ワークフローサンプル: あちこちのプロセスから呼び出される「翻訳プロセス」

会社によっては『翻訳』と言う仕事が「あちこちの部署」で発生する。「Webサイト」を翻訳したり、「プレゼン資料」を翻訳したり、場合によっては「製品に直接印刷される注記」を翻訳したり…。この様な場合、翻訳チームは、多くの部署からの翻訳依頼に対応する事になる。そして『翻訳業務フロー』は特定の部署に帰属する業務フローではなくなる。

業務プロセス管理活動（BPM活動）が成熟して行く過程において、特定の業務処理を共通化（サービス化）させる事は良く行われる。この翻訳チームは「社内向け翻訳サービス」を提供する組織となる。

以下のワークフロー定義は、多くの部署の業務プロセスから共通的に「呼び出される事」を想定した日英翻訳フローの例だ。

＜各タスク名＞
0.原稿投入／翻訳者指名、1.翻訳者指名、2.翻訳文作成、3.翻訳文レビュー

[日英翻訳 : 「1.翻訳者指名」画面]

＜各プロセスデータ名＞

件名(text)＜依頼タイトル＞

▼依頼内容▼

数値型：重要度
ユーザ型:指名翻訳者
ユーザ型: 完了通知メールのTo設定
文字型: 原文
文字型:完了通知メールのCC設定
日付型: 翻訳完了希望日
ファイル型: 関連ファイル

▼フロー情報▼

文字型: 翻訳文
掲示板型: 通信
ユーザ型: 翻訳レビュー
選択型：フロー制御(翻訳交代依頼(リーダへ)/翻訳レビュー依頼(レビュー完了後戻ってくる)/翻訳完了(依頼者へ))

外部プロセスからタスク『1.翻訳者指名』が呼び出される場合、「原文テキスト」のみが必須情報となり、「重要度」「翻訳完了希望日」「完了通知メールの宛先」「指名翻訳者」「関連ファイル」などは任意項目となる。
社内で翻訳業務をサービス化できれば、専門用語の翻訳ノウハウは共有され、用語の揺らぎが減り、作業効率も作業品質も高まるだろう。

＜自動返信メール設定＞

ちなみに「サービス化」と言う言葉を使うと「顧客情報の登録変更」や「商品在庫の照会」など、コンピュータによる自動応答を思い出す人が居るかも知れない。確かに「SOA」と呼ばれるシステム構築概念においては、各業務応答を「サービス」と呼び、多くの業務ソフトウェアが部品化される。しかし本来のSOAの概念において、人間による業務応答もサービス化の対象だ。

なお、翻訳業務においては、文意の確認や意訳の進言など、翻訳委託者とのコミュニケーションが必要になるケースがある。その様なワークフローを差し戻すまでもないコミュニケーションにおいては、オンラインチャット等が使われるケースが多いが、『ワークフローと連動するマイクロブログ機能』でそのコミュニケーションを自動的に記録する、と言うやり方をおススメしたい。

＜参考： Press Release＞
『クエステトラ、業務の滞留を無くす「ワークフロー連携つぶやき機能」を搭載』
～業務プロセス管理システムの新版バージョン８で企業内マイクロブログ機能を搭載～
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＜キャプチャ画像＞

＜類似プロセス＞

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あちこちのプロセスから呼び出される「翻訳プロセス」

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