ワークフローサンプル: 日報の承認、翌々日には「自動承認」されマス

日報報告のワークフロー。
書く方は１日１件だが、読む方は部下の数。「後でコメントしよう」と思って保留してたら「1000件溜まっちゃった」なんて話も…。

もし「『情報鮮度』が落ちた時点で意味が無くなる仕事」なのであれば、その時点で「自動的に流してしまう」と言う設定を検討したい。例えば「日報承認フロー」の場合、１日経てば「次の日報」が来てしまう。２日を過ぎてしまった報告は「自動承認扱い」にしてしまっても良いかも知れない。いずれにせよ、実運用において、無意味タスクが「仕事一覧(マイタスク)」を占拠してしまう事態は避けたい。

以下のワークフロー定義の「上司：コメントする」は、プロセス開始日時から48時間が経過したら（到達時点で48時間が経過していた場合を含む）、「上司：コメントする」タスク自体が自動消滅する設定だ。

[日報承認フロー]

この例では、プロセスデータ「コメント締切時刻(日時型)」の「初期値」に『プロセス開始２日後：processInstanceStartDatetime.addDays(2)』が設定され、またタスク「2.コメントする」の締切時処理が「タスク停止」に設定され、申請者には編集できない様になっている。
分流ポイントAにてトークンが２分割された後、１つのトークンはタスク「2.コメントする」に留まる。しかし「コメント締切時刻」を過ぎればそのトークンは異常終了し、一方のトークンだけで分岐ポイントB以降を流れ始めると言う仕組みだ。（Questetraのワークフローエンジンの仕様）

ちなみに情報の鮮度によって、その工程を飛ばしても良い仕事は、他にも色々と考えられる。

例えば「時間外勤務申請」や「休暇申請」における『承認タスク』は、上司が承認し忘れた場合や部下の申請が事後承認であった場合に、自動承認とみなしても良い。上司がトヤカク言っても「後の祭り」だ。

また、スピード重視の事業展開を行う会社なら「稟議書の決裁」にも制限時間を付けても良い。「時間内に反論なければ購入する」と言えば無謀な様にも聞こえるが、例えば「全員の承認を得るのに平均２週間かかっています」と言う状態なのであれば３日後に自動決裁されるルールにした方が良いような気がする。３日間、誰からも反論なければ決裁が下りる仕組みだ。４日後に否決しようとしても「後の祭り」となる。

言うまでもないが、業務ルールの「あるべき姿」は会社の実情に合わせて決める必要がある。

ところで、（思いっ切り脱線してみるが）、本家『後の祭り』(祇園祭の神事)は毎年7月24日に執り行われる。そうだ！京都！行こう！！
※ 後の祭り＝花傘巡行＋還幸祭【参考】：神幸祭・還幸祭（神輿渡御）：しんこうさい・かんこうさい（みこしとぎょ）

[日報承認フロー : 「2.コメントする」画面]