ワークフローサンプル: 社内文書の改訂管理もワークフローで！

会社には「多くの人に参照されるべき文書」が、いくつもある。
製品の『取扱説明書』、現場の『作業マニュアル』、あるいは『契約書の雛形』や『各種社内規程』などなど、実に多種多様だ。そして、その「文書」をメンテナンスし続ける事は、非常に難儀だ。改定時に「他の言語への翻訳」が必要になる類の「文書」なら、更にその管理は困難を極めるだろう。

以下のプロセス図は『製品マニュアル』の改訂を行う業務手順を表している。この業務プロセス定義でシステム化すれば、文書の改訂ポイントや最終確認者などが自動的に記録される様になる。

[マニュアル改訂]

[マニュアル改訂：「2.改訂内容の確認」画面]

[データ項目一覧画面]

このマニュアル改訂管理（マニュアル文書のバージョン管理システム）の秀逸なところは、非常に地味ながら、改訂箇所の「章＋節」を数値型で管理している所だ。（例：2章の1-1なら『211』）
こうしておく事で、たとえば『２章全体』の改定履歴を検索したい場合には『200～300』で範囲検索できる様になる。あるいは『２章の２節』の改定履歴だけを検索したい場合には『220～230』で範囲検索できる。言うまでもないが、このアイデアは、マニュアルの「章＋節」の構造自体がコロコロと変わる様なら意味が無くなる。つまり周到な「目次設計」が重要になる。

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