第584話：「休暇申請」は事前にしっかりと！

先日紹介した「出退勤申請フロー」では、出退勤時刻の報告が行われずに締め切りを過ぎた場合、勤怠ステータスが「休暇」となる仕組みとなっていました。ということは、出退勤申請フローの処理記録、すなわち出勤簿を見れば、本人や上司、管理部門は、いつ休暇を取ったのかを確認することができるのでしょうか？

いや、ちょっと待てよ。。。出退勤申請を忘れてしまって、出勤したのに休暇になってしまっている可能性もあるのではないでしょうか？そもそも、「休暇」については、事前に申請し、上司に承認されて初めて取得できるものですね。

管理部門は、「休暇申請」と「出勤簿（出退勤申請の記録）」を突き合わせて、毎月の勤務実績を確認しています。出勤簿では休暇となっているのに、該当する申請が提出されていない場合は、、、出勤簿の修正（再申請）か休暇申請（事後申請）を依頼することになります。管理部門の余計な手間を減らすためにも、出退勤申請や休暇申請は正しく行い、月末には抜け漏れがないかを自ら確認するのが望ましいですね。

[休暇申請フロー]

第469話：住所変更届（社員マスターの自動更新付）

『社員マスター』をセットしたい！

ただ、人事部のシゴトは「在職者」だけを管理すれば良いという訳ではない。「出向した人」や「退職した人」の情報も管理しなければならない。しかし、業務システム等で使われる「在職者の一覧」（社員マスター）も、きっちりメンテナンスしたい。

そして「Excel ファイル」での社員マスター管理は、すでに限界だ。。。

• 基本情報（社員マスタ－）：社員番号、メールアドレス、通称氏名、入社年月日
• 詳細情報（法定管理項目）：戸籍氏名、生年月日、性別、最終学歴、職歴、緊急連絡先、退職年月日、など

以下は「氏名・住所・電話番号等の新規申請もしくは変更申請」を処理する業務フローだ。

入社時だけでなく、氏名が変わった時、住所が変わった時、電話番号が変わった時に、逐次申請してもらう必要がある。秀逸な点は、必要に応じてワークフロー基盤の『社員マスター』を自動更新できる機能だ。そして自動更新される『社員マスター』は、たとえば「ワークフロー基盤にログインアカウントを持たない社員に通知メールが送られる仕組み」などを作る際に活用される

[社員個人情報の申請受付]

各子会社でのフローが合流し、本流となる例

「子会社ごとに、マイナンバーを集めよ！」

人事制度は子各社ごとに違う。人数規模だって異なる。そう、、、アルバイトが何百人もいる会社もあれば、全くいない会社もある。全国に地方営業所を持つ会社もあれば、全くない会社もある。

グループ各社の間接部門を共有する「シェアードサービス」の仕組みは珍しくない。社会保障や税の手続きについてもシェアード会社に委託されるケースは多い。しかし、業種や業態が子会社それぞれに大きく異なるのであれば、「マイナンバー収集」については各社でやってもらうしかない。いわゆる「本人確認」の方法は、各社で工夫してもらうべきだ。

「マイナンバー収集」については、当ブログでも5つのプロセスを例示した。

1. 小規模組織での申請承認
2. チェックディジット機能追加
3. 現場で本人確認
4. 本店のみで本人確認
5. 複雑な申請による本人確認

以下のワークフローは、これらの通じて収集されたマイナンバーが、最終的にシェアード会社側に自動集約される仕組みだ。各社での収集プロセスの最下流に自動イベント「HTTP 送信」を配置してもらうことを想定している。

[更新情報の受信プロセス]

マイナンバー制度をワークフロー化する(5)

『ご契約にはマイナンバーが必要です。フォームに入力してください。
（もしくは郵送してください） 株式会社○○○○』

インターネット上には、無数の「フィッシングサイト」が存在する。たとえば「クレジットカード番号」や「オンラインバンクの暗証番号」などがだまし取られる被害は、後を絶たない。「マイナンバー」（個人番号）を集めようとするフィッシングサイトも、遅かれ早かれ出現するだろう。（「マイナンバー占い」とか、絶対ダメ！！）

『もしウチの社名を名乗るフィッシングサイトが出現したら・・・』

多くの外部フリーランスを活用しているような会社であれば、「オンライン申請」に頼らざるを得ない。しかし、もしも模倣フィッシングサイトが出現するような事態になればタイヘンだ。基本的には、「データ送信先」や「郵送先」の確認をオネガイする、くらいしか方策がない。

