ワークフローサンプル: 第564話：受信ファックスを無制限クラウドへ

業務：FAXでの受注処理

FAX で注文を受け、受注の判断をする。

一昔前なら「人間がやって当然だったこと」も、クラウド時代の今日では「省力化・無人化の対象」だ。

実際、クラウド型FAXサービス（インターネットFAX）『eFax』を使いはじめたので、「紙」は存在しなくなった。そして、その受信ファイルもクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』に自動的に連携されるようになったので、「注文内容の確認」といったヒューマン処理もオンラインでキチンと記録されるようになった。（単純なメール連携）

もう「紙」を探すことは無い。すでに大きく業務改善されてはいる。しかし同時に、もっともっとカイゼンできそうな気がしている。

課題：FAXファイルの総覧

たとえば、こういった「クラウド化」「デジタル化」が進むことによって、業務監査への対応に意外と困っている。

つまり「注文書FAXファイルの存在」について、会計士や内部監査担当に確認してもらいづらくなった。もちろん、ワークフローシステムにログインしてもらい、モニタリング機能やデータ参照機能を使って見てもらえば良いのだが、、、ワークフローシステムには「彼らにとって不必要な機能」が多すぎるため操作に慣れてもらうに時間がかかる。（いろいろ説明がメンドクサイ）

そして彼らの口から「時代に逆行するような一言」が飛び出した、、、「注文書は紙に印刷して綴じておいてくださいよ」と。。。（ガーーーン）

なんとかして「沢山の注文書FAXファイル」を、総覧しやすい形／探しやすい形にできないものだろうか？？

[受注FAX処理フロー]

解決：ファイルだけをフォルダにまとめる

「複数のファイル」を総覧するには、やはり Windows や MacOS の「フォルダ（ディレクトリ）」に勝るものはありません。

フォルダは、OS の長い開発史の中で洗練され続けた基盤機能であり、「ソート」「検索」「プレビュー」「アイコン化」など、誰にとっても操作しやすい工夫がなされています。監査担当者にとっても自分なりにイロイロな工夫ができるはずです。

このワークフロー定義では、「注文内容の確認」をパスしたファイル（FAXデータ）が、自動的に Google Drive フォルダに整理格納される仕組みとなっています。こうしておけば、監査担当者にはフォルダのパス（URL）を伝えるだけで良くなります。

＜Google Drive 設定画面："YYYY-MM" フォルダへの自動保存＞

考察：クラウドフォルダのマウント

G Suite ユーザなら『ドライブファイルストリーム』（Drive File Stream）が便利です。平たく言えば、パソコンに「超大容量ディスクを増設」したような感じになります。

何と言っても、ローカルパソコンの「ディスク圧迫問題」が解決されている点が秀逸です。つまり、これまでのクラウドストレージでは、ローカルパソコンの特定フォルダと「同期させる方式」が主流でしたが、Drive File Stream では「ストリーミング形式」によってダイレクトに読み書きできるようになっています。

自分好みのファイルを集めた「My Drive」だけでなく、各部署・各プロジェクトの「Team Drives」にも、簡単にアクセスできるようになります。（特定ファイルについてオフライン利用を指定することも可能）

PS：Team Drives

なお、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は今のところ（v11.5）、標準の Google Drive エクスポート機能（サービスタスク（Googleドライブ））において、Team Drives 内フォルダがサポートされていません。既に Team Drives 利用を推進しているようなケースでは、『Google Drive ファイルコピー』アドオンや『Google Drive アップロード』アドオン等の利用をお試しください。

[受注FAX処理フロー：「1.受注内容確認」画面]