ワークフローサンプル: 静的な選択肢と動的な選択肢、開催地選定フローの例

意思決定には、「1つの案に対して可否を決定」するパターンもあれば、「複数の案から選択」すると言うパターンもある。

日本独自の伝統的なビジネス習慣である『稟議書』は、「1つの案」に対して可否を決定するワークフローだ。（恐ろしく大人数の…、そして紙が真っ赤に染まる程の…、印影が押される）

一方、以下のワークフロー定義は、「複数の案」から選択する選定ワークフローの例だ。
この例では上流工程にて「候補地」と各候補地の利点や課題についての考察が列挙され、下流工程で「開催地」が決定される。「セミナー開催地の選定」と言った真面目な業務から、「社員旅行の行先決定」と言ったユルイ業務まで、様々な選定で活用できるだろう。

当然の話だが、最終決定を選択する選択肢は案件毎に異なる。すなわち、下流工程の選択インターフェースを「セレクトボックス(選択型)」で表示したくても、各案件毎に選択肢が変わる。この様な場合、上流工程で入力された「複数行の文字列型」の各行を「下流工程の選択肢」として表示させると言う技を使う。例えば、上流工程で『候補地』(文字列型複数行)に

東京
マドリード
イスタンブール

と言う3行テキストが入力されれば、下流工程の『開催地』セレクトボックス(orラジオボタン)に「東京/マドリード/イスタンブール」が一覧されると言う仕組みだ。

[セミナー開催地選定フロー]

ちなみに、日本の稟議書（1つの案に対して可否を決定するパターン）がかかえる本質的な問題点は「ハンコの多さ」ではない。むしろ、その立案過程において「選定工程を全面的に部下に押し付けている点」だ。部下達は最終案と最終案に至る考察を全て書き、上司達は是非だけを述べる。口だけではなく、もっと選定工程において積極的に関与すべきだ。

「もっと値引いてもらえ！」
「相見積とのチガイをもっと明確に！」
「更にもっと他の候補も検討したのか？！」

確かに「紙」を前提にしたワークフローの場合、加筆行為について記録しづらいと言う事情はある。
しかし意思決定のスピードを抜本的に改善したいと願うなら、「部下」の役割は３つ程度の候補列挙と比較資料の作成にとどめ、素早く上申すべきだろう。候補が絞られているのだから、「上司」はスグに判断できる。もし更なる最終的な値引き交渉が必要と考えるのなら、自身で行えば良い。

『起案→承認→決裁』を『列挙→選定→決裁』と言う流れに変える事は、もっと積極的に検討されるべきかもしれない。

[セミナー開催地選定フロー：「1.候補地の列挙」画面]