• 確認ファイル送信先のURLは「https://example.com」です！！
• 確認書類のコピー郵送先は「京都市中京区○○番地」です！！

前回紹介した「マイナンバー申請プロセス」

• マイナンバー制度をワークフロー化する(4)

の例では、遠隔地にいるフリーランスさんも、弁護士さんや税理士さんも、オンラインで申請することができた。しかも「マイナンバーの収集に関与する人」を極めて限定的な数に減らすことが可能な、秀逸なワークフローだ。その結果として「人的な情報漏洩のリスク」を限りなくゼロにできることができる。

しかしこの例では、「マイナンバー」や「証明書の画像ファイル」を添付してもらう必要があった。

• A. 『運転免許証』の画像
• B. 『通知カード』の画像

※A: 『個人番号カード(表)』や『パスポート』等といった写真つき身分証明書で代用可能
※B: 『個人番号カード(裏)』や『新住民票』といったマイナンバーが記載された証書で代用可能

つまり、フィッシングサイト側の視点でいえば「だまし取りやすい構造」と言える。情報セキュリティの有資格者によってもリスク評価は様々だが、少なくとも「リスクがゼロ」とは言い切れない。そもそもセンシティブな情報をオンラインやりとりしないですむ方法は無いものだろうか？


以下のワークフローは

• オンラインで、「A.運転免許証の画像」も「B.通知カードの画像」も送信しない(!!)、
• オンラインで、「12桁マイナンバー」の送信もない(?!?)、

という特徴がある遠隔地からのマイナンバー申請プロセスだ。キーワードは「情報の分割」だ。この業務プロセスを大雑把に説明すると、次の２工程で構成される。

1. 先頭8ケタの送信
2. 末尾4ケタの口頭連絡

注意）「同一の者であることが明らかである」について、行政機関等との間に「見解の相違」が発生するリスクがあります！ 詳細については、法律施行規則3条(5)、法律施行規則9条(4)を確認してください。（あるいは、タライマワシを覚悟したうえで、行政機関に確認しに行ってください）
◇行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 (2013-05-31)
◇行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令 (2014-03-31)
◇行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則 (2014-07-04)
◆特定個人情報保護評価指針 (2014-04-20)
◆特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） (2014-12-11)

[マイナンバー申請フロー(5)]

マイナンバー制度をワークフロー化する(4)

「社員に申請してもらうだけの話でしょ！？？」

それはソウなのだが、それだけでもない。。。 会社が集めるべきマイナンバーは、意外と多い。つまり、「社員/アルバイトのマイナンバー」とその「扶養家族のマイナンバー」だけに留まらない。

特にナンギなのは「外部委託先(個人)」だ。

すべての日本企業は「国の徴税業務」を手伝っている。すなわち、個人に対する報酬支払いの際には、所得税を源泉徴収している。そして、その預かった所得税を上納している（所得税法：源泉徴収義務）。（さらに言えば、源泉徴収額を集計して、源泉徴収票を本人にお届けしている）

• 原稿料、作曲代、デザイン報酬、著作権使用料、講演料
• 弁護士・司法書士・会計士・税理士・弁理士などの報酬

なるほど。外部の個人に対して、講演を依頼したり、デザインを依頼したりすると、、、そういった方からもマイナンバーを提供してもらう必要あるのだ。最近流行の「クラウドソーシング」を活用している企業などは、特に注意が必要だ。

前回までに紹介した「マイナンバー申請プロセス」

• マイナンバー制度をワークフロー化する(1)
• マイナンバー制度をワークフロー化する(2)
• マイナンバー制度をワークフロー化する(3)

では、社員やアルバイトからの申請にフォーカスしてきた。そして、前回記事では、『本人確認の措置』を管理職者たち(店長やら課長やら)で分散/分担して行うワークフローを検討した。

• X.分散型: 照合確認を組織内で分担する（全店長・全課長らが確認する）
• Y.集中型: オンラインで照合確認できるだけの書類を添付してもらう

＜チェックディジットUI＞

今回紹介する業務プロセスは、すべてをオンラインで一元的に行う。（集中型）

• デザイナやプログラマなど外部フリーランスをフル活用している会社
• 外部個人に対して日常的に講演依頼や執筆依頼を行っている会社

などにおいて非常に便利だ。『本人確認の措置』を含めてすべての処理をオンラインで実現できる。しかも、（特定）個人情報を目にする人は、本社の「経理部門」に限定することができる。

