ワークフローサンプル: 第566話：人事異動に伴うアカウント情報の変更を予約する

業務：ユーザの所属情報

「管理部」「営業部」「開発部」、、、

たとえば、ホームページの問い合わせをトリガーに発生する「見積作成依頼に対応する」というタスク。自動的に「営業部の誰か」に対してオファーされるが、当然ながら、「営業部に所属していないユーザ」は永久に引き受けることができない。

やはり、ワークフローシステムの運用においては、「組織」の所属メンバが最新状態にメンテナンスされていることが極めて重要だ。もし、こういった基本情報がきっちりメンテナンスされていなければ、プロセスオーナー達の日々の業務プロセス改善も徒労と化してしまうだろう。

※ もちろん、「申請のたびに "上司：田中" と入力させる」といった業務プロセスも定義できる。しかし、それでは効率が悪い。。。（と言うか、違反や不正が常態化してしまいそう。。。）

※組織ツリーのサンプル

課題：組織ツリーにない集団

メンバの「所属情報」については、API を使った追加予約や削除予約で自動化されている。（参照：第565話：自動化で実現するIT全般統制）。

しかし、「情報セキュリティ資格保有者」「研修中社員」「テニス同好会」、、、（ん？？）、といったユーザの集まりはどうしたものか？？？　これらを「組織」と呼ぶに、はばかられる。そもそも、組織階層のツリー構造において、どこに位置づけられるべきか分からない。。。たしかに「テニス同好会」はオフィシャルな会社業務を担当しないのでメンテナンスする義理もないのだが、、、「情報セキュリティ資格保有者」や「研修中社員」といったユーザ集団はプロセスオーナーによっては「引き受けルール」の設計に活用したいと思うかもしれない。。。

[アカウント発行およびML登録-予約更新]

解決：ロールの管理

ワークフローシステムによる「業務データの受け渡し」を自動化するには、それぞれの業務工程について「どんな人が引き受けるか」が明確に定義されている必要があります。多くの場合、「営業部という組織に所属している人」や「管理部の経理課に所属している人」といった「組織」と呼ばれるグルーピング情報で定義されます。（全ての社員は、一つ以上の「組織」に所属させる必要があります）

ただ、更にもし「情報セキュリティ資格保有者」や「研修中社員」といったユーザ属性があれば、より詳細な引受ルールを定義することが可能となるでしょう。

研修中の開発部社員
情報セキュリティ資格を保有する営業部社員

クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』などでは、この「ユーザ属性」のような情報を「ロール」と呼ばれるグルーピング手法で定義します。そして、「アカウント発行およびML登録」では、その「ロール」への追加、「ロール」からの削除について、スケジューリング（自動化）することが可能です。

考察：業務プロセスモデリングへの影響

より高度な「業務の自動化」を目指すには、「職務分掌規程」に書かれている権限マトリックスを、ワークフローシステムに全て理解させる必要があります。つまり、規定の中に「ただし資格を保有する者に限る」といった記述があるなら、その資格者ロールを設定しておくべきと言えます。

また、規程には書かれていない情報としても、