては何の工程もない。追加された開始ポイントは「メッセージ開始イベント(HTTP)」と言われるアイコンだ。

つまるところ、(エクスポート機能などで収集した)「移行させるべき過去の業務データ」を Microsoft Excel でデータ整形して「一括起動 VBA スクリプト」で流し込む作戦。「スクリプトの知識」が必要になるのだが、データ移行のためだけに使うのであって、しかもその後はこの「API開始イベント」は消してしまう訳で、後々のメンテナンス問題になる可能性も低いと思う。 (もちろん Google SpreadSheet でデータ整形して「一括起動 GAS スクリプト」(Google Apps Script) で流し込む、でも良い)

なお、移行させるべきデータは、
  • 起案者
  • 外部支払金額
  • 内部コスト概算
  • 起案概要および支払先
  • 決裁日時
あたりを必須とし、「立案日時」や「決裁に要した時間」といったデータなどが残っていた案件については、それらもあわせて移行した。

おおお。。。「一括移行」は便利だ!!

PS: ちなみにファイルデータの添付は VBA スクリプトでは何ともできない。「データ編集機能」で一つ一つ添付するか、ファイル格納場所のURLを「テキスト型」で整理するか、、、などの工夫が必要になる。

[稟議決裁フロー-データ移行用]

<一括起動 VBA を設定しているキャプチャ>


<一括起動 GAS を設定しているキャプチャ>


<決裁に要した時間を自動計算する部分のキャプチャ>

[稟議決裁フロー:「1.企画の提出」画面]

<データ項目一覧画面>


[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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