ちなみにココでは、本社勤務者も遠隔地就労者も、、、バイトさんも社長さんも、、、新入社員さんもベテラン社員さんも、、、弁護士さんも税理士さんも、、、みんな「申請フォーム」(セキュアなWebフォーム)で申請することを想定している。

[マイナンバー申請フロー(4)]

マイナンバー制度をワークフロー化する(3)

マイナンバー法は、会社に対して

• a: 正確性. 「入力ミス、しないでね」
• b: 正当性. 「その人の番号か、確認してね」

と言っている。 前回までに紹介した「マイナンバー申請プロセス」

• マイナンバー制度をワークフロー化する(1)
• マイナンバー制度をワークフロー化する(2)

は、これらの法令理念に沿った取得プロセスと言えるだろう。しかも非常にシンプルだ。

番号確認担当（経理部門）は、申請フォームに「後日『通知カード』との照合確認を行います」と書かれているように、社員の座席まで行って確認すれば良い。そのついでにマイナンバー制度や日頃の管理業務に関する疑問や質問にも答えられる。中小企業であればこれで十分だ。（むしろ都合が良い）

しかし仮に、「大規模組織における申請プロセス」として見れば、色々と問題がある。
たとえば「在宅就労者が100人を超えるような会社」や「アルバイトを毎月100人雇用するような会社」を想像してみる。もはや経理部門だけで『a.タイプミス番号』や『b.なりすまし番号』を見抜くことは難しい。経理部門内のノウハウも分散するだろう。故意に他人になりすまして職を得ている人や、所得を分散しようとしている人には、無力と言わざるを得ない。（『タイプミス番号』については「チェックディジット」を活用すればその大半を回避できるかもしれない。→前回記事）

＜チェックディジットUI＞

概していえば、管理部門の人手が足りない組織は、

• X. 照合確認を組織内で分担する（全店長・全課長らが確認する）
• Y. オンラインで照合確認できるだけの書類を添付してもらう

といった戦略をとらざるをえない。以下のワークフロー例は「X. 分担する」の発想となっている。

[マイナンバー申請フロー(3)]

マイナンバー制度をワークフロー化する(2)

マイナンバー申請での「誤入力」、、、ありそうだ。。。（怖）

経験論的な話として、社員からの申請にはその５％～10％くらいに「誤入力」が含まれる。（そして往々にしてアルバイトさんよりベテラン社員達からの申請の方がヒドイ！）。わざわざ申請してもらい所得税や社会保険の公的手続きに利用したとしても、そもそも「申請されたナンバー」が間違っていたのでは、手続きそのものをやり直さなければならなくなる。（悲劇）

マイナンバー法の想定では、「提供の要求」（H27法14）をする企業側が、(1)正確な12桁をあずかり、(2)それが本人のモノであることを確認する、、、のだが、、、たとえば子沢山な社員の場合では、何人分もの「12桁」を入力するワケで、「絶対ミスるな」とも言い難い。

以下のワークフローは、マイナンバー（個人番号）入力時に「チェックディジット判定」を行っている。

つまり、入力時の「12桁数字」が「マイナンバーとしてはありえない12ケタ数字」だった場合、入力エラーと表示される仕組みだ。この工夫だけで、誤入力を激減させることができるだろう。なお、このワークフローは、前回エントリの拡張であり、データ項目定義や基本的なフローは同じだ。

[マイナンバー申請フロー(2)]

マイナンバー制度をワークフロー化する(1)

日本にも「マイナンバー」がやってくる。

社会システム全体の効率化のためには、避けては通れない制度だ。

• 行政の業務プロセスも、
• 企業の業務プロセスも、

これから大きく変わっていくのだろう。。。何にせよ、今年（2015年）の10月にも「通知カード」が書留郵便で届く。赤ちゃんからお年寄りまで、「住民票」があるヒト全員に。。。 と言うことで、本ブログでは、企業に当座必要なワークフローについて考えてみたい。（「社会保障／税／災害対策」の３分野＋αに展開される制度の全体像については他記事に譲る）

以下のワークフローは、非常にシンプルな「マイナンバーの申請フロー」だ。

ほぼ全ての企業は「所得税の納税」（源泉徴収）や「保険・年金の加入」の義務がある。つまり「マイナンバーを集めない」（個人番号を集めない）という選択肢はない。従業員や役員など、全員からモレなく集める必要があるのだ。早いウチに（＝「通知カード」を紛失してしまうマデに？）申請してもらうのが、会社にとっても、社員にとっても良い。

[マイナンバー申請フロー(1)]

企画１に対し回答がＮ集まる「社内アンケート」のデータ構造

前回に引き続き「社内アンケート業務」とよばれる業務について考えたい。前回は、最大８人に対して「任意のアンケート」を実施できる汎用ワークフローについて考察した。ポイントは、

• ８人分のスイムレーンを用意し、
• ８人分の回答データを格納できるように設計した

の２点だ。いつでも色々なアンケートを実施できる所はスバラシイ。

しかし、この方式のワークフローでは50人や100人に対するアンケートは現実的ではない。もちろん、

• A. 100のスイムレーンを用意し(!!)、さらに
• B. 100人分の回答データを格納できるように定義する(!?!)

