ワークフローサンプル: 第522話：会社物品の「長期貸し出し」を管理したい

誰が持っているのか？

レーザーポインター、モバイルバッテリー、モバイルプロジェクター。。。
法人クレジットカード、新幹線の予約カード、PCソフトのライセンス。。。

会社にある備品は積極的に「活用」してもらいたいものです。しかしその「管理」となると非常に面倒です。たとえば「Excel や Spreadsheet に記録する」という管理方法では、遅かれ早かれ形骸化してしまうことでしょう。

更新がメンドウ。
誰が更新すべきか分からない。
前回いつ更新されたのかが分からない。
そもそも、管理ファイルが何処にあるか分からない (+_+)
アレレ、、管理ファイルが沢山あるぞ。。。 (-_-;)

特に「長期貸出」が前提となる場合は絶望的です。結果として、誰が持っているのか？、本当に持っているのか？、本質的なことすら管理できなくなります。

まずは「ユルイ管理」から

以下のワークフロー定義では、物品の貸し出しや返却を記録する仕組みです。日本の行政機関の用語で言えば「供用」や「返納」といった「出納」を記録するシステムと言えます。

業務フロー図を見て頂ければわかるように、何も複雑なことはしていません。物品の使用者が「長期貸出を希望する物品」についてエントリーし、物品管理者（出納官）が「貸し出した内容」について記録するだけの仕組みです。この例では、貸出期間について、あえて日付（例： 2017-02-13）ではなく、年月（例： 2017-02）で管理しているところがユニークです。「短期貸出は申請不要」を演出している様にも見えます。

[貸し出し管理プロセス]

日常から業務の存在を認識させる意義

ワークフローシステムは「運用に乗るか？」が重要です。

「経費申請」や「見積承認」など、さまざまな業務で日常的に利用しているワークフローシステムであれば、その申請一覧に「貸出希望の登録フォーム」が存在することによって「申請モレ」を低減することができますが、「貸し出し管理」という業務だけに使うとなれば「運用に乗らない」と言わざるをえません。

さらに言えば、同僚が申請していることが「見える」ことも重要です。

たとえば「レーザーポインターを使いたい」と思った時に、「誰が使っているか」（誰が持っているか）を自ら調べることができれば、「貸し出し管理」の価値が認識されるでしょう。

[貸し出し管理プロセス：「1.貸出希望を登録」画面]