と言う拡張を行うのも悪くはないのだが、、、やはり色々な意味でナンセンスだ。 中でも特に問題視すべきは、データ集計を行うに「非常に使い勝手の悪いフォーマット」になってしまう点だ。集計という視点に立てば、「アンケート実施」の単位で記録されるのではなく、「アンケート回答」の単位で記録されるようにしたい。

以下の業務プロセス例は、まず「B.データ項目が発散する問題」を解決すべく、「アンケート準備」の業務プロセスと「アンケート回答」の業務プロセスの２つの業務プロセスに分けて定義した例だ。準備が１に対して回答がＮ、、、その「繰り返し単位」の違う業務プロセスをつなげる事で、それぞれ集計しやすいフォーマットになる。

[アンケート準備フロー]

[アンケート回答フロー（ユーザ指定開始）]

「社内アンケート」をガンガン行える汎用レビュー依頼

「社内アンケート業務」とよばれる業務について考える。ナンてことは無い、社内に対して行われるアンケートだ。

(1) たとえば「回答用の Web フォーム」を作成し回答してもらうという方式。
Questetra の業務プロセス定義でいえば、先頭に [フォーム開始イベント] を配置すればよい。「回答用の Web フォーム」が自動生成され、アンケート回答が入力されるたびに、ワークフローが起動する。（社内ユーザに限らない）
⇒ 使い方220 自動開始 公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する

(2) あるいは定期的に「アンケートに回答する」というタスクが割り当たるという方式。
Questetra の業務プロセス定義でいえば、先頭に [タイマー開始イベント] を配置すればよい。「毎月１日」や「年に４回決まった日時」など、セットされた時刻になると関係者のマイタスク一覧に「アンケートに回答する」という仕事が一つ増える。
⇒ 使い方217 自動開始 決められた日時に先頭処理が自動的に開始されるように設定する

いずれの方式もその下流工程において、「アンケート回答に対して御礼を送る」や「どちらとも解釈できる記述について回答者に確認する」といった様々な作業工程を設計する事ができる。だが、、、これらの方法は、アンケートごとに業務プロセス定義を作成する（[プロセスモデル] を作る）ことを意味する。重要なアンケートであったり、何度も行われるアンケートであれば、これらの方法で良い。

多様なアンケートを、もっと気軽に流せないものか？

たとえば、理解度を確認したり、意見集約をしたり、飲み会のお店候補に投票してもらったり、、、、、汎用的に使えるアンケート・ワークフローとは、どの様なプロセス図になるのだろうか？ （もちろん [プロセスモデル] の複製を行い、編集すべきトコロを編集し、別の業務として定義すれば良いだけではあるが。。。）

[汎用アンケート・レビュー]

業務プロセスの「完全自動化」とは何か？

「業務効率」をカイゼンする。
「業務フロー」をカイゼンする。
ん？？ 「業務コスト」をゼロにできたりするのかなぁ？？

日々「業務のあるべき姿」を考えていると、ふと究極的な姿を妄想するものだ。何とも単純な発想ではあるが、「手間」がゼロになり、「費用」もゼロになれば、それは究極の姿なのではないか、と。。。

実際、「オンライン見積の自動応答」や「イベント参加証の自動発行」など、人間による処理工程を完全に無くす事が可能な業務プロセスは少なくない。「株式の取引」や「為替の取引」に至っては、売買ロボット達に任せた方がより良い結果になるだろう。

しかし、一足飛びに全工程を無人化してしまうのもまたリスクだ。

たとえば「例外」についての考察が足りなかったり、たとえば「悪意のある利用」が想定できていなかったり、自動システムであるが故の（人間であれば対処できたハズの）トラブルに遭遇してしまうケースもある。はたまた、自動化ツールを使いこなせていなかったが故の、新たなヒューマントラブルに見舞われるケースもあるだろう。

以下のワークフロー『社内リマインダ』は、人間による処理工程の無い業務プロセスだ。（完全自動化業務）

ナンて言う事はない、四半期決算日の半月前に「あと半月で四半期決算だよ！」と言うメールを社内に送るだけの、非常に初歩的で、、、そう！これは非常に小さな業務プロセスだ。。。 しかし、、、だが、しかし、、、だがしかしだ、、、、「可能な限りの無人化を目指す組織」にとっては、実は『偉大な第一歩』となるのかも知れない。。。

[社内向け定時リマインダ]

ワークフロー内にこそ業務マニュアルを！

(A)「各処理(各工程)を加速させるマニュアル」（ミクロな視点）も欲しいが、
(B)「業務全体について理解が進むマニュアル」（マクロな視点）も欲しい。

ワークフローの処理画面を見れば、経験のない人でも割り当てられた仕事を処理することができる。例えば『休暇を申請する』『休暇を承認する』『休暇の取得を確認する』などなど、およそ表示されたフォーム画面に従って入力すれば良い。（そこには(A)「各処理を加速させるマニュアル」があるかも知れない）
※（Aの例） Google Drive マニュアルをワークフロー処理画面に貼ろう！

しかし、、、

• 休暇を取ると給料が減るの？
• 休暇が承認されないケースはどんな時なの？
• そもそも休暇制度はどのように規定されているの？

などなど、業務全体視点や制度全体視点での疑問を解決したくなるケースは少なくない。

以下のワークフロー・サンプルには『休暇制度に関する概要』（業務マニュアル）が収録されている。すなわち、(A)「各工程を処理するための処理マニュアル」とは別に、(B)「業務フロー全体についてのマニュアル」がワークフロー内で参照できる様になっている。（Questetra [Ver.9.7] の新機能!!）

[休暇申請フロー]

クラウドなら、いつでもスマホで休暇申請！

「休み」の種類は意外と多い。
そもそも「休暇」ってナンダ。。。
そもそも「休業」ってナンダ。。。

「休み」の申請は、給与にも関わる大切な申請ではあるが一方、『就業規則』を読み返したり『申請書』のフォーマットを探したり、そんなメンドウはイヤだ。スムーズに申請したい。

以下のワークフローは、多くの企業でスグに適用できる『休暇休業申請フロー』だ。
申請者はアンケートに回答する要領でカンタンに申請できる。例えば「年次休暇と特別休暇」や「代休と振替休日の違い」を気にする必要はない。土日などの「アタリマエの休み」以外について、会社を休む日を気軽に申請すればイイ。しかも申請画面を見る度に、「あー、育児でオヤスミを取る際にも、ココで申請すればイイのね」と、日頃から学習できる。

[休暇申請フロー]

赤ちゃんが産まれたら、どんな手続きが必要？

社員に新しい家族が増える。そう、『命の誕生』は無条件に喜ばしい。しかし反面、会社や役所への様々な手続きも待っている。社員にしてみれば、多くても一生に２・３度しかない手続きだけに「面倒」と言うより「不安」だ。

この『慶事』にともなう面倒で不安な手続きは、会社としてバックアップしたいものだ。日本の場合、社会保険関連の手続は会社を通じて行う仕組み上、社員からの「出産連絡」が必ず入る。それをトリガーに、会社として「役所手続を含めたトータルな手続き支援」を開始するのはどうか？

[出産手続フロー]

大企業での消耗品調達申請フロー

「プリンタのトナーが切れた…、けど、見なかった事にしよう」
貴方もこれまでに４回位（？）は見なかった事にしたハズだ。（決めつけ）。それでも、心ある誰かが予備トナーと交換し総務に報告してくれる。（助け合い？？）

総務としては、効率良く情報を集めて、効率良く外部発注したい。トナーに限らず、蛍光灯／ホワイトボードのペン／伝票といった共用のモノから、名刺や作業服といった個人が占有してしまうモノまで、ホントに多種多様な発注をしているのだ。
目立たない作業だが、結構タイヘンなのだ。

忌引休暇の申請があれば、弔電も送るべきでしょ

『休暇申請フロー』は意外と奥が深い。
それが単なる有給休暇なのか、バケーションなのか、長期療養の休暇なのか、育児休暇なのか…、入力項目や回付ルートが違う。忌引休暇であれば、会社として何らかのアクションが必要かもしれない。ま、いずれにせよ、まずは「無駄なやり取り」を減らすために、

• 申請フォームには『出来るだけ親切な注意書き』を明記しておくこと
• 『汎用的な申請フォーム』にしておくこと

に注力したい。